CẤP TRUNG TẠI CÔNG TY 621
4.1 Định hướng và quan điểm về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của công ty 621 trong giai đoạn 2013-2020
4.1.3 Quan điểm của tác giả nghiên cứu về hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung tại Công ty 621
Có thể nói năng lực của cán bộ quản lý cấp trung là một trong những nhân tố giúp Công ty 621 phát huy những điểm mạnh, khắc phục các điểm yếu, tận dụng các cơ hội và giảm thiểu nguy cơ. Công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung không phải là yếu tố đảm bảo chắc chắn có được đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầu nhưng nếu đạt hiệu quả tốt thì sẽ có được những biến chuyển tích cực trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Qua nghiên cứu, tác giả đưa ra các quan điểm để hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung tại Công ty 621 như sau:
Một là, xây dựng chiến lược đào tạo đúng đắn gắn liền với chiến lược phát triển nguồn nhân lực và chiến lược sản xuất kinh doanh:
Công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung phải nằm trong hệ thống chiến lược đào tạo cán bộ quản lý, chiến lược phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Có được một tầm nhìn dài hạn về đào tạo cán bộ quản lý thì mới có thể có được đội ngũ cán bộ có năng lực cho cả một giai đoạn, vì việc phát triển đội ngũ cán bộ cần có thời gian chứ không chỉ đơn giản trong 1 vài năm. Để có được một chiến lược đào tạo cán bộ quản lý cấp trung đúng đắn và khả thi thì trước hết cần đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ hiện tại từ quy mô, cơ cấu, năng lực thực tế, công tác đào tạo hiện tại, chi phí dành cho công tác đào tạo đối tượng này. Chiến lược đào tạo đó phải xỏc định rừ ràng mục tiờu, gắn liền với mục tiờu của chiến lược sản xuất kinh doanh, phải chỉ rừ phương phỏp, cỏch thức để đạt được mục tiờu, nguồn nhõn lực và vật lực được huy động để thực hiện, trách nhiệm của các bên tham gia thực hiện, có tiêu chí đánh giá, giám sát hoạt động và kiểm tra thực hiện.
Hai là, hoàn thiện công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung phải thực hiện mang tính đồng bộ.
Công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung bao gồm các hoạt động từ xây dựng chiến lược, xác định nhu cầu, tổ chức thực hiện, đánh giá và điều chỉnh. Để có được hiệu quả cao trong công tác đào tạo cán bộ quản lý cấp trung thì Công ty 621 phải xem xét thực hiện một cách đồng bộ các hoạt động đó. Tuy nhiên, cần phải phân tích các vấn đề tồn tại, tìm hiểu nguyên nhân để với nguồn lực hiện có sẽ tập trung vào giải quyết vấn đề nào trước vấn đề nào sau. Có nhìn được công tác đào tạo một cách hệ thống thì mới có thể xem xét và đưa ra các biện pháp hoàn thiện một cách hiệu quả.
Ba là, đào tạo theo chiều sâu, có trọng tâm.
Đào tạo cán bộ quản lý theo chiều sâu, theo đúng những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc mà cán bộ quản lý cấp trung còn thiếu. Không phải cứ kiến thức nào mới cũng cho tất cả các cán bộ quản lý đi đào tạo. Cần đào tạo có trọng tâm, không tràn lan để sử dụng chi phí đào tạo đó một cách hiệu quả, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
4.2 Giải pháp về công tác đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý cấp trung 4.2.1. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung phù hợp với nhu cầu thực tế, đúng đối tượng
Xác định chính xác nhu cầu đào tạo và phát triển là một khâu quan trọng mang tính xuyên suốt cả quá trình của công tác đào tạo. Công ty cần xác định một cỏch rừ ràng khi nào, ai phải đào tạo, và nếu đào tạo thỡ cần phải đào tạo những kỹ năng kiến thức gì, và số lượng là bao nhiêu. Để có thể xác định chính xác những nội dung đó, Công ty luôn phải bám sát vào 3 cấp độ phân tích: phân tích tổ chức, phân tích công việc và phân tích con người. Có thể mô hình hóa những nội dung công việc để có thể xác định nhu cầu đào tạo cán bộ cấp trung chính xác như sau:
