5. Bố cục của đề tài
2.2.7 Nội dung của công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung trong doanh nghiệp
2.2.7.1 Xác định chiến lược tổng thể về đào tạo nguồn nhân lực và đào tạo cán bộ quản lý cấp trung
Đây là một trong những nội dung cơ bản của phát triển nguồn nhân lực đồng thời cũng là giải pháp mang tính tiền đề của hệ thống giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. bởi vì, trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt về nguồn nhân lực, để thu hút, giữ chân và phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao, các doanh nghiệp buộc phải xây dựng và thực hiện chiến lược phát triển nguồn nhân lực. Chiến lược nguồn nhân lực là chiến lược chức năng và là một công cụ nhằm thực hiện chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
Chiến lược phát triển nguồn nhân lực bao gồm tổng thể các hoạt động nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, là mục tiêu và nhiệm vụ chủ yếu của công tác đào tạo
Không thể thực hiện được chiến lược phát triển nguồn nhân lực nếu không có một chiến lược đào tạo phù hợp. Như vậy, đào tạo vừa là nội dung cơ bản vừa là công cụ chủ yếu nhằm thực hiện chiến lược phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
Chiến lược đào tạo cán bộ quản lý cấp trung nằm trong chiến lược đào tạo nguồn nhân lực của doanh nghiệp, chia ra làm kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Ngắn hạn: thường thời gian là 1 năm, là việc cụ thể hóa từ kế hoạch trung hạn và dài hạn. Kế hoạch ngắn hạn sẽ trả lời những câu hỏi cụ thể như đào tạo ai, đào tạo nội dung gì, chi phí ra sao, chương trình đào tạo như thế nào, phương pháp đào tạo ra sao, đánh giá hiệu quả đào tạo bằng cách nào…
Thông qua yêu cầu sản xuất kinh doanh của năm kế hoạch, năng lực cán bộ quản lý cấp trung hiện tại và yêu cầu tiêu chuẩn chức danh đặt ra yêu cầu phải đào tạo để bù đắp những kiến thức, kỹ năng còn thiếu hụt.
Trung hạn: thời gian từ 1 năm đến 3 năm. Mục đích là nâng cao kỹ năng của cán bộ quản lý cấp trung bằng việc đổi mới các phương pháp đào tạo, nội dung chương trình đào tạo mang tính chuyên sâu.
Dài hạn: thời gian từ 3 năm trở lên. Dựa trên các quy hoạch cán bộ quản lý, dự kiến sắp xếp, bố trí luân chuyển cán bộ trong doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch đào tạo dài hạn để đáp ứng yêu cầu.
2.2.7.2 Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo là sự mong muốn cải thiện, nâng cao về thái độ, kiến thức và kỹ năng làm việc của doanh nghiệp và người lao động so với hiện tại.
Xác định nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phân tích thông tin nhằm làm rõ hơn nhu cầu đào tạo của từng cá nhân người lao động và tổ chức. Xác định nhu cầu đào tạo nhằm định rõ những đối tượng nào cần đào tạo và cần đào tạo những kỹ năng gì, bên cạnh đó cần xác định mục tiêu và hướng đào tạo cần thiết cho hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
- Phương pháp điều tra phỏng vấn - Phương pháp phân tích tư liệu - Phương pháp quan sát hiện trường - Phương pháp trưng cầu ý kiến
2.2.7.3 Xác định mục tiêu đào tạo
“Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm:
- Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo.
- Số lượng và cơ cấu học viên. - Thời gian đào tạo.” .
Việc xác định mục tiêu đào tạo là bước quan trọng trong nội dung của công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung. Xác lập được mục tiêu doanh nghiệp mới thiết lập được các hoạt động để nhằm đúng mục tiêu để thực hiện. Ngoài ra, có được mục tiêu đào tạo rõ ràng là cơ sở cho công tác đánh giá hiệu quả đào tạo. Mục tiêu đào tạo càng được định lượng, hợp lý bao nhiêu thì việc đánh giá hiệu quả đào tạo sẽ chính xác tương ứng.
