Để tránh các sai sót trong nghiệp vụ mở L/C, trước khi mở L/C công ty cần thỏa thuận cụ thể, chính xác với bên đối tác về các điều khoản trong hợp đồng: thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện vận tải và các chứng từ cần xuất trình… Khi tiến hành mở L/C thì cần phải bám sát vào các điều khoản trong hợp đồng đã được ký kết. Các trưởng phòng cần nhắc nhở các nhân viên kiểm tra kỹ các nội dung của L/C để tránh những sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, viết nhầm tên, địa chỉ nhà cung cấp… để không mất thời gian sửa chữa. Trước khi mở L/C chính thức tại ngân hàng công ty nên gửi một bản L/C nháp bằng fax cho bên đối tác Trung Quốc để họ kiểm tra đối chiếu với hợp đồng, nếu có sai sót gì thì nhanh chóng chỉnh sửa ngay, giảm gánh nặng cho việc kiểm tra chứng từ sau này và giảm thiểu được chi phí sửa đổi, làm lại hay hủy bỏ L/C.
Công ty phải xác định thời gian mở L/C hợp lý sao cho đạt hiệu quá tối ưu nhất. Nếu mở L/C quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty; còn nếu mở quá muộn sẽ làm chậm tiến độ nhận hàng, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty. Nếu mà giá cả tăng so với lúc ký kết hợp đồng thì việc công ty mở L/C quá hạn có thể dẫn tới việc bên bán có thể không giao hàng vì họ sẽ bán cho công ty khác để thu được giá cao hơn. Vì vậy việc xác định thời gian mở L/C cũng rất quan trọng.
Công ty nên chọn ngân hàng có mối quan hệ thân thiết nhằm giảm thiểu khoản tiền ký quỹ, được tạo điều kiện thuận lợi cũng như được ưu tiên xem xét trong quá trình mở L/C. Khi làm việc trực tiếp với ngân hàng, công ty cần có một bộ phận không những am hiểu về quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng NK mà còn nắm thật vững các công việc, thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng. Bởi những sai sót trong quá trình mở L/C tại ngân hàng ảnh hưởng rất nhiều tới quá trình thực hiện hợp đồng NK.
b.Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Có thể nói khai báo, làm thủ tục hải quan là khâu phức tạp nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng NK bao gồm nhiều bước và thủ tục nên bất cứ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi, ảnh hưởng đến việc thông quan và lưu chuyển hàng hóa, tốn kém chi phí và làm gián đoạn quá trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Do vậy công ty cần đào tạo, lựa chọn những cán bộ không chỉ có chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải nắm vững luật pháp, am hiểu và thông thạo mọi thủ tục, quy trình khai hải quan NK hàng hóa để đẩy nhanh tiến độ thực hiện nghiệp vụ này, đảm bảo tính nhanh chóng, hiệu quả và giải quyết kịp thời các phát sinh có thể xảy ra.
Khi khai báo hải quan công ty cần chú ý: lập bộ hồ sơ đúng với quy định của hải quan; kê khai một cách chi tiết chính xác về hàng hóa của mình để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơ quan hải quan kiểm tra, rút ngắn thời gian làm thủ tục hải quan; tính thuế chính xác theo quy định của Nhà nước và nộp thuế đầy đủ khi có thông báo nộp thuế. Công ty phải thực hiện đúng và tuân thủ đầy đủ các quyết định của cơ quan hải quan, tránh trường hợp chống lại quyết định của cơ quan hải quan sẽ gây hậu đến những hậu quả xấu.
Công ty cần có sự chuẩn bị tốt để tránh tình trạng khi nộp giấy tờ bị thiếu một số chứng từ cần thiết gây mất thời gian và chi phí. Nhân viên phụ trách công việc này nên chuẩn bị trước, lên danh sách các giấy tờ cần mang theo, thủ tục cần thiết, hoàn thiện trước khi đến làm thủ tục hải quan để tránh trường hợp không mang đủ hoặc thiếu sót giấy tờ. Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách làm thủ tục hải quan phải xác định tên và mã hàng chính xác theo như tên và mã ghi trong danh mục hàng hóa và biểu thuế xuất nhập khẩu, tránh việc xác định mã HS của hàng hóa để tính thuế NK không thống nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan. Để tránh việc kéo dài thời gian khi cán bộ hải quan không thống nhất với mã thuế mà công ty đã áp do chưa hiểu về hàng hóa, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ cần thiết: đơn khiếu nại của công ty, giấy xác nhận của nhà sản xuất (thông tin chi tiết về đặc điểm hàng hóa)… Những giấy tờ này sẽ chứng minh cho cán bộ hải quan hiểu rằng mã thuế mà nhân viên công ty đã áp là phù hợp. Còn nếu đó là sai sót do nhân viên công ty không am hiểu mã thuế thì công ty nên xem xét nhanh chóng tiến hành khai báo hải quan lại, tránh việc kiện cáo gây mất thời gian và chi phí, làm thủ tục nhập hàng về phức tạp hơn.