Bảng 4.2: Nội dung công việc để xác định nhu cầu đào tạo và phát triển
STT Cấp độ phân tích Quá trình liên quan Kết quả của quá trình
liên quan
1 Phân tích tổ chức Chiến lược, mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp.
Chiến lược đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung, mức độ ưu tiên
2 Phân tích công việc
- Mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh.
- Từ điển năng lực.
Khung năng lực của cán bộ phòng
3 Phân tích con người - Đánh giá thực hiện công việc.
- Hồ sơ đào tạo.
- Còn yếu và thiếu gì so với khung năng lực đã xây dựng.
Nguồn: Tác giả tổng hợp năm 2013 Với những nhược điểm của công tác đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung của Công ty 621 như đã phân tích, để xác định được nhu cầu đào tạo chính xác cần phải có chiến lược đào tạo và phát triển cho cán bộ quản lý cấp trung gắn với chiến lược đào tạo nguồn nhân lực và chiến lược sản xuất kinh doanh.
Với chiến lược và mục tiêu hướng đến năm 2020, Công ty đã xác định số lượng lao động và cơ cấu lao động trực tiếp, lao động gián tiếp (Theo Bảng 4.2), tuy nhiên cần cụ thể hóa hơn nữa cơ cấu lao động này về cả mặt chất lượng. Từ đó, xem xét cung lao động trên thị trường, đánh giá và dự đoán cung lao động để có phương án cho việc bố trí sắp xếp nhân lực.
Trước hết Công ty 621 cần có chiến lược tổng thể về hoạt động quản trị nhân lực sau đó từ chiến lược quản trị nhân lực và chiến lược sản xuất kinh doanh sẽ xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chiến lược đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung. Trong chiến lược đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung cần chỉ ra:
- Nhu cầu cần đào tạo mới: bao gồm đào tạo bổ sung theo nhu cầu số lượng cán bộ phòng gia tăng, đào tạo thay thế số lượng cán bộ nghỉ chế độ, miễn nhiệm.
Đối với số lượng đào tạo mới phải có đào tạo dự phòng, tỷ lệ dự phòng này Công ty
có thể căn cứ vào tỷ lệ thuyên chuyển, nghỉ việc, miễn nhiệm cán bộ phòng trong các năm trước.
- Nhu cầu đào tạo nâng cao: Đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng quản lý, cập nhật các kiến thức mới trong lĩnh vực xây dựng liên quan, đào tạo tiếng anh, sử dụng các công cụ tin học trong công tác quản lý.
- Nhu cầu đào tạo theo quy hoạch cán bộ, lộ trình thăng tiến của cán bộ quản lý: đào tạo đối tượng quản lý cấp tác nghiệp, cấp thấp để phát triển lên đội ngũ cán bộ quản lý cấp trung. Để xác định được nhu cầu đào tạo theo chỉ tiêu này, cần xây dựng các phương án phát triển thăng tiến từ cấp tác nghiệp cấp thấp lên cấp trung và từ cấp trung lên cấp cao. Nhân sự đề xuất cho các vị trí phải căn cứ vào kết quả đánh giá thực hiện công việc, tiềm năng phát triển của cán bộ đó. Trên cơ sở quy hoạch cán bộ, bộ phận quản lý đào tạo thiết lập chương trình và lộ trình đào tạo cho phù hợp.