Các mục tiêu đào tạo cán bộ quản lý cấp trung cũng giống như các mục tiêu khác đều cần phải thật rõ ràng nghĩa là
- Mục tiêu phải thật cụ thể. Ví dụ như hiệu quả công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung tăng lên thì phải cụ thể tăng bao nhiêu? So sánh với thời điểm nào? Cần bao nhiêu lâu, ngày, tháng năm nào kết thúc? Bằng cách nào? Nguồn vốn, nhân lực từ đâu?...
- Mục tiêu đưa ra phải có đơn vị, con số cụ thể để có thể đo đếm được. Chẳng hạn như %; USD/Đồng; giờ, ngày, tháng... để đến khi kết thúc năm, kết thúc chương trình, kế hoạch có thể xác định được ngay là đạt hay không đạt mục tiêu đề ra.
- Mục tiêu đặt ra cần phải vừa đủ cao để có thể khai thác hết tiềm năng và tận dụng hết năng lực của doanh nghiệp, nhưng cũng phải thực tế ở mức có thể đạt được.
- Mục tiêu đặt ra phải sát với năng lực và phải thực tế, phù hợp với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cả về vật lực và nhân lực. Để đạt được điều này người xác lập mục tiêu phải am hiểu các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
- Mục tiêu đặt ra phải có hạn mức thời gian. Cần bao lâu để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
2.2.7.4 Lựa chọn đối tượng đào tạo
“Là lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu công việc, động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người”.
Lựa chọn ai để đào tạo từ đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung trong doanh nghiệp, điều đó dựa trên yêu cầu của công việc và nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý cấp trung, tác dụng của đào tạo đối với họ cũng như khả năng quản lý của mỗi người.
2.2.7.5 Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
- “Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp”.
Các cán bộ quản lý cấp trung tham gia chương trình đào tạo có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm quản lý khác nhau, mức độ hiểu biết khác nhau. Việc xây dựng chương trình đào tạo đòi hỏi phải có sự phù hợp với năng lực của các đối tượng tham gia. Nếu chương trình đào tạo không phù hợp với phần lớn học viên thì chương trình đó sẽ kém hiệu quả và gây lãng phí. Vì vậy trước các khóa đào tạo thường phải có điều tra khảo sát nhu cầu của học viên để đảm bảo chương trình đào tạo phù hợp. Nội dung của chương trình đào tạo đòi hỏi phải gắn liền với mục tiêu đào tạo. Từng kiến thức, kỹ năng trong chương trình đào tạo sẽ hướng tới mục tiêu nào của đào tạo cán bộ quản lý cấp trung. Ví dụ như chương trình đào tạo là nâng cao kỹ năng ra quyết định của cán bộ quản lý cấp trung thì nội dung đào tạo phải xây dựng được hoàn cảnh đưa ra quyết định, các nhân tố ảnh hưởng tới việc ra quyết định, cách thu thập thông tin để ra quyết định…
Việc xây dựng chương trình đào tạo còn phải xác định thời gian đào tạo, thời điểm đào tạo cho phù hợp. Tùy thuộc vào tình hình và kế hoạch hành động của doanh nghiệp trong chiến lược kinh doanh và chiến lược nhân sự mà xác định thời gian đào tạo cho linh hoạt và phù hợp.
