* Tăng cường công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác
Giám sát hợp đồng NK không chỉ là giám sát hoạt động của chính mình mà còn giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài. Công việc này rất quan trọng và cần thiết, nó giúp tránh được sự chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng NK của cả hai bên. Thực tế hiện nay công ty chưa chú trọng đến giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác Trung Quốc mà chỉ dựa vào sự tin tưởng với đối tác, việc giám sát không được thực hiện một cách thường xuyên. Công ty mới chỉ giám sát bằng cách gửi thư điện tử, gọi điện thoại trực tiếp hoặc gửi fax cho đối tác và biết được qua giấy thông báo do bên xuất khẩu gửi tới. Đó là những biện pháp giám sát từ xa, có thể chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của đối tác. Do vậy, ngoài các biện pháp trên công ty có thể thực hiện việc giám sát bằng nhiều cách khác như: cử cán bộ nghiệp vụ của mình đi kiểm tra thực tế việc thực hiện hợp đồng của đối tác; hay kiểm tra qua bên thứ ba như công ty chuyên chở, văn phòng đại diện của nhà xuất khẩu nhằm biết được tiến độ thực hiện hợp đồng của đối tác, đôn đốc và thúc giục họ tiến hành nhanh chóng các công việc : chuẩn bị hàng để giao, giao hàng đúng hẹn, gửi chứng từ nhận hàng, thông báo về phương tiện chuyên chở, lịch trình… Giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên XK giúp bên NK nhận biết và giảm thiểu các rủi ro như: không chuẩn bị kịp hàng giao, hủy bỏ hợp đồng, giao hàng chậm… và từ đó có các biện pháp phòng tránh hoặc các công việc thay thế nếu cần thiết. Công ty nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm, tránh xảy ra việc đối tác quên hoặc không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Công ty nên yêu cầu đối tác phải thường xuyên thông báo về tình hình thi hành nghĩa vụ của họ và các sự việc có liên quan. Đồng thời công ty cũng tăng cường giám sát việc thực hiện hợp đồng của chính công ty, của nhân viên phụ trách, luôn luôn cố gắng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình vừa để tránh các sai sót vừa đẩy nhanh tiến trình thực hiện hợp đồng và hơn nữa là tạo nên sự tin tưởng của đối tác. Công ty cũng cần phải lập một bản kế hoạch về việc nhắc nhở các nghĩa vụ hợp đồng tại các thời điểm thích hợp để có thể thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng.
* Thiết lập hệ thống công việc cũng như hệ thống cảnh báo sớm, tăng cường khả năng phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh
Công ty cần tiến hành xây dựng các chỉ tiêu đánh giá việc thực hiện hợp đồng. Phân công công việc một cách hợp lý, mỗi nhân viên phụ trách một mảng công việc.
Điều này giúp cho nhân viên chuyên tâm vào công việc mà mình phụ trách, không bị phân tán nếu phải đảm trách quá nhiều công việc một lúc. Công ty cũng nên xây dựng hệ thống cảnh báo các tình huống có thể phát sinh không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và đưa ra cách giải quyết các vấn đề phát sinh đó. Việc thiết lập trước hệ thống này giúp nhân viên thực hiện không bị bất ngờ trước các tình huống phát sinh bất ngờ và phản ứng kịp thời với các tình huống đó.
* Lựa chọn phương pháp điều hành, giám sát hợp đồng phù hợp
- Sử dụng máy điện toán trong công tác điều hành, giám sát hợp đồng
Điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện bằng máy vi tính giúp cho việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Thiết lập hệ thống các công việc cần thực hiện và giám sát trên máy vi tính thông qua bảng biểu sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác giám sát và đảm bảo việc điều hành hợp lý, giảm thiểu chi phí, dễ dàng trong tổ chức và thu thập thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng và tiện cho việc kiểm tra. Đặc biệt phương pháp này có vai trò hữu ích khi các hợp đồng mua sau có liên quan đến một số hợp đồng trước đó, hoặc hợp đồng thực hiện làm nhiều giai đoạn vì phương pháp này cho phép lấy thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết.
Nhiều công ty lớn trên thế giới đã sử dụng một số phần mềm phục vụ cho công tác giám sát và điều hành hợp đồng như: EDI – Hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, ICMOS – Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu. Theo các phần mềm này thì hệ thống máy tính được nối mạng giữa máy tính của người mua với các bên tham gia khác (bên xuất khẩu, công ty vận chuyển, cơ quan hải quan, công ty bảo hiểm…) do vậy mà việc liên lạc và giám sát hoạt động của bên đối tác diễn ra dễ dàng, thuận lợi, giảm chi phí. Trong tương lai công ty nên tiếp cận và sử dụng các phần mềm này trong công tác giám sát và điều hành của mình. Thực tế hiện tại công ty nên tiếp cận và đưa vào sử dụng ngay phần mềm Quản lý hợp đồng Esoft HD. Phần mềm Esoft HD cho phép người sử dụng cập nhật, theo dõi và quản lý các hợp đồng mua bán, đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa trang thiết bị tại đơn vị. Phần mềm này giúp công ty quản lý tốt hơn các hợp đồng, theo dõi một cách kịp thời và chính xác tình hình thực hiện hợp đồng. Trên cơ sở đó, công ty có thể kiết suất ra các loại báo cáo liên quan đến hợp đồng từ chi tiết đến tổng hợp theo nhiều tiêu chí khác nhau. Ngoài ra, Esoft HD còn cho phép công ty tự tạo ra những mẫu hợp đồng cũng như mẫu báo cáo mới theo những phát sinh mới trong công tác quản lý hợp đồng.Thực tế, phần mềm Esoft HD đã được ứng dụng thực tế tại rất nhiều công ty và mang lại hiệu quả cao.
- Xây dựng hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát phục vụ cho công tác giám sát điều hành hợp đồng
Để giám sát và điều hành hợp đồng theo một trình tự công việc nhất định, cán bộ điều hành cần thiết lập hệ thống bảng biểu ghi lại những sự kiện, những công việc đã ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của công việc, các biện pháp giám sát phòng ngừa cần thiết.
Công ty cần phải xây dựng cho mình các phiếu giám sát, điều hành hợp đồng. Có thể xây dựng theo mẫu sau:
STT Số hiệu của hợp đồng Tên hàng Nhà cung cấp Hoạt động cần giám sát Ngày giám sát Ngày hoàn thành Các tình huống phát sinh Các hành động điều chỉnh Ghi chú 1 …
Việc thiết lập được phiếu giám sát, điều hành hợp đồng như trên tạo điều kiện cho cán bộ điều hành theo dõi những lô hàng NK của mình và cũng là một cách để nhắc nhở những công việc cần làm, thời gian cần hoàn thành… giúp nhân viên nhập khẩu luôn luôn chủ động trong công việc đồng thời giúp cho cán bộ điều hành nhận biết được các tình huống phát sinh và kịp thời có các biện pháp điều chỉnh phù hợp giúp cho công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK được thực hiện tốt.
4.3.1.2. Các đề xuất khác
* Thu hút và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả
Với tổng số vốn lưu động là hơn 3,4 tỷ VNĐ công ty gặp rất nhiều khó khăn trong công tác thanh toán các hợp đồng NK, không có vốn để thực hiện các hợp đồng nhập khẩu vì vậy việc huy động vốn và sử dụng vốn có hiệu quả là rất cần thiết đối với công ty. Để giải quyết những vấn đề này công ty có thể tiến hành theo những phương pháp sau:
- Huy động vốn trong nước: vay vốn từ ngân hàng, huy động nguồn tiền nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên trong công ty, hoặc sử dụng lợi nhuận tích lũy được làm vốn. Trong đó vốn vay từ ngân hàng là nguồn vốn quan trọng nhất cần khai thác đối với các doanh nghiệp. Để có thể tiếp cận được với các nguồn vốn vay của ngân hàng, công ty cần giữ chữ tín với ngân hàng trong thanh toán, hoàn trả vốn vay, có hạn mức tín dụng trong ngân hàng đó và đưa ra được các phương án kinh doanh khả thi…
- Huy động vốn nước ngoài: tận dụng nguồn vốn của các đối tác Trung Quốc thông qua việc lựa chọn hình thức thanh toán trả chậm khi ký kết hợp đồng.
Công ty cần phải sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả, tránh tình trạng ứ đọng vốn, thực hiện các biện pháp nhằm quay vòng vốn nhanh tạo sự linh hoạt trong kinh doanh đồng thời phải tận dụng các ưu đãi trong thanh toán bằng cách giữ chữ tín trong quan hệ làm ăn với đối tác nước ngoài. Để tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn, công ty cần làm tốt những vấn đề sau: Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ tài chính, tín dụng của Nhà nước mà trước tiên là hoàn thành tốt các khoản thuế phải nộp; Tính toán các khoản lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa; Thực hiện tốt việc thanh toán các khoản phí thanh toán cho ngân hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh làm tăng uy tín đối với ngân hàng.
* Đào tạo, nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các nhân viên XNK Con người là yếu tố quyết định đến thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK đạt được hiệu quả tốt hơn, công ty phải thường xuyên nâng cao trình độ, nghiệp vụ XNK cho các cán bộ nhân viên. Công ty cần chú trọng đến các biện pháp sau:
- Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ nhân viên: cử nhân viên tham gia các hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh XNK; tổ chức các lớp học, mời các chuyên gia về giảng dạy cung cấp thông tin mới nhất liên quan đến công việc nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ; hàng năm công ty nên cử cán bộ, kỹ sư đi học tập và nghiên cứu ở nước ngoài để nâng cao trình độ, tiếp thu khoa học tiên tiến nhằm phục vụ cho sự phát triển của công ty.
- Nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, khả năng giao tiếp cho các cán bộ, nhân viên XNK. Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên đi học thêm hay tổ chức lớp học ngay tại công ty.
