* Khái niệm điều hành hợp đồng:
Điều hành hợp đồng là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng và do vậy không được chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thường xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh bất ngờ. Điều hành hợp đồng là giải quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được.
* Nội dung của điều hành hợp đồng:
Điều hành hợp đồng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau: - Sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hóa trong hợp đồng.
- Cách giải quyết khi hàng giao không phù hợp với qui định trong hợp đồng. - Tùy chọn số lượng: Đề cập đến sự giải quyết trong việc tăng giảm số lượng hàng hóa mua bán quy định trong hợp đồng và mức giá áp dụng đối với số lượng hàng hóa tăng giảm đó.
- Lịch giao hàng: Có thể người mua hoặc người bán muốn thay đổi lịch giao hàng đã quy định trong hợp đồng vì nhiều lý do: chưa chuẩn bị kịp hàng để giao, sự ùn tắc ở cảng bốc hoặc cảng dỡ hàng, trục trặc trong vấn đề thuê phương tiện vận tải hoặc cac thủ tục cho hàng hóa…
- Điều chỉnh giá: Sự xem xét về giá hợp đồng có thể phát sinh do điều kiện giá để mở.
- Các điều khoản thanh toán: Việc thi hành các điều khoản thanh toán trong các hợp đồng giá cố định và thanh toán một lần là tương đối đơn giản. Tuy nhiên, việc thực hiện thanh toán nhiều lần thì điều hành hợp đồng phải đảm bảo điều kiện để việc thanh toán được thực hiện đúng thời hạn.
- Hợp đồng vận tải: Ký kết hợp đồng vận tải, thời gian vận chuyển và đặc biệt chú ý các phát sinh khi bốc dỡ hàng .
- Hợp đồng bảo hiểm: Điều hành hợp đồng phải thực hiện các công việc: thông báo các thủ tục, khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất.
- Giải quyết các khiếu nại và tranh chấp: Khi các tình huống trong quá trình thực hiện hợp đồng phát sinh, các nhà quản lý phải nhận dạng được các tình huống và các thông tin, dữ liệu cần thiết. Từ đó căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể có và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống.
CHƯƠNG III: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP
ĐỒNG NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ NGÀNH THAN TỪ THỊ TRƯỜNG TRUNG QUỐC TẠI CÔNG TY XNK VÀ HỢP TÁC ĐẦU TƯ 3.1. Phương pháp hệ nghiên cứu:
3.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
3.1.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
* Nguồn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp
Thu thập dữ liệu bộ của doanh nghiệp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh các năm 2008, 2009, 2010; các văn bản và quyết định của công ty; sổ lưu hợp đồng; bản kế hoạch và mục tiêu phương hướng phát triển công ty,…
* Nguồn dữ liệu ngoại vi: Bao gồm các luận văn khóa trước, các tạp chí và sách báo chuyên ngành TMQT, internet (sử dụng công cụ tìm kiếm đắc lực Google để tìm hiểu thêm thông tin về TMQT, các qui định, nghị định của cơ quan Nhà nước về NK, các chính sách tài chính tín dụng…), website của công ty, các cơ quan bộ ngành …
3.1.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
* Phương pháp quan sát, tổng kết thực tiễn
Trong quá trình tới công ty thực tập em đã tiến hành quan sát công việc của từng nhân viên, đặc biệt là những nhân viên trực tiếp thực hiện nghiệp vụ tác nghiệp thương mại quốc tế; sau đó em đã ghi chép cụ thể lại những công việc, xử lý của họ khi thực hiện hợp đồng NK. Bên cạnh đó em còn tiến hành xem xét các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than của công ty. Từ những hợp đồng đơn thuần và các giấy tờ chứng từ liên quan khác ở dạng nguyên bản để tập hợp ra một số thông tin phục vụ cho việc phân tích sau này như: các điều khoản chủ yếu trong hợp đồng, các chứng từ cần có để tiến hành thực hiện hợp đồng NK, …
* Phương pháp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm
Trên cơ sở kiến thức được học, em tiến hành xây dựng các phiếu điều tra trắc nghiệm và lựa chọn đối tượng phát phiếu điều tra. Phiếu điều tra được thiết kế gồm câu hỏi đóng, câu hỏi mở và những câu hỏi mang tính đánh giá được thể hiện thông qua hình thức trọng số. Nội dung các câu hỏi bám sát vào vấn đề nghiên cứu là quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than (Mẫu phiếu điều tra được đính kèm ở phần phụ lục). Đối tượng phát phiếu điều tra là các trưởng phòng, phó phòng và các chuyên viên xuất nhập khẩu - những người có nhiều kinh nghiệm và trực tiếp tham gia vào công tác quản trị thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu cũng như tổ chức thực hiện hợp đồng NK. Số phiếu phát ra là 10 phiếu, số phiếu thu về là 10 phiếu.
