b. Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010)
3.2.2.1.Những nhân tố môi trường bên trong doanh nghiệp
♦ Vốn và sử dụng vốn của doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường, vốn là một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu quyết định quy mô hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là vũ khí cạnh tranh không thể thiếu với các doanh nghiệp và nó quyết định đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Hiện nay nguồn vốn lưu động của công ty chỉ có khoảng hơn 3,4 tỷ VNĐ (Năm 2008:3.455.267.113VNĐ;Năm2009:3.415.038.673VNĐ;Năm2010:3.438.901.142VN Đ).Số vốn này không đủ cho một phòng kinh doanh XNK, thậm chí không đủ cho một phương án kinh doanh có quy mô lớn. Nguồn vốn tự có không thể đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng vốn nên công ty tiến hành hoạt động kinh doanh nhập khẩu chủ yếu bằng nguồn vốn vay, huy động chủ yếu từ ngân hàng. Tuy nhiên việc huy động vốn cũng gặp không ít khó khăn do trước khi cho vay ngân hàng thường xem xét kỹ lưỡng điều kiện của công ty. Khi vay ngân hàng thì điều mà công ty cần phải chú ý là lãi suất. Lãi suất cao làm cho chi phí sử dụng vốn tăng lên và hạn chế khả năng vay vốn của công ty. Vì thế lãi suất tác động nhiều đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Lãi suất hợp lý là điều mà các doanh nghiệp nói chung và công ty XNK và Hợp tác đầu tư nói riêng đều mong muốn. Các doanh nghiệp Việt Nam hầu hết là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn vốn còn hạn chế nên vay ngân hàng là hoạt động thường xuyên. Do đó ngân hàng Trung Ương và các ngân hàng thương mại cần phải thống nhất điều chỉnh mức lãi suất hợp lý giúp các doanh nghiệp vay được vốn ngân hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó các doanh nghiệp kinh doanh XNK cần cân đối cơ cấu sử dụng vốn của mình. Đặc biệt là trong quy trình thực hiện hợp đồng NK công ty cần xác định được số vốn sử dụng để NK là bao nhiêu, chọn lựa phương thức thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, thanh toán tiền hàng sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.
♦ Nguồn nhân lực và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Đội ngũ cán bộ công nhân viên là một nhân tố quan trọng có tính chất quyết định đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động NK nói riêng. Là doanh nghiệp thương mại nên số lượng lao động của công ty không nhiều như các doanh nghiệp sản xuất khác. Hiện tại công ty có tổng số lao động là 95 người; trong đó số lao động có trình độ đại học và trên đại học là 64 người, trình độ cao đẳng là 20 người, số nhân lực tốt nghiệp khối kinh tế và quản trị kinh doanh là 65 người. Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty đều là những người có tinh thần trách nhiệm cao, có kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ tương đối tốt và đa số nhân viên có ít nhất một ngoại ngữ. Điều này giúp việc thực hiện hợp đồng và công tác quản trị thực hiện hợp đồng đã đạt được những kết quả tốt, gặp ít rủi ro và hạn chế tổn thất cho công ty.
Ngoài ra cơ cấu tổ chức của công ty cũng ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Việc có một môi trường làm việc thuận lợi sẽ tạo điều kiện cho các cá nhân hoạt động và các bộ phận có thể phối hợp chặt chẽ với nhau một cách nhịp nhàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thực hiện hợp đồng có thể tập hợp nhanh chóng những chứng từ cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan, nhận hàng, thanh toán….Công ty đã có sự phân ban ra thành các từng phòng xuất nhập khẩu (từ phòng XNK 1→ phòng XNK7, phòng Kinh doanh tổng hợp, phòng Thương mại) tuy nhiên chưa có sự chuyên biệt về các sản phẩm nhập khẩu cho từng phòng kinh doanh XNK mà các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năng tương tự nhau, công việc vẫn còn chồng chéo, chưa phát huy tối đa hiệu quả. Việc NK hàng hóa chủ yếu là dựa trên mối quan hệ của từng nhân viên trong mỗi phòng XNK, việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK cũng do nhân viên trong phòng đó thực hiện, không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Chính vì vậy gây khó khăn cho các nhân viên kinh doanh XNK trong việc tập hợp, kiểm tra những chứng từ cần thiết trong quá trình thực hiện hợp đồng và gây trở ngại cho nhà quản trị trong việc kiểm soát, chỉ huy việc thực hiện hợp đồng NK. (Phục lục: Cơ cấu tổ chức của công ty).
♦ Cơ sở vật chất kỹ thuật
Ngay từ khi thành lập cũng như trong quá trình phát triển, một trong những vấn đề quan trọng các doanh nghiệp luôn phải quan tâm là cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm: văn phòng, nhà xưởng, kho hàng, máy móc, trang thiết bị, hệ thống phương tiện vận chuyển, hệ thống điện nước…Cơ sở vật chất kỹ thuật càng khang trang hiện đại càng tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh trơn tru và hiệu quả. Đặc biệt trong quá trình nhập khẩu của công ty, cơ sở hạ tầng ảnh hưởng lớn đến chất lượng hàng hóa. Nếu công ty có một hệ thống kho hàng và phương tiện vận chuyển tốt thì chất lượng hàng hóa cũng được đảm bảo và ngược lại. Nhìn chung cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng tại công ty tạm thời đã đáp ứng yêu cầu công việc. Công ty trang bị cho mỗi nhân viên một máy tính nối mạng và một điện thoại, mỗi phòng đều có máy in, máy photocopy…Tuy nhiên công ty chưa chú trọng đầu tư trang bị phương tiện vận tải, xây dựng kho bãi chứa hàng. Do đó gây khó khăn cho việc giao nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Khi giao nhận vận chuyển vận chuyển công ty thường phải thuê phương tiện vận tải về kho của khách hàng, nếu khách hàng chưa nhận thì phải thuê kho bãi. Điều này làm tăng chi phí, tốn kém thời gian mà lại không hiệu quả. Vì vậy, công ty nên chú trọng xem xét tính toán nếu có thể nên đầu tư xây dựng nhà kho để lưu giữ bảo quản hàng hóa và đầu tư trang bị phương tiện vận tải để tiết kiệm chi phí cho công ty hay không.