Kết quả điều tra cho thấy: 1/10 phiếu (tức là 10%) đánh giá việc xin giấy phép NK được thực hiện rất tốt, 8/10 phiếu (tức 80%) đánh giá là tốt, 1/10 phiếu (tức 10%) đánh giá là đạt yêu cầu; với số điểm đánh giá trung bình là 2.0. Công tác này được đánh giá là tốt do công ty không phải thực hiện việc xin giấy phép NK vì mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ ngành than đã được đăng ký trong giấy phép kinh doanh. Đây cũng là mặt hàng cần thiết để phục vụ cho ngành than mà trong nước chưa đủ khả năng cung cấp nên Nhà nước cũng khuyến khích nhập khẩu .Chính vì vậy công ty không phải thực hiện bước xin giấy phép NK đối với mặt hàng này, tạo điều kiện giúp công ty tiết kiệm thời gian, công sức trong việc thực hiện quy trình NK.
b. Mở L/C
100% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là thư tín dụng chứng từ (L/C), sau đó là phương thức chuyển tiền T/T. Do đặc thù của các mặt hàng máy móc thiết bị ngành than là có giá trị lớn, vì vậy mà khoảng
60% các hợp đồng của công ty đều sử dụng thanh toán bằng L/C, còn đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ và với những đối tác quen thuộc thì công ty sử dụng hình thức điện chuyển tiền T/T để đơn giản hóa thủ tục thanh toán và tiết kiệm chi phí.
Kết quả điều tra cho thấy: 3/10 phiếu (tức là 30%) đánh giá nghiệp vụ mở L/C được thực hiện tốt, 5/10 phiếu (tức 50%) đánh giá là đạt yêu cầu, 2/10 phiếu (tức 20%) đánh giá vẫn còn thiếu sót; với số điểm đánh giá trung bình là 2.9.
Sau khi ký hợp đồng hoặc ngay sau khi được phê duyệt hợp đồng NK từ Giám đốc thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho phòng Kế toán. Sau đó phòng Kế toán căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty và các điều khoản của hợp đồng tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn đã lựa chọn từ trước tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (VietinBank) chi nhánh Đống Đa - Hà Nội. Hầu hết các hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than công ty đều sử dụng loại L/C không hủy ngang trả ngay 100% giá trị hợp đồng, chỉ có một vài hợp đồng sử dụng L/C không hủy ngang trả chậm. Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điều kiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn mở L/C là khoảng 10-15 ngày sau khi ký hợp đồng. Do mối quan hệ khá tốt cũng như uy tín của công ty với ngân hàng nên khi mở L/C công ty thường chỉ phải ký quỹ 10-20% giá trị hợp đồng (theo kết quả điều tra 100% nhân viên cho rằng tỷ lệ ký quỹ như vậy là hợp lý). Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty vì công ty có thể sử dụng số tiền còn lại như một nguồn vốn tạm thời dùng cho các mục đích kinh doanh khác.
Để tiến hành mở L/C công ty thường chuẩn bị các giấy tờ cần thiết bao gồm: đơn xin mở L/C (theo mẫu có sẵn của ngân hàng), 1 bản sao hợp đồng NK và hai ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng (1 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C của ngân hàng (nếu tài khoản của công ty tại ngân hàng không đủ tiền so với mức ký quỹ thì công ty sẽ làm đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C kèm theo bản báo cáo kế hoạch trả nợ cùng với các phương án kinh doanh); 1 ủy nhiệm chi để trả thủ tục phí chi ngân hàng về việc mở L/C gồm: thủ tục phí mở L/C là 0,15 % trị giá L/C cùng với 20 USD là điện phí để ngân hàng giao dịch với bên đối tác). Đối với L/C trả chậm thì công ty cần chuẩn bị thêm các giấy tờ sau: phương án kinh doanh hàng NK, phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ. Sau khi L/C được mở, ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/C nếu có sai sót thì tiến hành sửa đổi ngay. Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ gửi L/C cho bên đối tác Trung Quốc của công ty, bên đối tác chấp nhận L/C thì họ sẽ tiến hành giao hàng và gửi cho công ty bộ chứng từ theo như yêu cầu trong L/C.
Đối với công ty, việc mở L/C thường không gặp nhiều khó khăn do ngân hàng đã làm việc với công ty lâu năm cũng như các nhân viên của công ty đều có kinh nghiệm và tương đối thành thạo trong việc mở L/C. Tuy nhiên theo tìm hiểu thì thực tế công ty vẫn gặp một số sai sót khi mở L/C bởi lẽ phòng Kế toán làm việc trực tiếp với ngân hàng nhưng họ không trực tiếp đàm phán với đối tác chính vì vậy không
tránh khỏi sự thiếu chính xác, sai sót nhầm lẫn trong nghiệp vụ này. 80% số phiếu điều tra cho rằng nguyên nhân chủ yếu của sai sót là do viết nhầm tên, địa chỉ, sai lỗi chính tả…đây là những lỗi nhỏ, không gây thiệt hại lớn nhưng cũng làm mất thời gian và chi phí sửa chữa L/C; 20% là do thiếu các giấy tờ cần thiết khi xin mở L/C khiến việc mở L/C bị chậm lại, làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng cũng như ảnh hưởng đến uy tín của công ty.
c. Thuê phương tiện vận tải
Kết quả điều tra cho thấy: 1/10 phiếu (tức là 10%) đánh giá nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải được thực hiện rất tốt, 6/10 phiếu (tức là 60%) đánh giá là tốt, 3/10 phiếu (tức là 30%) đánh giá là đạt yêu cầu; số điểm trung bình là 2.2. Nhìn chung nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải của công ty được thực hiện tốt.
Tùy từng tính chất lô hàng máy móc thiết bị khác nhau mà công ty cùng với đối tác thống nhất lựa chọn cơ sở giao hàng và hình thức vận tải phù hợp để vận chuyển. Công ty sẽ lựa chọn phương thức CIF đối với lô hàng với số lượng lớn, nếu ít hàng hơn công ty có thể lựa chọn hình thức giao nhận DAF để tiết kiệm hơn về chi phí… và cũng tùy từng đối tác mà công ty thống nhất lựa chọn cơ sở giao hàng phù hợp. Khi điều tra và tìm hiểu về nghiệp vụ này được biết công ty đã sử dụng 2 hình thức giao nhận là CIF và DAF để nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than. Khi hỏi thêm Ông Nguyễn Hữu Nghĩa – trưởng phòng KD-TH vì sao công ty không thuê phương tiện vận tải khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu (tức là NK theo điều kiện FOB) thì ông trả lời là: Do nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải (thuê tàu lưu cước) khá là phức tạp. Nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê PTVT: họ không hiểu rõ về các hãng vận tải để lựa chọn người chuyên chở có uy tín trên thị trường, đặc biệt là khi hàng hóa có số lượng lớn, phải thuê tàu chuyến để chuyên chở. Hơn nữa công ty gặp khó khăn về vốn: vốn NK của lô hàng là vốn đi vay từ ngân hàng, công ty không muốn đi vay thêm vốn để trả cước phí vận tải. Công ty sợ gặp rủi ro trong việc thuê PTVT: giá cước vận tải tăng cao, không thuê được tàu, tàu không phù hợp.