Hiện nay tổng công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Do tổng công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh phức tạp nên hình thức này là hợp lý và hiệu quả. Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ sau:
- Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 3, số 4, số 5, số 6, số 7, số 8, số 9.
- Bảng kê số1,số 2, số 3, số 4, số 5, số 6, số 9, số 10, số 11.
- Các bảng phân bổ số 1, 2, 3.
Ngoài các sổ trên, kế toán còn mở sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với sổ cái các tài khoản tƣơng ứng, từ đó lấy thông tin lên các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Tiêu biểu có các sổ chi tiết nhƣ sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa, sổ tổng hợp nhập-xuất-tồn, sổ chi phí mua hàng, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua, sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết TSCĐ…. Các nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ cái đều đƣợc mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Sơ đồ 2.3: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ TẠI EMICO.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Tuy nhiên do doanh nghiệp áp dụng kế toán máy nên kế toán chỉ phải cập nhật các chứng từ kế toán gốc, sau đó chƣơng trình sẽ tự động cập nhật vào các sổ còn lại theo đúng nguyên tắc, trình tự ở trên.