- Kho bạc Nhà nước SơnLa đã chủ động phối hợp với các chủ đầu tư, các cơ
TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỈNH SƠN LA
3.2.2 Hoàn thiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầutư tại Kho bạc Nhà nước Sơn La
Thứ nhất: Cải tiến quy trình giao dịch 1 cửa trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN
Để quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi vốn đầu tư xây dựng cơ bản qua Kho bạc Nhà nước được hiệu quả và phù hợp với quy trình của hoạt động nghiệp vụ, đồng thời lại khắc phục những vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai thực hiện, theo học viên, quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN cần nghiên cứu để hoàn thiện theo hướng sau:
- Mục tiêu của kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước theo quy trình một cửa là giảm thời gian, công đoạn và những thủ tục không cần thiết cho các đơn vị sử dụng Ngân sách Nhà nước khi giao dịch với các đơn vị Kho bạc Nhà nước, đồng thời giải quyết kịp thời, nhanh chóng và có hiệu quả mọi yêu cầu của khách giao dịch, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi Ngân sách Nhà nước đảm bảo đúng định mức, chế độ, tiêu chuẩn. Đây đồng thời cũng là mục tiêu cuối cùng và cơ bản nhất của công tác cải cách thủ tục hành chính trong hệ thống Kho bạc Nhà nước nói riêng và toàn bộ hệ thống hành chính nhà nước nói chung. Đó là, tạo thuận lợi cho khách giao dịch chấp hành đúng chính sách chế độ, phòng ngừa và
ngăn chặn các hiện tượng cửa quyền, gây phiền hà, sách nhiễu đối với khách giao dịch; thực hiện công khai, minh bạch và phát huy dân chủ, giám sát của người dân, khách hàng đối với hoạt động của Kho bạc Nhà nước.
- Quy chuẩn giao dịch một cửa theo quy định của Chính phủ là khách hàng chỉ giao dịch tại một nơi, tách bạch giữa người nhận hồ sơ, trả kết quả với người trực tiếp xử lý công việc. Việc tách bạch người nhận hồ sơ và người xử lý công việc nhằm mục đích thực hiện công khai, minh bạch, ngăn chặn và phòng ngừa tham nhũng, cửa quyền trong thực thi công vụ. Quy chuẩn này đã triển khai ở một số các cơ quan hành chính Trung ương và Địa phương trong nhiều lĩnh vực khác nhau như: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng, giấy đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp, thẩm định dự án đầu tư..., Quy trình này được người dân đánh giá cao là có chuyển biến tích cực trong cải cách thủ tục hành chính. Mô hình giao dịch một cửa này phù hợp với các công việc đã được chuẩn hoá về chế độ chính sách, các điều kiện về hồ sơ, mẫu biểu, tờ khai...các thông tin liên quan đến việc xử lý và giải quyết công việc đều được chuẩn hoá và thể hiện trên hồ sơ. Do vậy, người trực tiếp xử lý công việc không cần thiết phải trao đổi trực tiếp với khách giao dịch, mà căn cứ vào hồ sơ để giải quyết theo trình tự quy định. Giao dịch một cửa là phù hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính. Nhưng vấn đề là ở chỗ, phương thức giao dịch một cửa trong kiểm soát thanh toán vốn xây dựng cơ bản, tách bạch 2 bộ phận (giao nhận hồ sơ và xử lý nghiệp vụ) là chưa phù hợp và chưa đạt mục tiêu cần hướng tới. Với đặc thù kiểm soát thanh toán vốn xây dựng cơ bản rất đa dạng, phức tạp, hệ thống cơ chế chính sách chưa đồng bộ lại thường xuyên sửa đổi bổ sung, nhiều đơn vị sử dụng Ngân sách chưa nắm bắt kịp thời, rõ ràng và đầy đủ các điều kiện chi tiết về thủ tục kiểm soát thanh toán vốn xây dựng cơ bản nên thường nảy sinh vướng mắc cần có sự trao đổi, hướng dẫn trực tiếp của cán bộ nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước. Thực tế cho thấy khi tách bạch 2 bộ phận giao nhận và xử lý nghiệp vụ sẽ tạo thêm một khâu trung gian, trong quy trình xử lý nghiệp vụ là bộ phận nghiệp vụ không hiểu hết và không thể trả lời được các thắc mắc của khách hàng về hồ sơ, về quy trình thủ tục mà chỉ có bộ phận xử lý