- Phương pháp đào tạo cán bộ quản lý cấp trung có thể chia làm 2 nhóm phương pháp lớn:
Bảng 2.3 Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Phương pháp áp dụng cho Thực hiện Viên chức quản lý Lao động sản xuất Cả hai cấp Trong công việc Ngoài công việc
1. Đào tạo theo chỉ dẫn công việc _ _ x x 0 2. Đào tạo theo kiểu học nghề 0 x 0 x 0 3. Kèm cặp và chỉ bảo x 0 0 x 0 4. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc x 0 0 x 0 5. Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp 0 x 0 0 x 6. Cử người đi học ở các trường chính quy _ _ x 0 x 7. Bài giảng, hội nghị hay thảo luận x 0 0 0 x 8. Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự
trợ giúp của máy tính _ _ x 0 x
9. Đào tạo từ xa _ _ x 0 x
10. Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm x 0 0 0 x 11. Đào tạo kỹ năng xử lý công văn giấy tờ x 0 0 0 x
Ghi chú: X: áp dụng - O: không áp dụng- Áp dụng cho cả hai cấp Nguồn: Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân
Mỗi phương pháp có ưu điểm cũng như nhược điểm riêng, tùy vào đối tượng và tình hình thực tế của Công ty mà ta có thể vận dung vào kế hoạch đào tạo của Công ty.
2.2.7.6 Dự tính chi phí đào tạo
Khi xây dựng chương trình đào tạo tổ chức cần phải tính đến chi phí cho việc đào tạo, bao gồm chi phí cho việc học, chi phí cho giảng dạy và chi phí cơ hội.
Chi phí đào tạo sẽ quyết định việc lựa chọn các phương pháp đào tạo. Nếu chi phí đào tạo quá lớn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương án đào tạo thay
thế để vừa đảm bảo hiệu quả đào tạo cũng như nằm trong khả năng tài chính. Tuỳ thuộc vào phương pháp đào tạo mà cơ cấu chi phí cho mỗi khoá đào tạo là khác nhau.
2.2.7.7 Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Giáo viên là thành phần quan trọng không thể thiếu của bất kỳ một chương trình giảng dạy, đào tạo và phát triển nào. Chất lượng đội ngũ giáo viên đóng vai trò quyết định đến chất lượng kết quả đào tạo học viên.
Căn cứ vào mục tiêu đào tạo, yêu cầu công việc và nhu cầu đào tạo, tùy thuộc vào nguồn lực và khả năng tài chính có thể lựa chọn giáo viên từ các cán bộ có chuyên môn cao tại cơ sở hoặc giáo viên thuê ngoài như giảng viên các trường đại học, trung tâm đào tạo có uy tín…
Đối với giáo viên là cán bộ trong DN: là các chuyên gia, cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất tốt được tín nhiệm. Do có quá trình làm việc lâu dài, hiểu rõ thực trạng chất lượng, tồn tại và hạn chế của nhân viên trong doanh nghiệp. Hơn nữa, đây là nguồn lực sẵn có dễ điều động quản lý, chi phí thấp. Tuy nhiên do không có chuyên môn sư phạm nên khả năng truyền đạt kiến thức của họ còn hạn chế.
Đối với giáo viên thuê ngoài: Là các giáo viên của các trung tâm đào tạo có uy tín, có trình độ sư phạm phù hợp. Tuy nhiên chi phí thuê giảng lại khá cao và không am hiểu tình hình đặc thù của doanh nghiệp, cần bổ sung cho họ những kiến thức về thực trạng công tác đào tạo và hiểu biết về tổ chức để họ có cách giảng dạy, chương trình đào tạo phù hợp, đạt hiệu quả theo thỏa thuận ban đầu của hai bên.
Để có thể thiết kế nội dung chương trình đào tạo phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp, có thể kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp. Việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với kiến thức mới, không xa rời với thực tiễn tại doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung
2.2.7.8 Đánh giá chương trình và kết quả đào tạo
(1)- Mục tiêu đào tạo có đạt được hay không.
(2)- Xác định những điểm mạnh, điểm yếu của chương trình đào tạo.
(3)- Đánh giá hiệu quả kinh tế của việc đào tạo thông qua việc tính toán giữa chi phí đào tạo bỏ ra và lợi ích công tác đào tạo đem lại.
(4)- Thiết lập cơ sở dữ liệu cho những chương trình đào tạo kế tiếp.
Nội dung đánh giá hiệu quả đào tạo:
(1)- Sự phù hợp về thời lượng, nội dung khóa đào tạo. (2)- Mức độ tham gia của các học viên.
