2.5.1.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Với mỗi hình thức tiêu thụ khác nhau thì tổng công ty sử dụng chứng từ khác nhau.
* Với hình thức bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp:
Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký kết, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho viết phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất hàng hoá cho khách hàng, ghi số lƣợng xuất của hàng hoá lên thẻ kho theo chỉ tiêu số lƣợng, sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho căn cứ vào phƣơng pháp tính giá xuất để điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất, nhập vào chƣơng trình phiếu xuất, từ đó chƣơng trình sẽ cập nhật vào các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp có liên quan
Hiện tại tổng công ty EMICO đang áp dụng phƣơng pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phƣơng pháp thực tế bình quân gia quyền.
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho
trong kỳ
=
Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho
trong kỳ
× Số lƣợng thành phẩm xuất kho trong kỳ
Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất
kho
=
Giá thực tế của hàng hoá tồn
kho đầu kỳ +
Giá thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Số lƣợng hàng hoá tồn kho
đầu kỳ +
Số lƣợng hàng hoá nhập kho trong kỳ
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Tuy nhiên, do đặc điểm hàng hoá của tổng công ty nhƣ trên đã phân tích là giá trị hàng hóa lớn, thời gian khấu hao nhanh, hàng hoá đƣợc nhập khẩu theo nhu cầu của khách hàng, theo các đơn đặt hàng nên doanh nghiệp hầu nhƣ không có hàng hóa nhập tồn kho, do vậy đây gần nhƣ là giá thực tế. Khi xuất hàng, chi phí mua hàng chƣa đƣợc tính ngay vào GVHB mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ cho hàng bán ra trong quý (thƣờng là kết chuyển hết). Chi phí mua hàng khi phát sinh sẽ đƣợc tập hợp vào sổ chi phí mua hàng, sổ này đƣợc mở theo quý, theo dõi cho mọi loại hàng hóa.
* Với hình thức bán hàng chuyển thẳng: Khi hàng hoá về đến sân bay, bến cảng, sau khi đƣợc nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra chất lƣợng, hàng hoá sẽ đƣợc chuyển đến ngay cho khách hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Lúc này hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi khách hàng kí nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào „hoá đơn GTGT‟ do ngƣời giao hàng của tổng công ty đƣa thì lúc này, căn cứ vào Invoice của hàng nhập khẩu và các hoá đơn ghi nhận cho phí trực tiếp khác của hàng nhập khẩu (phí mở L/C, phí hải quan, lƣu kho, bến bãi…) để ghi nhận giá vốn của hàng bán.
TK sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán. 2.5.1.2. Trình tự hạch toán:
* Với hoạt động bán buôn qua kho:
Khi xuất bán hàng hoá, kế toán căn cứ vào số lƣợng hàng hoá xuất bán ghi trên hoá đơn, giá thực tế bình quân của hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền để tính ra giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632
Có TK 1561
* Với hoạt động bán hàng chuyển thẳng, căn cứ vào Invoice nhập khẩu, thông báo nộp thuế của hải quan, lệ phí mở L/C, lệ phí hải quan, kiểm định, kế toán xác định đƣợc giá trị mua thực tế của hàng nhập khẩu. Kế toán ghi:
Nợ TK 632
Có TK 331 Có TK 1121
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
kỳ. Với những mặt hàng chuyên dụng mà tổng công ty nhập khẩu thì chi phí mua hàng chủ yếu gồm các khoản sau: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơi hàng tập kết đến kho tổng công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận,…Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí mua hàng.
Chi phí mua hàng này sẽ đƣợc tập hợp vào TK 1562- chi phí mua hàng (theo dõi cho mọi loại hàng hoá) và đến cuối kỳ mới tiến hành phân bổ ( thƣờng là kết chuyển hết) cho hàng bán ra trong quý và ghi sổ kế toán theo định khoản
Nợ TK 632
Có TK 1562.