* Phương pháp phỏng vấn chuyên gia
Để tìm hiểu một cách cụ thể hơn công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu em đã tiến hành phỏng vấn ý kiến các chuyên gia nhằm mục đích nghiên
cứu sâu hơn đề tài, thu thập và bổ sung thêm những thông tin mà phiếu điều tra chưa thực hiện được, nhằm giải thích cho những lựa chọn trong phiếu điều tra. Nội dung phỏng vấn và danh sách chuyên gia tham gia phỏng vấn (đính kèm ở phần phụ lục).
3.1.2. Phương pháp phân tích xử lý dữ liệu
3.1.2.1. Phương pháp xử lý dữ liệu thứ cấp
Việc phân tích xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện bằng phương pháp so sánh, phân tích, thống kê, tổng hợp, sử dụng phần mềm Excel để lập bảng biểu so sánh để thấy sự thay đổi rồi đưa ra nhận xét đánh giá của cá nhân.
3.1.2.2. Phương pháp xử lý dữ liệu sơ cấp
- Phỏng vấn chuyên gia: thông tin thu thập được từ việc phỏng vấn sẽ được tổng hợp, thống kê lại thành bảng, sơ đồ rồi tiến hành phân tích.
- Phiếu điều tra trắc nghiệm: kết quả thu được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm thu về sẽ được tổng hợp lại thành bảng, so sánh, tính toán các chỉ tiêu thống kê: số trung bình, tỷ trọng trung bình, lập bảng biểu sơ đồ (được tiến hành bằng Excel), từ đó tiến hành phân tích theo các kết quả thu được đó.
3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc tại công ty XNK và Hợp tác đầu tư giai đoạn 2008-2010
3.2.1. Tổng quan về công ty XNK và Hợp tác Đầu tư
3.2.1.1. Giới thiệu chung về công ty
- Tên: Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư
- Địa chỉ: 30B Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
- Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên - Số đăng ký kinh doanh: 314430
- Điện thoại: 04.37342833 ; Fax: 37324826 - Website: www.congnghiepmovietbac.com.vn ♦ Quá trình hình thành và phát triển:
- Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư tiền thân là Trung tâm Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư trực thuộc Công ty than Nội Địa - Tổng Công ty than Việt Nam (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) được thành lập ngày 16/4/2001 theo Quyết định 345/QĐ-TCCB của Tổng công ty than Việt Nam với Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 314430 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 3/5/2001.
- 23/5/2006 được đăng ký trở thành chi nhánh của Công ty TNHH 1 thành viên Than Nội Địa (nay là Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin) theo Quyết định số 01342/TB-TCCB của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam-Công ty than Nội Địa với tên gọi là chi nhánh Trung tâm Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư.
- Chuyển thành Công ty Xuất nhập khẩu và Hợp tác đầu tư –VVMI là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin ngày 1/1/2011.
- Chức năng: công ty là một đơn vị hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Công
nghiệp mỏ Việt Bắc - Vinacomin, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng, hoạt động theo phân cấp và ủy quyền của Tổng công ty.
