Quản trị nguồn hàng là hoạt động điều phối hàng hóa nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu hàng hóa của khách hàng. Việc cung ứng hàng hóa kịp thời đầy đủ đảm bảo cho quá trình kinh doanh thƣơng mại đƣợc tiến hành liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Những nội dung cơ bản của công tác quản trị nguồn hàng nhƣ: tổ chức công tác tiếp nhận hàng hóa, tổ chức trƣng bày hàng hóa, tổ chức bảo quản hàng hóa, tổ chức kiểm soát chất lƣợng, tổ chức dịch vụ hỗ trợ bán hàng.
a. Tổ chức công tác tiếp nhận hàng hóa
Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu hàng hóa và chất lƣợng, Metro Việt Nam xây dựng các trung tâm phân phối hàng hóa để cung cấp kịp thời hàng hóa cho các siêu thị, vì vậy công tác tổ chức thu mua hàng hóa đƣợc thay bằng công tác tiếp nhận hàng hóa. Metro Nha Trang nhận hàng tại các trung tâm phân phối:
- Trung tâm Thu mua & chế biến rau quả Đà Lạt.
- Trung tâm Thu mua và chế biến Thủy hải sản Cần Thơ. - Trung tâm phân phối hàng lạnh Bình Dƣơng.
- Trung tâm phân phối Hàng Thực phẩm khô và Phi thực phẩm Bình Dƣơng. Quy cách sản phẩm đều do Metro Việt Nam đặt nhà sản xuất, sau đó hàng hóa sẽ đƣợc chuyển về các trung tâm phân phối. Tại đây hàng hóa đƣợc phân lô, đóng gói, dán mã vạch làm mã hàng theo quy cách của Metro. Hàng hóa đƣợc vận chuyển về kho hàng Metro Nha Trang, bộ phận nhận hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, nhận hàng hóa nhập kho rồi phân về các ngành hàng tƣơng ứng.
b. Tổ chức trƣng bày hàng hóa
Hàng hóa sau khi nhập kho hàng sẽ đƣợc đƣa ra trƣng bày lên kệ. Các kệ hàng của Metro Nha Trang đƣợc thiết kế rộng và cao, phù hợp với cách thức đóng gói
theo lốc lớn của Metro, sản phẩm đặt lên kệ hàng sẽ có tên sản phẩm dán kèm theo cùng với giá bán. Metro Nha Trang tổ chức trƣng bày hàng hóa theo kích thƣớc và theo khối.
-Trƣng bày hàng hóa theo kích thƣớc: những hàng hóa có kích thƣớc lơn, nặng đƣợc đặt kệ dƣới cùng, kệ trên cao dành cho những hàng hóa có kích thƣớc nhỏ hơn. Phần trên của kệ, Metro Nha Trang dùng làm chỗ để các thùng hàng dự trữ tại chỗ nhằm linh động trong việc lấy hàng khi hàng trên kệ hết.
-Trƣng bày theo khối: những sản phẩm liên quan đến nhau đƣợc sắp xếp gần nhau. Sản phẩm cần bảo quản ở nhiệt độ thấp đƣợc thiết kế ở khu vực riêng.
Khoảng cách giữa các gian hàng rộng rãi, dễ dàng tìm kiếm, ở giữa siêu thị là quầy thông tin, tƣ vấn thắc mắc của khách hàng.
Hàng ngày nhân viên ngành hàng sẽ kiểm tra, sắp xếp lại hàng hóa trên kệ, lau chìu vệ sinh kệ hàng sạch sẽ.
Hình 2.7: Hình ảnh và sơ đồ siêu thị Metro Nha Trang
Qua sơ đồ siêu thị Metro Nha Trang, chúng ta có thể thấy quy mô của siêu thị Metro rất lớn, rộng rãi, phù hợp với những khách hàng mua hàng số lƣợng lớn, lối đi rộng, dễ dàng cho việc đẩy xe hàng. Các gian hàng đƣợc thiết kế theo khuôn viên riêng, trên mỗi đầu kệ đều có các biển thông tin kệ hàng hóa ví dụ: hàng hóa mĩ phẩm, hàng đồ khô, thịt, cá,… Đối với những sản phẩm cần bảo quản lạnh, Metro Nha Trang thiết kế khu trƣng bày hàng hóa riêng, thƣờng tập trung thành một khu vực riêng, có máy lạnh để bảo quản hàng hóa. Công tác vệ sinh sàn siêu thị và các kệ thực hiện tốt.
c. Tổ chức bảo quản hàng hóa
Hệ thống cơ sở vật chất của Metro Nha Trang hiện đại, đáp ứng tốt các yêu cầu bảo quản hàng hóa.
Đối với thực phẩm tƣơi sống: tất cả 5 ngành hàng này đều có kho lạnh, những ngành hàng này có vị trí gần nhau nhằm tập trung hệ thống làm lạnh tốt nhất. Hàng hóa đƣợc bảo quản ở nhiệt độ thích hợp nhằm giữ chất lƣợng luôn đƣợc đảm bảo. Đặc biệt đối với khu hàng rau sẽ đƣợc lắp thêm máy phun sƣơng tự động để rau luôn đƣợc tƣơi ngon, không bị héo. Sản phẩm đông lạnh đƣợc cho vào kho đông nhằm đảm bảo hàng hóa luôn ở nhiệt độ thấp và không bị rã đông. Đối với cá sống, trong quá trình vận chuyển từ trung tâm phân phối về luôn đƣợc cung cấp oxy dƣỡng khí trên xe, về đến kho hàng Metro Nha Trang chúng sẽ đƣợc cho vào bể cá có hệ thống máy sục khí cung cấp oxy cho cá, khi cá chết sẽ đƣợc vớt ra ngay và cho sang khu bảo quản lạnh (trở thành hàng cá tƣơi với mã vạch khác).
