Thủ tục xây dựng và ban hành quyết định quản lý nhà nước là các hành động được thực hiện kế tiếp nhau theo trình tự thời gian xác định kể từ thời điểm sáng kiến ban hành đến những hành động thông qua và công bố quyết định đó. Thực hiện nghiêm túc thủ tục đó là điều kiện bảo đảm tính hợp pháp, cũng như bảo đảm tính hợp lý và hiệu quả của nó. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, thủ tục này đã và cần được quy định cụ thể trong pháp luật.
Như đã trình bày ở mục 1.2.1., quyết định quản lý nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước có ba loại nếu phân theo tính chất pháp lý: quyết định chủ đạo, quyết định qui phạm và quyết định cá biệt. Quyết định cá biệt là những quyết định áp dụng pháp luật vào những trường hợp cá biệt, cụ thể và được ban hành theo những qui trình riêng, phù hợp với tính chất của công tác quản lý nhà nước. Ví dụ: quyết định cấp giấy phép khai thác khoáng sản làm vật xây dựng thông thường phải tuân theo những qui định của Luật khoáng sản, quyết định xử phạt vi phạm hành chính được ban hành theo qui định của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính, quyết định giao đất, thu hồi đất phải tuân theo các qui định của pháp luật về đất đai v.v...
Còn quyết định quản lý nhà nước qui phạm pháp luật được ban hành theo qui định của Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật. Tuy nhiên, hiện nay mới chỉ có Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật áp dụng cho các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương, còn luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật của cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương vẫn đang trong quá trình soạn thảo, lấy ý kiến các cơ quan, địa phương.
Vì vậy, có thể nói, qui trình xây dựng, ban hành quyết định quản lý nhà nước (chỉ áp dụng đối với quyết định qui phạm pháp luật) phải tuân theo qui định trong Luật về ban hành văn bản qui phạm pháp luật. Qui trình này phải tuân theo những thủ tục nhất định.
Căn cứ lý luận và thực tiễn, thủ tục ban hành quyết định quản lý nhà nước gồm các giai đoạn sau[3, tr. 322 - 326]: