f. Nhận hàng và kiểm tra hàng NK
4.1.2.1.Nguyên nhân của những tồn tại
- Do cơ cấu tổ chức của công ty chưa có sự thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban bộ phận với nhau. Tuy công ty đã có sự phân ban ra thành từng phòng ban xuất nhập khẩu (từ phòng XNK 1→ phòng XNK7, phòng Kinh doanh tổng hợp, phòng Thương mại) nhưng chưa có sự chuyên biệt về các sản phẩm nhập khẩu cho từng phòng kinh doanh XNK mà các phòng ban đảm nhận nhiệm vụ và chức năng tương tự nhau, công việc vẫn còn chồng chéo, chưa phát huy tối đa hiệu quả.
- Công ty chưa có một hệ thống giám sát và mô hình điều hành hiệu quả để có thể phát hiện, cảnh báo sớm được những rủi ro có thể xảy ra đồng thời đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời trước những tình huống phát sinh đó. Cơ chế giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty chưa linh hoạt, không sử dụng nhiều biện pháp giám sát mà chỉ sử dụng phương pháp giám sát bằng sổ lưu hợp đồng hay sử dụng máy điện toán như: điện thoại, fax, email…; thêm vào đó mức độ giám sát không được thực hiện thường xuyên.
- Sự bị động của các nhân viên trong việc nâng cao hiểu biết về các đặc điểm, thông số kỹ thuật, các quy định của Chính phủ đối với các mặt hàng NK của công ty. Khi cần NK mặt hàng nào thì nhân viên mới tìm hiểu thông tin, đặc điểm, những qui định về thuế suất NK, thủ tục hải quan … đối với mặt hàng đó. Do đó khả năng hiểu biết về các thông số hàng hóa của nhân viên còn nhiều hạn chế, khả năng cập nhật các thông tin thay đổi thuế suất chưa được nhạy bén.
- Nguồn tài chính cho hoạt động kinh doanh (vốn lưu động) của công ty còn rất hạn chế gây khó khăn cho công ty trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu.
Ngoài những nguyên nhân chủ yếu trên mang tính chủ quan thì còn không ít nguyên nhân khách quan khác gây nên những hạn chế, tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh XNK nói chung và công tác quản trị quy trình tổ chức thực hiện hợp
đồng NK của công ty nói riêng như: Hoạt động của cơ quan hải quan vẫn còn nhiều hạn chế chưa thực sự tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp: thủ tục hải quan còn rườm rà, mang tính chất hành chính; Hoạt động của các hệ thống ngân hàng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp XNK về vốn như: các điều kiện để thực hiện thanh toán trả chậm còn khắt khe, chưa khuyến khích được khách hàng là những doanh nghiệp nhỏ ; Cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa trong nước như: bến cảng, đường xá, sân bay còn kém, việc phát triển ngành đóng tàu còn chưa đáp ứng được nhu cầu vận tải đường biển của các DN trong nước.
Tóm lại, trong thời điểm hiện nay nhiệm vụ cấp thiết nhất đối với công ty là phát huy những điểm mạnh, tìm ra biện pháp khắc phục những hạn chế tồn tại trên, góp phần hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than.