Đối với thực phẩm khô và phi thực phẩm: những sản phẩm thuộc những ngành hàng này đều cần bảo quản ở nơi thoáng mát, khô ráo nên Metro Nha Trang đã xây dựng kho hàng riêng, rộng rãi, khô rao, có hệ thống thông gió.
Với hệ thống bảo quản lạnh hiện đại, cơ chế kiểm soát nhiệt độ hoàn hảo, Mtro Nha Trang luôn đảm bảo chất lƣợng và độ tƣơi của sản phẩm.
d. Tổ chức kiểm soát chất lƣợng hàng hóa
Các loại sản phẩm bày bán tại siêu thị Metro Nha Trang đều đƣợc đảm bảo chất lƣợng. Để đảm bảo an toàn thực phẩm tại các trung tâm siêu thị, Metro đã áp dụng hệ thống HACCP. HACCP có nghĩa là phân tích mối nguy và điểm kiểm soát tới hạn, một hệ thống để đảm bảo an toàn thực phẩm và duy trì những tiêu chuẩn vệ sinh. HACCP đã trở thành một phƣơng pháp đƣợc công nhận và chấp thuận trên toàn thế giới để đảm bảo an toàn thực phẩm. Tại METRO, HACCP không là một chƣơng trình riêng lẻ, mà đƣợc xây dựng trên nền tảng của những hoạt động hàng
ngày, còn đƣợc gọi là chƣơng trình tiên quyết. Sự thành công của chƣơng trình HACCP phụ thuộc vào hai yếu tố là cơ sở hạ tầng và con ngƣời.
Đối với sản phẩm tƣơi sống, nhà cung cấp phải đảm bảo sản phẩm của họ đáp ứng tiêu chuẩn sản phẩm, bao gồm các yêu cầu về chất lƣợng, đóng gói và nhiệt độ vận chuyển. Sản phẩm thịt và trứng phải đƣợc giao kèm với giấy chứng nhận kiểm dịch. Nhân viên METRO sẽ kiểm tra tất cả các lô sản phẩm đƣợc giao, và những lô sản phẩm không đáp ứng yêu cầu sẽ bị từ chối.
Tất cả sản phẩm thực phẩm chế biến và bao bì bao gói, chứa đựng thực phẩm phải đƣợc cấp chứng nhận hợp quy hoặc phù hợp quy định an toàn thực phẩm. Metro yêu cầu nhà cung cấp xuất trình hồ sơ, bao gồm cả mẫu nhãn cuả sản phẩm và kết quả kiểm nghiệm.
Những sản phẩm hóa mỹ phẩm và chế phẩm diệt côn trùng gia dụng phải đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký lƣu hành.
Những sản phẩm phi thực phẩm nhƣ đồ chơi, mũ bảo hiểm, thiết bị điện, thiết bị viễn thông,… phải đƣợc cấp chứng nhận hợp quy và dán tem hợp quy theo quy định.
Việc ghi nhãn cho các sản phẩm đóng gói sẵn là một yêu cầu quan trọng đối với nhà cung cấp của METRO. Tất cả các sản phẩm này phải tuân thủ quy định về ghi nhãn hàng hoá, nhằm cung cấp tất cả các thông tin cần thiết về sản phẩm cho khách hàng.
Theo định kỳ, bộ phận Đảm bảo Chất lƣợng sẽ lấy mẫu kiểm nghiệm. Metro chọn lựa những phòng thí nghiệm độc lập có uy tín để thực hiện việc phân tích các sản phẩm thực phẩm và phi thực phẩm. Bộ phận đảm bảo chất lƣợng cũng kiểm tra việc ghi nhãn và kiểm tra về định lƣợng tất cả các sản phẩm nhằm phát hiện các sản phẩm không phù hợp và yêu cầu các nhà cung cấp cải thiện chất lƣợng sản phẩm.
Hàng ngày nhân viên ngành hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra hàng hóa, hàng nào sẽ bị lỗi (do quá trình lấy hàng làm bao bì bị rách, méo mó, biến dạng,…) sẽ đƣợc lấy khỏi kệ hàng và trả lại kho, báo cho trƣởng ngành hàng. Hàng bị lỗi sẽ đƣợc sử dụng cho nội bộ hoặc làm quà tặng. Đặc biệt, khi nhập hàng vào kho hàng,
bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa và nhập vào hệ thống dữ liệu, nếu hàng hóa nào còn thời gian sử dụng còn 3 tháng thì hàng đó đƣợc ƣu tiên đƣa xuống khỏi kệ hàng đặt thành đảo hàng tạo sự thu hút với khách hàng để bán đi trƣớc, nếu vẫn không bán đƣợc thì hàng đó sẽ tiến hành đóng gói lại làm quà tặng làm quà tặng kèm, hàng giảm giá lớn (thƣờng giảm 50%, tặng sản phẩm lớn…), trƣờng hợp hàng không thể bán hết đƣợc thì sẽ tiến hành hủy hàng.Đối với sản phẩm “ăn liền” nhƣ bánh mì, thịt quay thì sản xuất và bán trong ngày. Nếu những sản phẩm đến 21 giờ hàng ngày mà không bán hết sẽ phải đem đi hủy.Đối với sản phẩm tƣơi sống khi hàng hóa bán không đƣợc, có dấu hiệu giảm chất lƣợng thì phải đem đi hủy.
Nhƣ vậy, có thể thấy đƣợc công tác quản trị hàng hóa tại Metro Nha Trang đƣợc thực hiện tốt, đảm bảo hàng hóa luôn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.