Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Tiền lƣơng và các khoản trich theo lƣơng của nhân viên bán hàng
Chi phí vật liệu, bao bì
Chi phí dụng cụ đồ dùng trong khâu bảo quản và bán hàng
Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá
Chi phí bảo hành sản phẩm sau khi bán
Một số chi phí khác nhƣ chi phí cho hội nghị khách hàng… 2.7.1.2. TK sử dụng:
Việc tập hợp chi phí bán hàng đƣợc thực hiện ở TK 641-Chi phí bán hàng. TK này có 8 TKcấp 2:
6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu, bao bì 6413 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 2.7.1.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ:
Trong kỳ, các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ kế toán ghi: Nợ TK 641
Có TK liên quan (111,112,334….)
Cuối kỳ, căn cứ vào các bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, NKCT số 1, NKCT số 2, các NKCT liên quan, toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ của tổng công ty đƣợc tập hợp vào bảng tổng hợp và phân bổ chi phí của TK 641 theo từng khoản mục .
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK 911 để xác định kết quả trong kỳ. Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí bán hàng là sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (Bảng số 4) sau đó tập hợp vào bảng kê số 5. Số liệu trên bảng kê số 5 đƣợc dùng làm cơ sở để vào NKCT số 7
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
2.7.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
2.7.2.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí phục vụ chung toàn doanh nghiệp khác. Ở tổng công ty, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
Tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ công nhân viên quản lý
Chi phí khấu hao TSCĐ của văn phòng tổng công ty
Chi phí dụng cụ văn phòng
Chi phí điện, nƣớc, điện thoại, fax…
Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Các chi phí khác phục vụ cho công tác quản lý nhƣ: công tác phí, chi phí hội nghị tiếp khách, …
Theo đó,các chứng từ phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp gồm:
Phiếu chi
Giấy báo nợ của ngân hàng
Hoá đơn tiền điện, nƣớc, tiền điện thoại
Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định
Biên lai thu thuế đất, thuế môn bài
Các hoá đơn phản ánh chi phí tiếp khách
Bảng tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng. …..
2.7.2.2. TK sử dụng:
Kế toán sử dụng TK 642 để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp. TK này có 8 TK cấp 2
6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vật liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng
6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
2.7.2.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ:
Trong kỳ, các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh, kế toán ghi: Nợ TK 642
Có các TK liên quan
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ phát sinh,kế toán thực hiện vào máy các chứng từ.
Cuối kỳ, căn cứ vào các Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, NKCT số 1, số 2 các NKCT có liên quan, toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc tập hợp trên bảng tổng hợp chi phí phát sinh TK 642 theo từng khoản mục.
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK 911 để xác định kết quả trong kỳ. Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí bán hàng là sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh (Bảng số 5) sau đó tập hợp vào bảng kê số 5. Số liệu trên bảng kê số 5 đƣợc dùng làm cơ sở để vào NKCT số 7
BẢNG KÊ SỐ 5
Tập hợp: - Chi phí đầu tƣ XDCB ( TK 241) - Chi phí bán hàng (TK 641)
- Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642)
Quý IV/2006 Số TT TK ghi có TK ghi nợ TK 1421 TK 153 TK 334 TK 338 TK 214 TK 111 TK 112 TK 335 .... Cộng ... 10 TK 641 53125434 39722698 92848132 11 Chi phí NV 12 Chi phí VL, BB 7416800 7416800 13 Chi phí DC 5952734 5952734 14 Chi phí KHTSCĐ 15 Chi phí DV mua ngoài 15600000 22470145 38070145 16 CP bằng tiền 24155900 17252553 41408453 17 TK 642 22466736 10641837 130590670 26657832 5476521 70825701 84828447 20831785 452319529 18 Chi phí NV 130590670 26657832 157248502 19 Chi phí vật liệu qlý 20 CP DCVP 10641837 12458975 2040056 43500868 21 CP KHTSCĐ 85476521 85476521 22 Thuế, phí, lệ phí 7856900 30600500 38457400 23 CPDV mua ngoài 22466736 28970700 31398091 60368791 24 CP dự phòng 20831785 20831785 25 CP khác 21539126 20789800 42328926 Cộng 22466736 10641837 130590670 26657832 85476521 223951044 124551145 20831785 545167661
Phần III: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƢU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI TỔNG
CÔNG TY EMICO
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán lƣu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty: ty:
3.1.1. Ưu điểm:
3.1.1.1 Về tính giá hàng hoá nhập khẩu :
Về tính giá hàng nhập khẩu, tổng công ty hạch toán chi phí mở L/C, phí thanh toán, lệ phí hải quan, thuê kho, bến bãi của lô hàng nhập khẩu vào trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu đó (tức là hạch toán vào TK 1561). Chi phí thu mua của hàng nhập khẩu chỉ gồm chi phí vận chuyển, lắp đặt, bốc dỡ hàng hoá từ bến cảng sân bay tới kho công ty; chi phí nhân viên đi nhận hàng,.. và đƣợc mở cho mọi loại hàng hoá . Điều này là hợp lý, giúp xác định giá vốn hàng bán ra chính xác và đơn giản hơn. Nhƣ đã phân tích ở trên, tổng công ty tồn kho hàng hoá nhập khẩu là rất ít. Do đó chi phí thu mua hàng hoá nhập khẩu thƣờng là đƣợc kết chyển hết cho giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Vì thế việc hạch toán chi phí mở L/C, chi phí thanh toán và các lệ phí khác liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng vào chi phí thu mua là hoàn toàn không cần thiết, đồng thời cũng không phản ánh đúng trị giá thực tế của lô hàng nhập khẩu.