nghiệp vụ mới có thể trả lời trực tiếp và đưa ra những hướng dẫn cho các khách hàng nhưng bộ phận này lại không trực tiếp gặp gỡ khách hàng để có những trao đổi về nghiệp vụ. Vấn đề này trở thành rào cản cho việc thực hiện mục tiêu cuối cùng của công cuộc cải cách thủ tục hành chính là giảm thời gian giao dịch, tạo thuận lợi cho khách hàng trong quá trình làm việc và tăng hiệu lực, hiệu quả của bộ máy công quyền. Đây chính là vướng mắc ở hầu hết Kho bạc Nhà nước các cấp trong thời gian qua và họ đã đều kiến nghị chỉnh sửa hoàn thiện mô hình giao dịch một cửa trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản theo hướng bộ phận xử lý nghiệp vụ và bộ phận tiếp nhận hồ sơ cần có kiến thức chung để có thể trực tiếp giải quyết những thắc mắc của khách hàng, có khả năng trực tiếp hướng dẫn, trả lời câu hỏi của khách hàng và đồng thời cùng lúc thực hiện được cả hai công đoạn là vừa tiếp nhận hồ sơ vừa xử lý nghiệp vụ để đưa ra kết quả cuối cùng cho khách hàng được đúng hạn.
Hơn nữa trong thực tế việc tiếp nhận, theo dõi xử lý hồ sơ, chứng từ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản từ Ngân sách Nhà nước tại Kho bạc Nhà nước Sơn La đang thực hiện thủ công nên cán bộ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư bỏ qua một số quy trình nghiệp vụ, dẫn đến việc kiểm tra giám sát của lãnh đạo cấp quản lý gặp rất khó khăn.
Cho nên, học viên thấy rằng cần xác định lại phương thức giao dịch một cửa trong kiểm soát thanh toán vốn đầu tư theo hướng: Khách hàng đến giao dịch chỉ phải giao dịch duy nhất với một cán bộ Kho bạc, đó là cán bộ nghiệp vụ trực tiếp quản lý hồ sơ và giải ngân. Cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm trực tiếp nhận hồ sơ, xử lý nghiệp vụ, luân chuyển chứng từ trong nội bộ Kho bạc, trả lại kết quả cho khách. Mô hình này sẽ khắc phục được những bất cập nêu trên, khách đến giao dịch sẽ được biết ngay kết quả: hồ sơ đủ chưa, có hợp lệ hợp pháp không, có đủ điều kiện giải ngân không. Thời gian giao dịch, số lần giao dịch, thời gian giải ngân sẽ nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Dự kiến mô hình giao dịch 1 cửa sẽ được sửa đổi như sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình một cửa trong kiểm soát chi vốn đầu tư XDCB tại Kho bạc Nhà nước Sơn La
(1) Chủ đầu tư gửi hồ sơ, chứng từ thanh toán cho Cán bộ trực tiếp thanh toán kiểm tra hồ sơ, nhận hồ sơ, viết phiếu giao nhận hồ sơ và hẹn ngày trả hồ sơ;
Sau đó toàn bộ quá trình luân chuyển chứng từ nội bộ trong hệ thống Kho bạc Nhà nước như tại Sơ đồ 3.1 sẽ do Cán bộ thanh toán đảm nhiệm, đến ngày hẹn trả hồ sơ Chủ đầu tư nhận hồ sơ thanh toán tại Cán bộ thanh toán.
Xây dựng một chưng trình quản lý giao nhận hồ sơ “một cửa” trên máy tính. Phần mềm này phải đảm bảo theo dõi được thông tin về khách hàng, số bộ chứng từ, ngày giải quyết, lưu vết được các bước xử lý hồ sơ qua các bộ phận để có thể xác định được trách nhiệm của từng bộ phận, cán bộ giải quyết công việc, chương trình này cho phép kết xuất các báo cáo để quản ly việc theo dõi quá trình giao nhận hồ sơ, chứng từ kiểm soát thanh toán vốn, các hồ sơ, chứng từ bổ sung, sai sót, thời gian kiểm soát thanh toán đúng hạn hay quá hạn. Hàng ngày lãnh đạo phòng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư từ Ngân sách Nhà nước sẽ vào chương trình in báo cáo kết quả kiểm soát thanh toán vốn để theo dõi, kiểm tra các hồ sơ kiểm soát thanh toán vốn đàu tư chưa được giải quyết, xử lý, những hồ sơ đã quá hạn xử lý, đồng
Lãnh đạo KBNN Sơn La Lãnh đạo KBNN Sơn La Phòng KSC NSNN Phòng KSC NSNN Phòng Kế toán Phòng Kế toán (4) (3) Cán bộChuyên quản dự án Cán bộChuyên quản dự án Đơn vị thụ hưởng Đơn vị thụ hưởng (1) (2) Chủ đầu tư (Ban QLDA) Chủ đầu tư (Ban QLDA)
thời nhắc nhở cán bộ kiểm soát thanh toán vốn thực hiện việc kiểm soát, thanh toán đúng quy định.