(3)- Kỹ năng, kiến thức thu được.
(4)- Khả năng áp dụng vào công việc thực tế.
(5)- Khả năng truyền đạt và hướng dẫn của giáo viên. (6)- Công tác doanh nghiệp lớp học.
(7)- Kết quả đào tạo so với mục tiêu đào tạo.
(8)- Tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bằng việc phân tích chi phí bỏ ra và lợi nhuận thu được. Đối với cán bộ quản lý cấp trung, việc đào tạo các kỹ năng quản lý phải thể hiện hiệu quả làm việc của nhân viên, số lỗi làm việc của nhân viên giảm trong khoảng thời gian tương đối dài hoặc kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có chiều hướng đi lên.
Công cụ để đánh giá hiệu quả đào tạo:
(1)- Cho học viên làm bài kiểm tra khi kết thúc khóa đào tạo.
(2)- Sử dụng bảng hỏi, phỏng vấn trực tiếp học viên, giảng viên giảng dạy. (3)- Quan sát quá trình làm việc sau khi kết thúc khóa đào tạo.
(4)- Đo lường kết quả thực hiện công việc.
Các mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo:
Để đánh giá chất lượng chương trình đào tạo, dù bắt đầu từ đâu, cần phải xác định nhu cầu trước khi xây dựng mục tiêu mà việc đánh giá phải hướng đến. Có rất nhiều mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo:
Hình 2.1 Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo
Nguồn: Chương trình đào tạo của công ty 621
- Hình tròn (1) và (2) mô tả chương trình được thiết kế. - Hình tròn (3) và (4) mô tả chương trình được triển khai.
- Mũi tên liền nét chỉ các lĩnh vực trong các hoạt động đánh giá.
- Mũi tên đứt đoạn thể hiện các hoạt động được tiến hành trong giai đoạn xây dựng.
Mối quan hệ giữa các đặc trưng và kết quả là một chủ điểm chính trong hầu hết các nghiên cứu đánh giá. Công cụ thường được sử dụng trong phạm vi này là các kiểm tra về kết quả theo nhiều thể loại khác nhau. Trong biểu đồ trên, một đường kẻ liền nét giữa hai yếu tố này chỉ ra rằng loại thông tin này không thể thu thập được nếu chưa tiến hành thí điểm chương trình.
Các đặc trưng và các hoạt động dự kiến: Hai yếu tố của sơ đồ được nối với nhau bằng đường chấm cho thấy mối quan hệ giữa các đặc trưng chương trình và các hoạt động dự kiến chỉ có thể được nghiên cứu ở giai đoạn xây dựng tài liệu thông qua các quá trình phán xét. Các kết quả đạt được ở giai đoạn này không cần được nghiên cứu lại ở giai đoạn thử nghiệm.
Các hoạt động dự kiến và hoạt động thực tế cần thiết phải thiết kế các nghiên cứu thử nghiệm với mục đích dự đoán mức độ triển khai của chương trình dự kiến.
Nếu các chuyên gia dự tính rằng chương trình sẽ không được triển khai và họ cho là các hoạt động thực tế sẽ khác xa với các hoạt động dự kiến thì các nhà xây dựng chương trình phải sửa đổi chương trình để làm tăng khả năng thực hiện chương trình. Việc thực hiện chương trình dự kiến có khả năng thất bại khi các hoạt động dự kiến đặt ra những yêu cầu không hợp lý đối với nhà trường, đối với giáo viên và đặc biệt là các yêu cầu về nguồn lực.
Mô hình đánh giá theo 4 yếu tố đầu vào, hoạt động, đầu ra và hiệu quả: - Đầu vào: bao gồm các yếu tố liên quan đến người học (như trình độ chung lúc vào học, độ tuổi, giới tính . . .), lực lượng giảng viên, cơ sở vật chất – máy móc thiết bị, giáo trình, tài liệu học tập, kinh phí đào tạo.