3.1.1.2.Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Ở tổng công ty không áp dụng các hình thức chiết khấu thƣơng mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng nên không phải theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này. Đó là do đặc thù của hàng hoá của tổng công ty là các thiết bị chuyên dụng, có giá trị lớn, thời gian sử dụg dài. Khách hàng không mua đại trà và chỉ mua khi có nhu cầu. Do đó việc không áp dụng các hình thức này cũng là hợp lý. Tuy vậy, tổng công ty cần luôn luôn chú trọng đến chất lƣợng để đảm bảo giữ vững tính cạnh tranh của đơn vị mình.
3.1.1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán :
Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin (EMICO.) là một doanh nghiệp qui mô lớn, có phạm vi hoạt động rộng cả về địa bàn và mặt hàng
kinh doanh, có nhiều đơn vị thành viên vừa hạch toán độc lạp vừa hạch toán phụ thuộc. Vì vậy nên khối lƣợng công tác kế toán là rất lớn. Nhƣng tổng công ty đã tổ chức đƣợc bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiến hành công tác kế toán hiệu quả, đẩy mạnh công tác tổng hợp kế toán và quản lý doanh nghiệp. Tổng công ty đƣợc các cơ quan chức năng đánh giá là đơn vị chấp hành, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nƣớc.
Tổng công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức gọn nhẹ, công tác hạch toán kế toán đƣợc tổ chức thống nhất từ tổng công ty xuống các đơn vị thành viên. Đặc biệt sự phân cấp quản lý, các đơn vị trực thuộc hàng tháng, quý gửi báo cáo kế toán lên tổng công ty. Điều này không những đảm bảo công tác hạch toán kế toán đƣợc tiến hành đầy đủ, kịp thời mà còn hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giám sát, kiểm tra đối với công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc cũng nhƣ toàn tổng công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong phân công lao động.
Bộ máy kế toán của tổng công ty đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Các bộ phận kế toán của tổng công ty có trình độ tƣơng đối đồng đều nên thuận tiện cho việc tổng hợp báo cáo tài chính. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác rõ ràng cho từng kế toán viên, mỗi ngƣời phụ trách một phần hành cụ thể. Tuy nhiên sự phân công này không phải là sự tách biệt mà có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính đầy đủ chặt chẽ của thông tin kế toán.
Đội ngũ kế toán viên, đặc biệt là kế toán trƣởng, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thƣơng. Điều này đảm bảo công tác kế toán tại tổng công ty luôn chính xác, đáp ứng đƣợc yêu cầu của nhà quản lý. Các phần hành kế toán đƣợc thực hiện đồng đều, đối chiếu, kiểm tra chéo thƣờng xuyên đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các báo cáo kế toán. Việc áp dụng kế toán máy cũng góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại tổng công ty, giúp quá trình tổng hợp nhanh chóng và chính xác.
Một điểm nổi bật tại tổng công ty là tổng công ty đã có bộ phận kiểm toán nội bộ từ rất sớm. Công tác này do phòng tổ chức tổng hợp tiến hành, độc lập với phòng tài
chính kế toán. Điều này giúp đảm bảo quá trình tổ chức kinh doanh cũng nhƣ hạch toán kế toán tại đơn vị thêm hiệu quả và chính xác, giúp ban lãnh đạo có đƣợc thông tin kịp thời và chính xác về các hoạt động trong doanh nghiệp, kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả.
Có thể nói tổ chức kế toán tại tổng công ty là hợp lý và linh hoạt, luôn cập nhật và chấp hành tốt quy định tài chính kế toán do Nhà nƣớc quy định.
