Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán. Đây là đầu vào của mọi hoạt động kế toán. Thông tin từ chứng từ sẽ đƣợc phân loại, xử lý và đƣa vào sổ một cách hợp lý và có hệ thống. Có nhiều loại chứng từ, mỗi loại có
tên riêng, với nội dung và hình thức riêng. Mỗi loại chứng từ có quá trình luân chuyển phù hợp với nhu cầu quản lý các biến động tài sản trong doanh nghiệp. Tùy từng nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ sử dụng chứng từ phù hợp để phản ánh.
Tại tổng công ty EMICO, căn cứ vào quy định do Nhà nƣớc ban hành, phòng kế toán đã tổ chức một hệ thống chứng từ riêng phù hợp với quy mô, tình hình sản xuất, yêu cầu quản lý tài sản:
* Lao động tiền lƣơng:
Tổng công ty áp dụng phƣơng pháp lƣơng cấp bậc, áp dụng hệ thống thang bảng lƣơng theo quy định của Nhà nƣớc.Vào ngày 15, 30 hàng tháng, căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán lập bảng thanh toán lƣơng cho công nhân viên trong tổng công ty. Việc tính lƣơng dựa trên các chế độ chính sách phù hợp với từng đối tƣợng. Kế toán lƣơng có liên hệ chặt chẽ với Phòng tổ chức tổng hợp về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Để phục vụ cho công tác tính lƣơng tổng công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lƣơng
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng. - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hƣởng BHXH
- Danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản - Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội
* Hàng tồn kho:
Do hoạt động chủ yếu của tổng công ty là nhập khẩu thiết bị vật tƣ nên hàng hóa chủ yếu của tổng công ty là thiết bị vật tƣ kỹ thuật dùng cho ngành phát thanh, truyền hình. Do đặc điểm của hàng hóa của EMICO là giá trị cao, nhanh lạc hậu nên doanh nghiệp chỉ nhập khẩu khi có nhu cầu.Vì vậy tổng công ty không tiến hành dự trữ hàng hóa và hàng tồn kho ít. Chính vì vậy mà tổng công ty lựa chọn phƣơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phƣơng pháp thẻ song song. Chứng từ sử dụng gồm:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá - Thẻ kho
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ * Bán hàng:
Tổng công ty tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, các mặt hàng kinh doanh là hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT nên kế toán bán hàng sử dụng chứng từ là: Hóa đơn GTGT
* Tiền tệ:
- Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)
- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) * Tài sản cố định:
Tổng công ty không quản lý và hạch toán tài sản cố định (TSCĐ) vô hình, ngƣợc lại TSCĐ hữu hình lại có rất nhiều loại, vì vậy chúng đƣợc phân loại để thuận lợi cho việc hạch toán và quản lý. Với việc quản lý TSCĐ hữu hình, tổng công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Thẻ TSCĐ