và các phƣơng tiện có liên quan khác trong hoạt động hành chính
Các loại giấy tờ, văn bản hành chính, văn bằng, giấy chứng nhận, các loại biên bản và các văn bằng chứng thực công chứng…có quan hệ mật thiết với quyết định hành chính nhưng bản thân chúng không phải là quyết định hành chính. Điểm khác biệt quan trọng với quyết định hành chính là tất cả các loại giấy tờ nói ở đây đều không có chức năng pháp lý là làm thay đổi cơ chế điều chỉnh pháp luật dù dưới bất cứ hình thức nào.
Các loại giấy tờ, văn bản hành chính như công văn, giấy giới thiệu, báo cáo… là để giao dịch, thực hiện chức năng thông tin giữa các cơ quan nhà nước.
Các loại văn bằng, giấy chứng nhận thường dùng để chứng nhận một loại quyền chủ thể, một sự kiện hoặc một tình trạng có giá trị pháp lý nào đó và thường được cấp căn cứ vào một quyết định hành chính (bằng lái phương tiện giao thông, bằng tốt nghiệp đại học, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở…).
Biên bản được dùng làm căn cứ để ra các quyết định hành chính (như biên bản khám nơi cất giấu tang vật vi phạm hành chính, biên bản xử phạt vi phạm hành chính…).
Các loại chứng thực, công chứng chỉ là các loại giấy tờ xác nhận tính xác thực của các bản sao so với văn bản gốc, của chữ ký và hợp đồng và nhằm mục đích phục vụ việc thực hiện các giao dịch.
Các biện pháp cưỡng chế như khám phương tiện vận tải, tịch thu tài sản, cưỡng chế phá dỡ công trình xây dựng trái phép, truy bắt phạm nhân…là hành động quyền lực có giá trị pháp lý để thi hành một quyết định cá biệt nhằm đảm bảo điều kiện để ra các quyết định đó. Điều kiện, thủ tục tiến hành các biện pháp đó hoặc đã được dự kiến trước trong các quyết định quy phạm,
hoặc các biện pháp đó được tiến hành là để thực hiện các quan hệ pháp luật cụ thể đã phát sinh trên cơ sở các quyết định hành chính cá biệt. Nhưng bản thân các hành động đó khác với quyết định hành chính cá biệt ở chỗ chúng không làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp luật cụ thể.
Khác với các loại hợp đồng, các quyết định hành chính do các chủ thể hoạt động hành chính có thẩm quyền ban hành một cách đơn phương; còn hợp đồng, như tên gọi của nó, là sự thỏa thuận của các bên, mang tính bình đẳng.
Quyết định quản lý – khái niệm của khoa học quản lý, là sự lựa chọn mang tính tư duy – ý chí của các chủ thể quản lý, phải thông qua trình tự và hình thức thể hiện ý chí mang tính quyền lực nhà nước mới trở thành quyết định pháp luật nói chung hay quyết định hành chính nói riêng. Có thể nói quyết định quản lý là nội dung còn quyết định hành chính là hình thức pháp lý của nó. Không phải bất kỳ một quyết định quản lý nào cũng được khoác một hình thức pháp lý, tức là cũng trở thành quyết định hành chính, vì có những sự lựa chọn, những phương án không được thông qua bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Như vậy, tính nhà nước, tính pháp lý là những tiêu chí chủ yếu để phân biệt hai khái niệm gần nhau và hay bị lẫn lộn với nhau này.