- Lĩnh vực kinh doanh:
+ Cung ứng vật tư, thiết bị, hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống + Nhập khẩu thiết bị, phương tiện, vật tư, phụ tùng, hàng hóa
+ Kinh doanh dịch vụ hợp tác Quốc tế về đầu tư, quan hệ thương mại + Sản xuất kinh doanh hàng bảo hộ lao động
+ Kinh doanh chế biến than, vật liệu xây dựng và trang trí nội thất + Kinh doanh gỗ trụ mỏ.
Trong đó hoạt động nhập khẩu là một trong những hoạt động chủ chốt của công ty. * Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là máy móc, thiết bị, vật tư, phụ tùng phục vụ ngành than như: máy xúc, máy ủi, máy vắt, ô tô chở nước tưới đường, máy giặt, máy cứu sinh, máy trấn tôn thủy lực, trạm nén khí công nghiệp, máng cào tải than đá, máng cào uốn mã hiệu, máng cào mềm phòng nổ máy cứu sinh, băng tải lõi PVC, săm lốp các loại, van hợp kim các loại, cáp điện, con lăn...
* Các thị trường nhập khẩu chính của công ty: Trung Quốc, Hàn Quốc, Nga, Đức, Nhật Bản…
3.2.1.2. Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2008-2010
a. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2008-2010)
Trong khoảng thời gian từ năm 2008-2010, tình hình kinh doanh của công ty khá khả quan. Doanh thu của công ty tăng nhanh chóng.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Doanh thu 205.400.665.688 345.690.367.528 398.190.763.389
Lợi nhuận 801.319.522 2.090.706.373 2.620.867.220
(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2008, 2009, 2010)
Nhìn vào bảng thống kê ta thấy doanh thu hàng năm của công ty đều tăng: Năm 2009 doanh thu tăng 68.30 % so với năm 2008, doanh thu năm 2010 tăng 15,19 % so với năm 2009. Nhờ đó lợi nhuận của công ty cũng tăng theo: lợi nhuận năm 2009 tăng 160,91% so với năm 2008 (tốc độ tăng nhanh chóng này là do sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, nền kinh tế đang trong giai đoạn phục hồi, nhu cầu về máy móc thiết bị NK tăng làm cho lợi nhuận tăng); lợi nhuận năm 2010 tăng 25,36% so với năm 2009.
b. Tổng quan tình hình nhập khẩu của công ty (2008-2010)
♦ Kim ngạch nhập khẩu
Đơn vị tính: USD
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh
2009/2008
So sánh 2010/2009
Nhập khẩu 2.935.452 4.743.726 5.395.433 61,60 % 13,74 % (Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh- Phòng Kế toán)
Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh chủ đạo và giữ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Kim ngạch nhập khẩu của công ty trong 3 năm (2008- 2010) có tốc độ tăng nhanh chóng: NK năm 2009 tăng 61,60 % so với năm 2008, năm 2010 tăng 13,74 % so với năm 2009. Điều này cho thấy sự gia tăng về nhu cầu mua sắm máy móc thiết bị phục vụ cho sự phát triển ngành than ở trong nước. Đồng thời cũng cho thấy sự cố gắng, nỗ lực của toàn công ty để tăng cường hoạt động NK, không chỉ gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho mình mà còn phục vụ một phần nhỏ cho sự phát triển chung của đất nước.