Thứ hai: Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán
Chứng từ nên luân chuyển theo hướng làm giảm thời gian luân chuyển trong nội bộ như việc trách tình trạng phòng kiểm soát chi và kế toán phải kiểm soát mẫu dấu, chữ ký hai lần. Do tính chất khác nhau của mỗi quy trình thanh toán mà nguyên tắc thực hiện có thể là “ thanh toán trước, kiểm soát sau” đối với tạm ứng và thanh toán nhiều lần (không kể lần thanh toán sau cùng) hoặc có thể là “kiểm soát trước, thanh toán sau” đối với thanh toán một lần và thanh toán lần sau cùng. Tuy nhiên, dù có thuộc quy trình nào thì việc vốn đầu tư xây dựng cơ bản đã giao trách nhiệm cho phòng kiểm soát thanh toán vốn đầu tư thì nên tập trung cho công tác kiểm soát, kế toán chỉ theo chứng từ được duyệt mà tiến hành hạch toán và thanh toán cho chủ đầu tư.
Cùng với hướng hoàn thiện quy trình một cửa, dòng luân chuyển hồ sơ chứng từ mới sẽ theo mô hình sơ đồ 3.1 nêu trên. Với các bước như sau:
Bước 1: Chủ đầu tư gửi hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi được phân công chuyên quản dự án. Cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), ký các chứng từ thanh toán vốn và tờ trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước, trình lãnh đạo phòng kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước ký duyệt.
Bước 2: Trưởng phòng kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước kiểm tra hồ sơ ký tờ trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có), sau đó trả hồ sơ lại cho cán bộ kiểm soát chi trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước phụ trách kiểm soát chi ký duyệt tờ trình lãnh đạo, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư hoặc giấy rút dự toán ngân sách đối với vốn sự nghiệp.
Bước 3: Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước phụ trách kiểm soát chi xem xét, ký duyệt tờ trình của phòng kiểm soát chi, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu từ sau đó chuyển trả hồ sơ phòng kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước.
Bước 4: Cán bộ Kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng kế toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, Giấy rút vốn đầu tư, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có).
Bước 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán, hạch toán và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo Kho bạc Nhà nước phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Bước 6: Lãnh đạo Kho bạc Nhà nước phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt giấy rút vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) và chuyển trả hồ sơ Phòng kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
Phòng kế toán lưu 1 liên Giấy rút vốn đầu tư và 1 liên Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có), hồ sơ còn lại chuyển lại Phòng kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước để lưu hồ sơ và trả chủ đầu tư.
Thứ ba: Hoàn thiện kiểm soát tạm ứng và thu hồi tạm ứng
Số dự tạm ứng tại Kho bạc Nhà nước Sơn La chiếm khá cao so với trước đây do tỷ lệ tạm ứng được phép của chủ đầu tư không bị giới hạn. Do vậy, công tác tạm ứng và thu hồi tạm ứng cần bổ sung hoàn thiện như sau:
- Đối với tạm ứng vốn chi bồi thường hỗ trợ giải phóng mặt bằng quy định thời gian và trách nhiệm hoàn tạm ứng. Cụ thể: chậm nhất là 30 ngày làm việc kể từ ngày chi trả cho người thụ hưởng, chủ đầu tư tập hợp chứng từ, làm thanh toán va thu hồi tạm ứng. Phải yêu cầu thanh toán dứt điểm các khoản đã tạm ứng ký trước mới cho tạm ứng kỳ này. Trường hợp không hoàn ứng được phải có đơn gia hạn thời gian hoàn ứng (tạm ứng kỳ thứ ba phải hoàn ứng dứt điểm kỳ thứ nhất)
- Quy định cụ thể điều kiện tạm ứng vốn xây lắm phải có mặt bằng sạch, để tránh việc tồn đọng vốn, do vướng mắc về giải phóng mặt bằng.
