Phõn tớch SWOT là việc đỏnh giỏ một cỏch chủ quan cỏc dữ liệu được sắp xếp theo định dạng SWOT dưới một trật tự logic dễ hiểu, dễ trỡnh bày, dễ thảo luận và đưa ra quyết định, cú thể được sử dụng trong mọi quỏ trỡnh ra quyết định. Cỏc mẫu SWOT cho phộp kớch thớch suy nghĩ hơn là dựa trờn cỏc phản ứng theo thúi quen hoặc theo bản năng. Mẫu phõn tớch SWOT được trỡnh bày dưới dạng một ma trận 2 hàng 2 cột, chia làm 4 phần: Strengths (Những mặt mạnh), Weaknesses (Những mặt yếu), Opportunities (Những cơ hội), và Threats (Những đe dọa).
Trước khi xõy dựng SWOT, nhà quản trị cần phải hoàn tất việc phõn tớch cỏc yếu tố bờn ngoài doanh nghiệp (cơ hội và nguy cơ) và cỏc yếu tố bờn trong doanh nghiệp (cỏc mặt mạnh và mặt yếu). Cỏc yếu tố bờn trong doanh nghiệp cú thể là: Văn húa doanh nghiệp, hỡnh ảnh doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức, nhõn lực chủ chốt, khả năng sử dụng cỏc nguồn lực, hiệu quả hoạt động, năng lực hoạt động, thương hiệu, thị phần, nguồn tài chớnh, cụng nghệ,… . Cỏc yếu tố bờn ngoài doanh nghiệp cần phõn tớch gồm: nhà cung cấp, đối tỏc, thay đổi xó hội, cụng nghệ mới, mụi trường kinh tế, mụi trường chớnh trị và phỏp luật,…
Nguyờn tắc của mụ hỡnh SWOT là tập trung kết quả nghiờn cứu thành 4 nhúm:
- Strengths (sức mạnh - ưu thế): Lợi thế của mỡnh là gỡ? Cụng việc nào mỡnh làm tốt nhất? Nguồn lực nào mỡnh cần, cú thể sử dụng? Ưu thế mà người khỏc thấy được ở mỡnh là gỡ? Phải xem xột vấn đề từ trờn phương diện bản thõn và của người khỏc. Cỏc ưu thế thường được hỡnh thành khi so sỏnh với đối thủ cạnh tranh. Chẳng
hạn, nếu tất cả cỏc đối thủ cạnh tranh đều cung cấp cỏc sản phẩm chất lượng cao thỡ một quy trỡnh sản xuất với chất lượng như vậy khụng phải là ưu thế mà là điều cần thiết phải cú để tồn tại trờn thị trường.
- Weaknesses (điểm yếu - hạn chế): Cú thể cải thiện điều gỡ? Cụng việc nào mỡnh làm tồi nhất? Cần trỏnh làm gỡ? Phải xem xột vấn đề trờn cơ sở bờn trong và cả bờn ngoài. Người khỏc cú thể nhỡn thấy yếu điểm mà bản thõn mỡnh khụng thấy. Vỡ sao đối thủ cạnh tranh cú thể làm tốt hơn mỡnh? Lỳc này phải nhận định một cỏch thực tế và đối mặt với sự thật.
- Opportunities (cơ hội): Cơ hội tốt đang ở đõu? Xu hướng đỏng quan tõm nào mỡnh đó biết? Cơ hội cú thể xuất phỏt từ sự thay đổi cụng nghệ và thị trường dự là quốc tế hay trong phạm vi hẹp, từ sự thay đổi trong chớnh sỏch của nhà nước cú liờn quan tới lĩnh vự hoạt động của cụng ty, từ sự thay đổi khuụn mẫu xó hội, cấu trỳc dõn số..., từ cỏc sự kiện diễn ra trong khu vực.
- Threats (thỏch thức): Những trở ngại đang gặp phải? Cỏc đối thủ cạnh tranh đang làm gỡ? Những đũi hỏi đặc thự về cụng việc, về sản phẩm hay dịch vụ cú thay đổi gỡ hay khụng? Thay đổi cụng nghệ cú nguy cơ gỡ với doanh nghiệp hay khụng? Cú yếu điểm nào đang đe dọa?
Sau đú so sỏnh một cỏch cú hệ thống từng cặp cỏc yếu tố để tạo ra cỏc cặp phối hợp logic như: S-O, S-T, W-O, W-T. Đõy là bước khú khăn nhất của việc phõn tớch. Ngoài ra, cũn cú thể hỡnh thành cỏc giải phỏp bằng cỏch kết hợp nhiều hơn 2 yếu tố như: S-W-O, S-W-T, S-O-T,… tựy theo tỡnh huống cụ thể.
Mụ hỡnh ma trận SWOT được minh họa bằng sơ đồ sau:
Những cơ hội – (O) Những nguy cơ – (T)
Cỏc điểm mạnh- (S) Nhúm phối hợp S/O Nhúm phối hợp S/O
Cỏc điểm yếu – (W) Nhúm phối hợp W/O Nhúm phối hợp W/T
Trong đú:
SO: Dựng thế mạnh bờn trong của doanh nghiệp để khai thỏc cơ hội bờn ngoài.
ST: Dựng thế mạnh bờn trong để khắc phục mối đe dọa bờn ngoài.
WO: Tận dụng cơ hội để khắc phục điểm yếu hoặc cần phải khắc phục điểm yếu mới cú thể khai thỏc được cơ hội
WT: Cung cấp những thụng tin liờn quan đến nguy cơ lớn nhất mà doanh nghiệp cần chủ động phũng ngừa. Đồng thời giảm thiểu những yếu kộm để trỏnh cỏc đe dọa mà doanh nghiệp cú thể dự bỏo trước.