f. Nhận hàng và kiểm tra hàng NK
3.3.2.3.Phân tích kết quả điều tra về công tác điều hành giám sát thực hiện hợp
khiếu nại là một điều khoản quan trọng và cần thiết phải được quy định trong mọi hợp đồng NK và công ty cần phải chú trọng vì có những rủi ro trong hoạt động NK mà công ty không thể lường trước được.
3.3.2.3. Phân tích kết quả điều tra về công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng đồng
Bảng 3.9: Kết quả điều tra về hiệu quả của công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Điểm đánh giá hiệu quả Số phiếu/Tổng số phiếu Tỷ lệ (%)
1 (Rất tốt) 0/10 0% 2 (Tốt) 2/10 20% 3 (Đạt yêu cầu) 4/10 40% 4 (Còn thiếu sót) 4/10 40% 5 (Kém) 0/10 0%
( Nguồn: Tổng hợp từcác phiếu điều tra trắc nghiệm)
Kết quả điều tra cho thấy: công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty nhìn chung đạt yêu cầu tuy nhiên vẫn còn một số thiếu sót.
Việc điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty được thực hiện dựa vào kế hoạch thực hiện đã lập từ trước và được tiến hành đồng thời cùng với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK.
♦ Giám sát hợp đồng:
Theo kết quả điều tra, việc giám sát hợp đồng của công ty chủ yếu là sử dụng hồ sơ theo dõi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng) và sử dụng máy điện toán (telex, fax, email...)
* Hồ sơ theo dõi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng) :
Nội dung giám sát : Số hiệu hợp đồng, tên mặt hàng, tên hãng đối tác nước ngoài, khối lượng, giá trị hàng, hình thức thanh toán, ngày ký hợp đồng, hình thức kinh doanh, thời gian giao hàng…
* Sử dụng máy điện toán : Dựa vào kế hoạch thực hiện nhân viên XNK của công ty sẽ tiến hành đôn đốc, nhắc nhở người bán chuẩn bị hàng, giao hàng thông qua điện thoại, email hoặc fax. Công ty yêu cầu đối tác phải gửi fax thông báo tên, số hiệu con tàu, tên hãng tàu mà đối tác thuê để vận chuyển hàng hóa cho công ty và tiến hành kiểm tra tính xác thực của các thông tin này bằng cách liên lạc với công ty vận tải mà bên xuất khẩu thuê. Việc giám sát này không diễn ra thường xuyên mà chỉ thực hiện khi công ty thấy không yên tâm hoặc kiểm tra mang tính xác suất. Công ty cũng tiến hành gửi email cho đối tác để xác nhận về khả năng giao hàng của đối tác, đối tác có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng không đồng thời yêu cầu đối tác phải gửi cho lịch trình của tàu cho công ty : thời gian tàu khởi hành, tuyến đường đi của tàu, thời gian tàu đến cảng Việt Nam… Những thông tin này giúp công ty theo dõi được việc thuê PTVT, khả năng giao hàng của đối tác, quá trình vận chuyển hàng hóa, chủ động thời gian để đi nhận hàng và giao hàng cho khách hàng
trong nước.
Nhìn chung công tác giám sát hợp đồng của công ty mới chỉ đơn thuần là gọi điện thoại, fax, gửi thư cho đối tác và thực hiện bằng giấy tờ ,văn bản (sổ lưu hợp đồng) chưa chưa có kế hoạch giám sát cụ thể. Khi phỏng vấn các nhân viên XNK thì được biết công ty chỉ thỉnh thoảng gọi điện hỏi về tình hình thực hiện hợp đồng của đối tác, nội dung chủ yếu là xác nhận khả năng giao hàng của đối tác và thời gian tàu để công ty có kế hoạch bố trí nhận hàng và giao hàng cho khách hàng trong nước. Thông thường đến ngày giao hàng theo quy định trong hợp đồng thì nhân viên trực tiếp gọi điện để xác định là hàng đã giao chưa.
♦ Điều hành hợp đồng:
Hiện nay công ty chưa xây dựng hệ thống cảnh báo sớm về các tình huống có thể phát sinh bất ngờ trong quá trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than. Chỉ khi những tình huống bất ngờ phát sinh thì công ty mới tìm cách giải quyết. Theo kết quả điều tra, các tình huống thường phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc là: thay đổi lịch giao hàng và tăng, giảm số lượng hàng hóa.
Phỏng vấn Ông Trịnh Hữu Hán - Phó Giám đốc công ty XNK và Hợp tác đầu tư về cách thức giải quyết các tình huống phát sinh, ông cho biết tùy theo mức độ của các tình huống phát sinh mà công ty tiến hành quyết định ngay hoặc họp bàn để đề ra phương án giải quyết.Cụ thể:
- Thay đổi lịch giao hàng: Trong quá trình giao hàng có thể xảy ra các trường hợp giao hàng chậm hơn kế hoạch, thay đổi ngày đến cảng…Công ty căn cứ vào từng tình huống cụ thể mà có cách giải quyết khác nhau.
+ Nếu hàng giao chậm mà có lý do phù hợp có thể chấp nhận được thì công ty có thể bỏ qua lỗi này và có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại.
+ Nếu không có lý do chính đáng thì yêu cầu bồi thường thiệt hại do chậm giao hàng và có thể khiếu nại.
- Số lượng hàng hoá thay đổi:
+ Khi khối lượng hàng hóa giảm so với hợp đồng (giao thiếu hàng): Công ty yêu cầu đối tác giao hàng tiếp và đòi bồi thường thiệt hại do giao hàng thiếu.
+ Khi khối lượng hàng hóa được giao tăng so với hợp đồng (trường hợp này ít xảy ra hơn): Công ty có thể mua lượng hàng hóa thừa đó và yêu cầu giảm giá bán hoặc công ty có thể không mua lượng hàng hóa thừa đó. Điều này tùy thuộc vào tình hình biến động của thị trường, khả năng tài chính và khả năng tiêu thụ của công ty.
Theo kết quả điều tra cho thấy: Công tác giám sát, điều hành ở công ty đã được quan tâm nên đã giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng được một mô hình điều hành, giám sát hợp đồng hoàn chỉnh và chưa áp dụng phần mềm chuyên dụng hỗ trợ trong công việc điều hành, giám sát nên việc điều hành, giám sát còn nhiều hạn chế và thiếu sót.