Ví dụ: Ở nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp ở trên, ngày 31/10, 1 bộ hệ thống đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh (A13) đã đƣợc nhập kho. Đến ngày 6/11/2006, theo hợp đồng nội đã ký kết với Trung tâm âm thanh Đài tiếng nói Việt Nam, tổng công ty xuất kho bán bộ A13 này cho trung tâm. Dựa vào sổ chi tiết của hàng hoá này, cuôí kỳ, kế toán xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:
Do cả kỳ chỉ có 1 bộ đƣợc nhập tồn đầu kỳ là 0, do đó đơn giá bình quân của A13 xuất bán trong kỳ
= (1230230735 + 0) : (1+0) = 1230230735.
Kế toán ghi chỉ tiêu đơn giá xuất vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh. Nợ TK 632: 1.230.230.735
Có TK 1561: 1.230.230.735 2.5.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Với hình thức bán buôn qua kho:
Khi bán hàng, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán kho lập phiếu xuất. Phiếu này đƣợc lập làm 3 liên:liên 1 lƣu tại quyển, liên 2 giao cho ngƣời nhận hàng và liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán.
Thủ kho ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho, vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lƣợng, sau đó chuyển cho kế toán kho để định khoản. Kế toán kho sẽ cập nhật chứng từ phiếu xuất, khai báo phƣơng pháp tính giá xuất.
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
số 8 chi tiết cho hàng hoá đó.
Cuối quý, từ sổ chi tiết của từng hàng hoá, số liệu đƣợc tổng hợp vào sổ tổng hợp N-X-T của tất cả các vật tƣ, hàng hoá trong quý; từ số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 để vào NKCT số 8(ghi có TK 1561) cũng nhƣ vào sổ cái TK 156.
Dựa trên các số liệu này cuối kỳ, chƣơng trình sẽ tự động tính ra đƣợc đơn giá của hàng hoá xuất bán trong kỳ, từ đó tính đƣợc giá vốn hàng hoá xuất bán trong kỳ. Từ đó chƣơng trình cập nhật giá trị của hàng hoá xuất ra ở phiếu xuất, cập nhật vào sổ chi tiết giá vốn và các sổ có liên quan.
* Với hình thức bán hàng chuyển thẳng, từ các hoá đơn thƣơng mại, giấy báo Nợ ngân hàng, … chƣơng trình sẽ cập nhật ngay vào sổ chi tiết giá vốn mà không cần đợi tới cuối kỳ mới xác định đƣợc giá vốn hàng bán.
* Cuối kỳ, từ số tổng hợp của sổ chi tiết giá vốn kết chuyển vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn của thành phẩm hàng hoá , từ đó vào sổ cái TK 632.
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Tổng công ty EMICO Số 5A Thi Sách, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ HÀNG HOÁ Tài khoản 1561
Tên hàng hoá: Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Quý IV/2006
Đơn vị tính: Bộ
Chứng từ
Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 4 5=1*4 6 7=1*6 8 Tồn đầu kỳ 0 0 PN718 31/10 nhập kho theo HĐ 529/06/EMI-MC 1230230735 01 1230230735
PX610 6/11 Xuất kho bán cho
TTAT 1230230735 01 1230230735 Cộng số PS 01 1230230735 01 1230230735 Số tồn cuối kỳ 0 0 Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Từ sổ chi tiết giá vốn, số liệu đƣợc cập nhật vào sổ tổng hợp chi tiết giá vốn. Dòng tổng cộng của sổ là cơ sở để ghi vào sổ cái TK 632 và các TK có liên quan.
Tổng công ty EMICO Số 5A, Thi Sách, Hà Nội
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN Quý IV/2006
STT Tên sản phẩm, hàng hoá Ghi Nợ TK 632, Có các TK Ghi Có TK 632, Nợ các TK
156 157 331 1121 Cộng Nợ 911 … Cộng Có
1 Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho
phát thanh 1230230735 1230230735 2 Bộ Taira ocra 5000 1347250372 10634675 1357885047 3 Cụm loa 25 WEM 50687000 50687000 … … … … Cộng … … … …
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a