- Đối với tạm ứng vốn cho xây lắp, thiết bị: phải yêu cầu nhà thầu nộp bảo lãnh tạm ứng, đề phòng rủi ro cá nhân và tổ chức có thể xảy ra (yêu cầu đưa vào hợp đồng A-B). Hết thời hạn bảo lãnh mà chưa thu hồi được tạm ứng thì cần thu hồi hết tạm ứng hoặc gia hạn bảo lãnh tạm ưng.
sung hợp đồng va kiểm tra lại số dư tạm ứng để đôn đốc thu hồi số đã tạm ứng cho dự án. Nếu không có hợp đồng bổ sung, cũng không có khối lượng để hoàn ứng thì Kho bạc Nhà nước phải có công văn nhắc nhở đôn đốc hang tháng. Nếu quá 6 tháng theo quy định hợp đồng mà nhà thầu chưa thực hiện khối lượng hoặc nhà thầu sử dụng vốn sai mục đích thì phải có chế tài đủ mạnh để chủ đầu tư có trách nhiệm hoàn trả vốn đã tạm ứng cho Ngân sách Nhà nước.
- Mức tạm ứng tối đa của các loại hợp đồng là 50% giá trị hợp đồng và tổng mức vốn tạm ứng của hợp đồng tối đa là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm (trừ tạm ứng cho công tác bồi thường hỗ trợ giải phóng mặt bằng). Cần quy định cụ thể trường hợp nhà thầu có nhu cầu tạm ứng cao hơn 30% kế hoạch vốn hàng năm thì người quyết định đầu tư quyết định. Mức tạm ứng tối đa 50% giá trị hợp đồng, không vượt quá kế hoạch vốn giao hàng năm.
- Cần quy định tỷ lệ thu hồi tạm ứng tối thiểu hợp lý qua mỗi lần thanh toán khi khối lượng thanh toán chưa đạt 80% giá trị hợp đồng, để tránh trường hợp móc ngoặc giữa chủ đầu tư và nhà thầu thu hồi tạm ứng với tỷ lệ thấp, lợi dụng vốn Ngân sách Nhà nước, làm chậm tiến độ công trình theo công thức sau:
Số vốn thu tạm ứng
từng lần khi thanh toán =
Giá trị khối lượng thanh toán x Số vốn tạm ứng Giá trị hợp đồng x 0,8
Thứ tư: Hoàn thiện về hồ sơ, mẫu biểu và chứng từ kiểm soát thanh toán VĐT
Một là, đối với tài liệu cơ sở của dự án: công tác đền bù giải phóng mặt bằng thường xuyên là một trong những cản trở lớn nhất đối với quá trình triển khai thực hiện dự án. Trong thực tế nhiều dự án tạm ứng vốn nhưng chưa có mặt bằng để thi công, dẫn đến tồn đọng một lượng vốn khá lớn trong thi công xây dựng. Hơn nữa, việc chậm thi công, không có khối lượng hoàn thành của các dự án phần lớn do vướng mắc về công tác đền bù giải phóng mặt bằng. Để khắc phục tồn tại này, trong quá trình kiểm soát tạm ứng, thanh toán chi phí xây dựng chủ đầu tư phải gửi đến Kho bạc Nhà nước biên bản bàn giao mặt bằng thi công xây dựng.
Hai là, kiểm soát thanh toán vốn mua sắm hàng hóa, thiết bị trong các dự án đầu tư: Kho bạc Nhà nước căn cứ vào biên bản nghiệm thu mua sắm hàng hóa, thiết
bị và hợp đồng mua sắm thiết bị giữa chủ đầu tư và nhà thầu để thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.
Ba là, mở tài khoản và ghi chép chứng từ kế toán áp dụng TABMIS: Việc mở và sử dụng tài khoản của Kho bạc hiện nay là chưa mang tính chuyên nghiệp, vì vậy khi thanh toán khách hàng thường bị lúng túng về phương pháp ghi chép tài khoản do đó dễ sai sót khách hàng phải lập lại chứng từ nhiều lần, kéo dài thời gian thanh toán. Vì vậy, Kho bạc Nhà nước cần phải mã hóa và hướng dẫn việc ghi chép tài