♦ Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty (2008-2010)
Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty Thị trường
Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Giá trị (USD) Tỉ trọng (%) Giá trị (USD) Tỉ trọng (%) Giá trị (USD) Tỉ trọng (%) Hàn Quốc 584.136 19,89 906.526 19,11 953.369 17,67 Nga 367.518 12,52 518.489 10,93 611.840 11,34 Hoa Kỳ 302.645 10,31 429.307 9,05 529.310 9,81 Trung Quốc 1.309.231 44,60 2.268.925 47,83 2.623.250 48,62 Nhật Bản 371.922 12,68 620.479 13,08 677.664 12,56 Tổng 2.935.452 100 4.743.726 100 5.395.433 100
(Nguồn: Báo cáo hoạt động nhập khẩu hàng hóa – Phòng kế toán )
Qua bảng số liệu trên ta thấy: Kim ngạch nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than của công ty từ thị trường Trung Quốc luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng kim ngạch NK của công ty (44,60 % năm 2008; 47,83 % năm 2009 và 48,62% năm 2010). Tiếp đến là thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản, Nga và Hoa Kỳ. Tùy từng mặt hàng mà công ty lựa chọn nhập khẩu của các nước khác nhau, điều này phụ thuộc vào chất lượng và giá cả mỗi loại hàng hóa. Các thị trường NK chủ yếu của công ty là các nước châu Á, trong đó lớn nhất là Trung Quốc do Trung Quốc là thị trường NK ổn định nhất, cung cấp nhiều mặt hàng nhất với giá rẻ hơn, chất lượng thì không thua kém nhưng có sức cạnh tranh về giá là rất cao so với các thị trường khác. Hơn nữa, Trung Quốc lại rất gần với Việt Nam nên việc vận chuyển có thể tiến hành một cách thuận tiện, đơn giản và ít tốn kém hơn rất nhiều. Chính vì vậy mà Trung Quốc là thị trường NK chủ yếu của công ty. Công ty có thể lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa có mức chất lượng và giá cả phù hợp nhất.
♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
Từ bảng kết quả dưới đây ta thấy tổng kim ngạch NK của các mặt hàng máy móc, thiết bị phục vụ ngành than của công ty đều tăng qua các năm từ năm 2008- 2010, góp phần đáng kể vào lợi nhuận kinh doanh chung của công ty. Cụ thể, mặt hàng NK nhiều nhất là máy xúc, máng cào và săm lốp ôtô các loại. Trong đó, mặt hàng máy xúc tăng từ 338.959USD năm 2008 lên 512.096USD vào năm 2009 tương ứng với tỷ lệ 51,08% và 614.189 USD năm 2010 tương ứng với tỷ lệ 19,94%. Mặt hàng máng cào cũng tăng từ 251.765USD năm 2008 lên 416.574USD năm 2009 tương ứng tỷ lệ 65,46% và tăng lên 460.354USD tương ứng tỷ lệ 10,51% vào năm 2010. Còn mặt hàng săm lốp ôtô trong năm 2009 trị giá NK tăng 215.930USD tương ứng tỷ lệ là 84,79% so với năm 2008, năm 2010 trị giá NK tăng 95.156USD tương ứng tỷ lệ 20,22% so với năm 2009. Tương tự như vậy các mặt hàng: máy khoan, máy bơm li tâm, xe ôtô chở nước tưới đường, trạm nén khí công nghiệp, băng tải lõi PVC, thiết bị cấp cứu mỏ, phụ tùng các loại…cũng đều tăng trong các năm từ 2008 – 2010. Kết quả trên cho thấy tình hình nhập khẩu máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 là khá khả quan.
♦ Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc (2008- 2010)
Bảng 3.4: Kim ngạch nhập khẩu mặt hàng máy móc thiết bị ngành than từ thị trường Trung Quốc
STT Danh mục Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2009/2008 So sánh 2010/2009
Trị giá (USD) Tỉ trọng (%) Trị giá (USD) Tỉ trọng (%) Trị giá (USD) Tỉ trọng (%) Số tiền (USD) Tỷ lệ (%) Số tiền (USD) Tỷ lệ (%)
1 Băng tải lõi PVC 33.123 2,53 48.328 2,13 55.290 2,11 15.205 145,9 6.962 114,41
2 Săm lốp ôtô các loại 254.645 19,45 470.575 20,74 565.731 21,57 215.930 184,79 95.156 120,22
3 Máng cào 251.765 19,23 416.574 18,36 460.354 17,55 164.809 165,46 43.780 110,51
4 Máy xúc 338.959 25,89 512.096 22,57 614.189 23,41 173.137 151,08 102.093 119,94
5 Máy bơm li tâm 48.834 3,73 104.597 4,61 107.049 4,08 55.763 214,19 2.452 102,34
6 Máy khoan 108.535 8,29 213.959 9,43 255.458 9,74 105.424 197,13 41.499 119,39