Từ chiến lược sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển nguồn nhân lực, xác định những bộ phận nào làm việc chưa hiệu quả, bộ phận nào có tính chất thúc đẩy kinh doanh thì phải hướng tới đào tạo và phát triển cán bộ quản lý cấp trung ở những bộ phận đó trước. Nhưng cũng không phải vì vậy mà lãng quên các đơn vị còn lại, bởi như đã biết thì các bộ phận có mối quan hệ ràng buộc vô hình thúc đẩy nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Chỉ nhấn mạnh rằng, cái gì cũng cần phải đầu tư có tập trung, làm thật tốt ở những đơn vị mang tầm thúc đẩy lớn mạnh trước để là sức bật cho các đơn vị còn lại. Thông qua xem xét các bộ phận có ý nghĩa quan trọng và thúc đẩy nhất thì cần đầu tư vào đó nhiều hơn.
Thông qua phân tích công việc, xây dựng khung năng lực cán bộ quản lý cấp trung.
Để xây dựng được khung năng lực, cần hoàn thiện và thường xuyên cập nhật, bổ sung thông tin trong các bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện; xây dựng bộ từ điển năng lực của doanh nghiệp.
Các bản mô tả công việc hiện nay đang làm cũng khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên trong thời gian tới cần phải hoàn thiện và cập nhật, bổ sung đầy đủ các thông tin. Trong môi trường biến động như ngày nay, các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với
người thực hiện cũng giảm bớt tính cố hữu. Các công việc mang tính ổn định cũng thấp hơn do sự thay đổi liên tục của công việc đặc biệt là đối với công tác quản lý. Vì vậy xem xét những sự thay đổi từ nhiệm vụ mà cán bộ quản lý cấp trung cần thực hiện để cung cấp thêm cho họ những kiến thức kĩ năng cần thiết là một vấn đề quan trọng cần có sự quan tâm của các cấp lãnh đạo và những người có trách nhiệm.
Hoàn thiện được các bản mô tả công việc chính là việc đưa ra những tiêu chuẩn, yêu cầu chính xác và gắn với thực tế khách quan hơn. Có được những tiêu chuẩn càng đúng thì việc so sánh giữa tiêu chuẩn và thực tế của từng cán bộ quản lý cấp trung càng chính xác và vì vậy xác định được đối tượng đào tạo chuẩn hơn.
Đối với cán bộ quản lý, các nhiệm vụ chính tương đối giống nhau bao gồm các nhiệm vụ cơ bản của quản lý bao gồm hoạch định, doanh nghiệp, bố trí nhân lực, lãnh đạo/động viên và kiểm soát. Tuy nhiên, tiêu chuẩn thực hiện công việc của mỗi cán bộ quản lý cấp trung trong mỗi bộ phận lại khác nhau. Hoàn thiện được hệ thống này là cơ sở để đánh giá tốt kết quả thực hiện so với tiêu chuẩn đề ra.
Đối với các yêu cầu về năng lực chuyên môn, có thể sử dụng biểu mẫu sau để đánh giá, xác định nhu cầu cần đào tạo. Ví dụ với cán bộ phòng Tổ chức hành chính
Biểu mẫu 4.1 Biểu mẫu xác định nhu cầu đào tạo về kiến thức
Chức danh
Yêu cầu của công việc đang đảm nhận
Nghề nghiệp và trình độ đào tạo thực tế
Ngành đào tạo
Trình độ chuyên
môn
Thâm niên nghề
Trình độ ngoại
ngữ
Ngành đào
tạo
Trình độ chuyên
môn
Thâm niên nghề
Trình độ ngoại
ngữ Trưởng
phòng tổ chức hành chính
KTLĐ, QTNS, QTKD
Đại học
Từ 5 năm trở lên
Anh C
Ngoại ngữ, QTKD
Đại học 3 năm Anh C Phó phòng
tổ chức hành chính
KTLĐ, QTNS, Luật KT
Đại học
Từ 3 năm
trở lên Anh C Ngoại
ngữ Đại học 1 năm Anh C Nguồn: Tác giả đề xuất năm 2013 Theo biểu mẫu 4.1, có thể nhận thấy cán bộ quản lý cấp trung nào cần phải được thực hiện đào tạo và đào tạo những gì cho họ để họ có thể ứng dụng vào trong thực tế công việc yêu cầu. Công ty đã tiến hành phân tích công việc vì vậy không có
khó khăn gì trong quá trình đưa các tiêu chuẩn, các yêu cầu đối với người thực hiện ra để đối chiếu và so sánh. Mức độ sử dụng cán bộ quản lý cấp trung theo đúng chuyên môn phần nào làm giảm những khó khăn trong công việc. Nếu mức độ phù hợp chưa cao thì cần phải đào tạo, bồi đắp cho họ những kiến thức kĩ năng để họ có thể thực hiện công việc của mình tốt hơn, góp phần vào sự hiệu quả công việc của cả bộ phận cũng như cả công ty.
