Hoạt động nhập khẩu của tổng công ty để chủ yếu để phục vụ cho yêu cầu của cấp trên và đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phải tham gia dự thầu các dự án. Công ty xem xét các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế.
Trƣớc khi nhập khẩu, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành xác định, dự đoán số lƣợng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu của thị trƣờng, tính toán và lên phƣơng án nhập khẩu, chọn nhà cung cấp nƣớc ngoài. Sau đó, Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đƣa phƣơng án nhập khẩu lên phòng tài chính kế toán để xem xét giá cả hàng hoá nhập khẩu, các chi phí nhƣ lãi tiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, chi phí quản lý và các loại thuế khác liên quan đến lô hàng định nhập. Phƣơng án này đƣợc trình lên tổng giám đốc xem xét và duyệt. Khi đã đƣợc duyệt, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu ký hợp đồng ngoại với nhà cung cấp nƣớc ngoài và chuyển phòng tài chính kế toán để thực hiện thủ tục mở thƣ tín dụng
Sau khi hợp đồng ngoại thƣơng đã đƣợc ký kết, công ty tiến hành mở thƣ tín dụng L/C. Trƣớc hết công ty viết “Giấy xin mở thƣ tín dụng” gửi đến ngân hàng (Ngân hàng Ngoại thƣơng Việt Nam). Đồng thời viết 2 ủy nhiệm chi: một để trả
phí mở L/C và một để ký quỹ mở L/C. Khi nhận đƣợc thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp gửi cho ngân hàng một bộ chứng từ trƣớc khi giao hàng. Bộ chứng từ này thƣờng gồm:
- Hoá đơn thƣơng mại (Commercial Invoice)
- Vận đơn ( Bill of loading)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance).
- Giấy chứng nhận phẩm chất ( Certificate of Quality)
- Giấy chứng nhận khối lƣợng ( Certificate of Quantity)
- Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin)
- Phiếu đóng gói ( Parking List)
Ngân hàng mở thƣ tín dụng kiểm tra và thông báo cho tổng công ty biết về bộ chứng từ mà bên bán gửi là hợp lệ hay không. Khi tổng công ty chấp nhận bộ chứng từ thì báo cho Ngân hàng mở thƣ tín dụng biết và Ngân hàng sẽ thanh toán cho bên bán, đồng thời gửi Giấy báo Có cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Lúc này doanh nghiệp mới nhận đƣợc chứng từ để đi nhận hàng. Do hàng nhập từ nƣớc ngoài nên thƣờng nhập bằng đƣờng không hoặc đƣờng biển.
Trong nhiều trƣờng hợp, tổng công ty và nhà cung cấp có quan hệ buôn bán lâu dài, uy tín và hiểu biết lẫn nhau thì tổng công ty áp dụng hình thức thanh toán điện chuyển tiền T/T mà không mở L/C.
Tuỳ theo điều kiện thoả thuận trong hợp đồng mà tổng công ty có thể phải tiến hành thuê tàu chở hàng nhập khẩu và mua bảo hiểm cho hàng hoá trên biển.
Khi có giấy báo hàng đã về cảng, sân bay, nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho ngƣời chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ kiểm nhận, làm các thủ tục hải quan.
Tiến hành kiểm tra chất lƣợng hàng nhập khẩu: Các cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trƣớc khi dỡ hàng ra khỏi phƣơng tiện vận tải. Nếu phát hiện có tổn thất thì mời công ty giám định lập biên bản giám định dƣới tàu (survey record). Trƣờng hợp hàng thiếu hoặc thừa hoặc sai quy định, tổng công ty sẽ Fax cho bên bán và hai bên cùng thoả thuận để giải quyết theo quy định trong hợp đồng.
Đối với các khoản phải nộp liên quan đến hàng nhập khẩu, sau khi nhận đƣợc thông báo thuế, biên lai thu lệ phí hải quan tổng công ty xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp và thuế TTĐB hàng nhập khẩu (nếu có). Trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo, tổng công ty sẽ tiến hành thanh toán số thuế phải nộp. Tổng công ty sẽ nhận đƣợc sổ phụ thu của ngân hàng, giấy báo nợ, biên lai thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Sau khi đã nhận đƣợc hàng nhập khẩu thì tuỳ từng trƣờng hợp mà tổng công ty sẽ giao thẳng hàng nhập khẩu cho khách hàng hoặc chuyên chở về kho của tổng công ty.