- Công ty cần đưa ra chính sách tuyển dụng hợp lý để lựa chọn nguồn nhân lực mới có năng lực, trình độ, được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ XNK. Công tác tuyển dụng này phải được tiến hành công bằng nghiêm túc để bổ sung đội ngũ nhân lực kế cận có chất lượng cho công ty.
- Hệ thống luật pháp nước ta đang trong giai đoạn hoàn chỉnh nên có nhiều sự thay đổi; hoạt động NK máy móc thiết bị phục vụ cho ngành than còn rất nhiều phức tạp do những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều kiện giao dịch…Vì thế các cán bộ, nhân viên của công ty cần thường xuyên cập nhật các văn bản, nghị định của Chính phủ, thông tư của Nhà nước và các nghị định hướng dẫn thi hành luật sửa đổi thông qua sách, báo, internet…đặc biệt là các văn bản luật liên quan đến hoạt động XNK để có thể thực hiện đúng theo qui định của pháp luật, tránh những vi phạm không đáng có.
- Ngoài ra công ty cũng cần có chế độ đãi ngộ nhân viên hợp lý để có thể phát huy tối đa năng lực của đội ngũ nhân viên cũng như khuyến khích, khích lệ tinh thần tìm tòi học hỏi của các nhân viên như: khuyến khích về vật chất thông qua việc tăng lương, thưởng, các khoản đãi ngộ, trợ cấp cho cá nhân…; tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng việc thường xuyên tiếp xúc, gần gũi nhân viên tiếp thu ý kiến của họ, bố trí công việc hợp lý, áp dụng chế độ thưởng phạt phân minh; tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, xây dựng văn hóa công ty lành mạnh, tạo bầu không khí làm việc tốt để nhân viên trong công ty đoàn kết và hoàn thành tốt công việc của mình.
* Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức là nền tảng đầu tiên cho sự phát triển và tồn tại của công ty. Nó cũng ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, thực hiện hợp đồng NK, công ty cần có sự phối hợp nhịp nhàng không chỉ giữa phòng Kế toán với phòng XNK mà tất cả các phòng ban trong công ty cần phải có sự thống nhất, hỗ trợ nhau trong mọi hoạt động. Tuy vậy, khi
thực hiện chuyên môn của mình, các cán bộ nhân viên XNK cũng không có nhiều thời gian hay kỹ năng để có thể thực hiện được cả công việc tìm hiểu và nghiên cứu thị trường đã đang và sẽ tham gia kinh doanh. Công việc này thường được thực hiện tại phòng Marketing nhưng hiện nay công ty chưa có bộ phận riêng biệt chuyên làm công tác marketing, hoạt động marketing của công ty chưa mang tính chuyên sâu. Do vậy công ty cần có giải pháp thành lập thêm bộ phận marketing để hỗ trợ cho các bộ phận khác trong công ty tìm hiểu thị trường, phân tích nghiên cứu thông tin, quảng bá thương hiệu, nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty. Các phòng XNK, phòng KD-TH, phòng Thương mại sẽ sử dụng những thông tin từ bộ phận marketing để có thể vạch ra những đề xuất, chiến lược, kế hoạch riêng cho mình. Do đó, bộ phận marketing có vai trò hết sức quan trọng trong việc tìm kiếm khai thác và phân tích thông tin về sản phẩm, thị trường, đối thủ cạnh tranh và cả khách hàng cho công ty. Nó quyết định rất nhiều cho những định hướng phát triển tiếp theo của công ty.
4.3.2. Kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các ngành các bộ có liên quan
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều phụ thuộc từ sự hỗ trợ từ phía Nhà nước và các cơ quan hữu quan. Vì vậy xuất phát từ tình hình thực tế tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư và đứng trên quan điểm của các doanh nghiệp kinh doanh XNK em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan, bộ, ngành có liên quan nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK hoạt động có hiệu quả hơn.
4.3.2.1. Chính sách thuế
Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện chính sách thuế. Các biểu thuế, mã số thuế cần phải được quy định cụ thể, rõ ràng, chính xác tránh tình trạng cùng một mặt hàng mà lại có nhiều biểu thuế khác nhau. Chính sách thuế cần phải nhất quán với mọi đơn vị, không có sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường. Khi có sự thay đổi trong chính sách thuế thì Nhà nước cần thông báo cho các doanh nghiệp biết trước từ 3 đến 6 tháng để doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh của mình.
Đối với các mặt hàng máy móc thiết bị phục vụ ngành than mà trong nước chưa thể sản xuất được, Nhà nước cần tiếp tục cho các doanh nghiệp NK các mặt hàng này được hưởng ưu đãi: không đánh thuế NK, giảm thuế VAT. Có như vậy mới khuyến khích các doanh nghiệp NK các mặt hàng này để phục vụ sản xuất trong nước.
4.3.2.2. Đổi mới phương thức quản lý hải quan
Nhà nước cần tiến hành cải cách thủ tục hành chính trong ngành hải quan để tạo cơ chế thông thoáng, nhanh gọn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong quá trình làm thủ