Đối với các năng lực ngoài chuyên môn, các năng lực đã được định nghĩa, phân chia mức, có thể áp dụng biểu mẫu sau để xác định nhu cầu đào tạo, thấy được sự chênh lệch giữa yêu cầu cần có và khả năng đáp ứng hiện tại của cán bộ phòng.
Ví dụ áp dụng cho Trưởng phòng Tổ chức hành chính:
Biểu mẫu 4.2 Biểu mẫu xác định nhu cầu đào tạo và phát triển kỹ năng
STT Năng lực Cấp độ
(Max =5)
Đánh giá
Các khóa đào tạo cần tham
gia
Nhận xét
1 Học hỏi không ngừng 4
2 Giao tiếp 4
3 Xây dựng mối quan
hệ/mạng lưới quan hệ 4 4 Phát triển nhân viên 5 5 Hoạch định và tổ chức 5
6 Ra quyết định 5
7 Tầm nhìn và định hướng
chiến lược 4
Nguồn: Tác giả đề xuất năm 2013
Với mỗi kỹ năng được trình bày trong Biểu mẫu 4.2, có thể đánh giá từng cá nhân xem có đáp ứng với mức độ tiêu chuẩn năng lực không, từ đó xác định các chương trình đào tạo cho phù hợp.
Phân tích cán bộ quản lý cấp trung thông qua hoạt động đánh giá thực hiện công việc.
Nếu phân tích công việc là biện pháp xác định thiếu hụt về kiến thức, chuyên
môn thì đánh giá thực hiện công việc có thể được coi là biện pháp xác định sự thiếu hụt về kỹ năng thực hiện. Thông qua đánh giá thực hiện công việc ta mới có thể xác định được mỗi cán bộ quản lý cấp trung đang làm việc như thế nào. Bởi vì không phải cứ được đào tạo đúng chuyên ngành, đáp ứng được các tiêu chuẩn đặt ra là đã thực hiện tốt công việc, nhiệm vụ của mình. Những tiêu chuẩn chỉ là điều kiện cần chứ chưa phải là điều kiện đủ. Nhưng cũng không phải những người làm trái chuyên ngành, chưa đạt được các tiêu chuẩn là thực hiện công việc kém hơn. Điều này còn phụ thuộc lớn vào nỗ lực không ngừng học hỏi của mỗi con người, và kết quả được đánh giá trong bản đánh giá thực hiện công việc.
Tại đây, một lần nữa lại phải đưa ra sự so sánh giữa kết quả thực hiện công việc với tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc được xác định trong quá trình xây dựng các bản mô tả công việc. Các tiêu chuẩn này ngày càng phải hướng tới lượng hoá một cách khoa học và chính xác hơn. Đối với cán bộ quản lý cấp trung, kết quả công việc được gắn với kết quả của bộ phận mà cán bộ được giao phụ trách. Vì vậy việc giao chỉ tiêu hoạt động cho các bộ phận phải chặt chẽ để làm cơ sở cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của cán bộ quản lý bộ phận đó.