f. Nhận hàng và kiểm tra hàng NK
4.1.2.1. Những vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp
đồng NK thì công ty XNK và Hợp tác đầu tư vẫn còn tồn tại một số thiếu sót, hạn chế: - Công ty chưa có bộ phận marketing riêng biệt chuyên làm nhiệm vụ marketing, việc nghiên cứu thị trường của công ty trực tiếp do cán bộ của các phòng XNK đảm nhiệm do đó không mang tính chuyên sâu, không đủ thông tin và nhân lực để nắm bắt hết nhu cầu thị trường trong nước và thông tin cập nhật từ thị trường bên ngoài, đồng thời chưa khuếch trương rộng rãi được ưu điểm của công ty đến bạn hàng.
- Việc phân công nhân viên cũng chưa được hợp lý, còn xảy ra sự chồng chéo chức năng, không phân định rõ phạm vi quyền hạn giữa các phòng ban như: trong khâu mở L/C, việc chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ do nhân viên phòng XNK phụ trách nhưng việc làm thủ tục trực tiếp với ngân hàng lại do nhân viên thuộc phòng Kế toán tiến hành. Phòng Kế toán không nắm chắc các nghiệp vụ thực hiện hợp đồng NK và họ không làm việc trực tiếp, ký kết hợp đồng với đối tác xuất khẩu nên có trường hợp khai báo không chính xác các nội dung, thủ tục để mở thư tín dụng khiến công ty tốn khá nhiều thời gian và chi phí chỉnh sửa L/C và cũng ảnh hưởng đến cả tiến độ giao hàng của đối tác xuất khẩu. Hơn nữa việc thanh toán bằng L/C cũng gặp khó khăn do chính sách quy định hạn mức tín dụng của ngân hàng gây ảnh hưởng đến tiến độ mở L/C và tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty.
- Trong công tác làm thủ tục hải quan thì công ty còn gặp nhiều khó khăn do thủ tục hải quan rườm rà phức tạp, kéo dài thời gian thông quan hàng hóa, tăng chi phí lưu kho, lưu bãi của công ty.
- Quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa của công ty chưa được tốt. Với mặt hàng máy móc thiết bị ngành than đòi hỏi nhân viên XNK phải có sự am hiểu về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Song do nguồn lực còn hạn chế nên đôi khi khâu kiểm tra thường diễn ra qua loa, thiếu cẩn thận, kiểm tra chỉ mang tính đại diện.
- Hầu hết các hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc của công ty đều sử dụng ngoại tệ là USD để tính giá và thanh toán, mà trong thời gian qua tỷ giá USD luôn biến động gây ảnh hưởng đến việc tính toán, dự báo tương lai của công ty trong việc thực hiện hợp đồng NK với các đối tác Trung Quốc. Hơn nữa do chưa có biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái công ty đã vài lần chịu thiệt hại do chưa dự báo chính xác sự thay đổi của tỷ giá trong thời gian thực hiện hợp đồng.
- Khó khăn về vốn là tình trạng chung của đa số các doanh nghiệp. Công ty XNK và Hợp tác đầu tư cũng không tránh khỏi vấn đề nan giải này. Nguồn vốn lưu động của công ty còn rất hạn hẹp chỉ hơn 3,4 tỷ VNĐ – một số vốn rất nhỏ không đủ cho một phòng kinh doanh XNK nên việc thanh toán các hợp đồng NK của công ty phụ thuộc nhiều vào nguồn vốn vay ngân hàng. Vì vậy khoản lãi công ty phải trả hàng năm khá lớn, chi phí quản lý tăng làm giảm lợi nhuận của công ty. Hơn nữa, trong quá trình kinh
doanh nhiều khi việc thanh toán của các khách hàng còn chậm làm cho vốn lưu động của công ty quay vòng chậm, giảm hiệu quả sử dụng vốn, gây khó khăn cho hoạt động NK của công ty.
- Trong công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK, công ty chưa xây dựng được phương pháp cũng như phần mềm điều hành giám sát hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm. Vì vậy khi xảy ra các tình huống phát sinh nằm ngoài hợp đồng thì nhân viên của công ty còn lúng túng trong việc giải quyết, nhiều khi thụ động phải chờ sự chỉ đạo từ cấp trên. Thực tế hiện nay công ty chưa chú trọng nhiều công tác giám sát việc thực hiện hợp đồng của đối tác nước ngoài mà chỉ dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Cán bộ điều hành chỉ giám sát bằng cách gọi điện, gửi email hoặc biết được qua thông báo bằng fax do bên xuất khẩu gửi. Nội dung giám sát mới chỉ ở một số khía cạnh chủ yếu như: lịch giao hàng, lịch trình tàu, việc kiểm tra hàng hóa… thêm vào đó mức độ giám sát không được thực hiện thường xuyên.
Những tồn tại này đòi hỏi công ty cần phải nỗ lực khắc phục và tìm ra những giải pháp, hướng đi phù hợp hơn để giúp công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc đạt kết quả tốt hơn.