3.1.1.4. Về hệ thống chứng từ, tài khoản và hình thức ghi sổ:
Hệ thống chứng từ mà tổng công ty sử dụng là phù hợp với quy định của Bộ tài chính. Các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc phản ánh một cách đầy đủ chính xác. Quy trình luân chuyển chứng từ đƣợc thực hiện theo đúng quy định. Các chứng từ đƣợc thực hiện theo đúng quy định. Các chứng từ đƣợc giám sát, kiểm tra chặt chẽ, đƣợc bảo quản lƣu trữ cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán, tránh sai sót, gian lận, đồng thời cũng là cơ sở pháp lý phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra.
Hệ thống tài khoản của doanh nghiệp luôn cập nhật theo quy định mới nhất. Là một doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lƣợng giao dịch ngoại tệ là lớn nên tổng công ty đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ USD và EURO. Điều này là rất phù hợp. Việc chi tiết TK 131, 331 theo khách hàng và nhà cung cấp cũng rất hợp lý. Điều này giúp công tác hạch toán kế toán thuận lợi hơn rất nhiều.
Với một khối lƣợng công việc kế toán rất lớn nhƣ vậy nên tổng công ty chọn hình thức Nhật ký chứng từ kết hợp với kế toán máy là rất phù hợp, giúp cho công tác kế toán cũng nhƣ quản lý là hiệu quả. Các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái đƣợc mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tổng hợp và chi tiết là phù hợp, giúp quá trình quản lý hiệu quả.
3.1.1.5. Về hoạt động kinh tế:
Là một tổng công ty Nhà nƣớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu nên tổng công ty có nhiều lợi thế. Với nguồn vốn lớn, lại là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực thiết bị phát thanh truyền hình thông tin, tổng công ty đã tận dụng mọi ƣu thế của mình, không ngừng phát triển, đặc biệt khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay. Vốn chủ sở hữu qua các năm đều
tăng, quá trình huy động và tạo nguồn vốn ổn định, sử dụng vốn có hiệu quả. Với việc chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ công ty con, tổng công ty đã phát triển hoạt động của mình sang nhiều lĩnh vực tiềm năng, vừa tận dụng nguồn vốn, vừa mở ra cơ hội phát triển trong tƣơng lai.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tổng công ty luôn chú trọng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, cải tiến kỹ thuật, chế tạo sản phẩm mới tiên tiến thay thế hàng nhập khẩu, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Tổng công ty là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong hoạt động kinh doanh và phát triển các thiết bị vật tƣ kỹ thuật phục vụ cho phát thanh, truyền hình, thông tin; có uy tín lớn với bạn hàng.
Trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, tổng công ty dã duy trì công tác quản lý kinh tế, kỹ thuật, vật tƣ, tiền vốn, tài sản. Tổng công ty luôn chú trọng nhiệm vụ chính trị của ngành và nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nƣớc, thực hiện đúng nguyên tắc chế độ chính sách của Nhà nƣớc, của ngành và địa phƣơng.
Về quản lý kỹ thuật, ƣu tiên đầu tƣ vốn trang bị mới thiết bị để đảm bảo việc kiểm tra, đo đạc chất lƣợng các sản phẩm đã sản xuất, cung cấp bồi dƣỡng đào tạo tuyển dụng thêm kỹ sƣ, công nhân kỹ thuật trẻ nhằm đáp ứng đƣợc yêu cầu đổi mới nghiên cứu, ứng dụng phát triển sáng chế các sản phẩm mới, kỹ thuật mới của ngành. Tổng công ty còn chú trọng phát triển việc cung cấp các dịch vụ tƣ vấn, chuyển giao công nghệ để góp phần thúc đẩy sự phát triển công nghệ nƣớc nhà.
3.1.2. Hạn chế:
3.1.2.1. Về hạch toán ngoại tệ:
Ngoại tệ của tổng công ty đƣợc hạch toán theo phƣơng pháp tỷ giá thực tế. Khi có hoạt động ký quỹ hay phải mua ngoại tệ để trả tiền cho ngƣời bán, doanh nghiệp làm đơn xin mua ngoại tệ gửi cho ngân hàng. Tỷ giá sẽ lấy vào tỷ giá ngày mua đƣợc ngoại tệ do ngân hàng thông báo. Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm tới chênh lệch, biến động của tỷ giá.
Tuy việc làm này giảm nhẹ đƣợc nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhƣng nhƣ vậy không theo dõi đƣợc
những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số dƣ các tài khoản có gốc ngoại tệ cũng nhƣ cho phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ. Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá, doanh nghiệp sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lƣợng giao dich. Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hoá nhập khẩu.
Ngoài ra, hiện nay tổng công ty chƣa có chính sách dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, tổng công ty viết uỷ nhiệm chi xin mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng. Trong nhiều trƣờng hợp, việc xin mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện ngay mà phải đợi trong 2,3 ngày, làm ảnh hƣởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. Ngoài ra, tổng công ty không chủ động đƣợc giá xuất ngoại tệ. Điều này đặc biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trƣờng, nhất là khi