2.5.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng:
Chứng từ nghiệp vụ bán hàng là hoá đơn GTGT do phòng kế toán lập và lập cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hoá đơn GTGT ở tổng công ty đƣợc lập thành 3 liên. Liên 1 lƣu tại phòng kế toán, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng mang xuống kho nhận hàng. Sau khi làm xong mọithủ tục chứng từ, lúc đó thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ rồi xuất giao cho khách hàng, đồng thời giữ lại liên 3 để thanh toán và ghi vào thẻ kho. Sau đó nộp lại liên này về Phòng tài vụ để kế toán ghi sổ kế toán liên quan.
Tổng công ty sử dụng TK 511 để hạch toán doanh thu 2.5.2.2. Trình tự hạch toán:
Với hàng hoá nhập khẩu, bán theo đơn đặt hàng tổng công ty áp dụng các phƣơng thức thanh toán là khách hàng ứng trƣớc hoặc bán hàng chậm trả (bán chịu).
Để tiện theo dõi tình hình bán hàng và cũng phù hợp với đặc điểm tiêu thụ của tổng công ty, kế toán mở sổ “theo dõi thanh toán”.
Khi khách hàng chấp nhận thanh toán, dựa trên hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 131-chi tiết khách hàng Có TK 511
Có TK 3331
Phần thanh toán của ngƣời mua đƣợc theo dõi ở một phần riêng trong sổ “theo dõi thanh toán”.
Trong quá trình bán hàng, trƣờng hợp phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu, hàng bán bị trả lại hầu nhƣ không xảy ra.
Nhƣ ví dụ ở trên, ngày 6/11, tổng công ty bán cho trung tâm âm thanh 1 bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Kế toán xuất hoá đơn GTGT số 068755.
Kế toán ghi:
Nợ TK 1311 : 1.397.000.000 Có TK 511: 1.270.000.000 Có TK 3331: 127.000.000
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
2.5.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán:
Ví dụ ở trên, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 068755. Hoá đơn này cũng đƣợc lập làm 3 liên, liên 1 phòng kế toán, liên 2 và 3 giao cho khách hàng mang xuống kho nhận hàng. Sau khi làm xong mọi thủ tục chứng từ, lúc đó thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ rồi xuất giao hàng cho khách, đồng thời giữ lại liên 3 để ghi vào thẻ kho. Sau đó nộp liên này về cho phòng kế toán. Mẫu hoá đơn GTGT của tổng công ty nhƣ sau:
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 6 tháng 11 năm 2006
Mẫu số: 01GTKL-3L CA/2006-B
N0 068755
Điện thoại:………….. MS: 0 1 0 0 1 0 8 3 3 5 Họ và tên ngƣời mua hàng : Trung tâm âm thanh – Đài TNVN
Đơn vị:……….
Địa chỉ: 39 Bà Triệu-Hà Nội Số tài khoản:………..
Hình thức thanh toán:……MS: × × × × × × × × × × × × × × STT Tên hàng hoá dich vụ Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1×2
1.
Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh
Bộ 01 1.270.000.000
Cộng tiền hàng 1.270.000.000 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT 127.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.397.000.000 Số tiền viết bằng chữ:Một tỷ ba trăm chín mƣơi bảy triệu đồng chẵn
Ngƣời mua hàng (Ký, họ tên) Ngƣời bán hàng (Ký, họ tên) Thủ trƣởng đơn vị (Ký, họ tên)
Đơn vị bán hàng: Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin (EMICO) Địa chỉ: Số 5A Thi Sách- Hai Bà Trƣng-Hà Nội Số tài khoản:……….
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Từ hoá đơn GTGT, và sổ chi tiết giá vốn của hàng hoá tƣơng ứng, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng đƣợc sử dụng để theo dõi doanh thu cho từng loại hàng hoá bán ra trong kỳ và đƣợc mở theo năm cho toàn bộ doanh thu. Chƣơng trình cập nhật vào chi tiết bán hàng hàng ngày, cập nhật theo từng hoá đơn bán hàng cho các chỉ tiêu số lƣợng đơn giá, giá bán chƣa có VAT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán.Cuối kỳ cộng sổ chi tiết bán hàng để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết bán hàng.
Số liệu trên sổ tổng hợp chi tiết bán hàng này cuối kỳ sẽ đƣợc cập nhật vào NKCT số 8 (ghi Có TK 511). Từ NKCT số 8 phần ghi Có TK 511 vào sổ cái TK 511 phần phát sinh Có, các phát sinh Nợ đƣợc cập nhật từ NKCT số 8 phần ghi Có TK 911
Về hạch toán thanh toán với ngƣời mua: Theo những điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho tổng công ty. Từ hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, số liệu sẽ đƣợc cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua. Sổ này theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng lần thanh toán và số còn phải trả. Ở tổng công ty, sổ này đƣợc mở riêng cho các khách hàng chính, các khách hàng vãng lai đƣợc tập hợp chung trên một sổ
Từ sổ chi tiết TK 131 này, cuối kỳ, chƣơng trình sẽ tự động cập nhật vào bảng kê số 11, NKCT số 8( ghi có TK 131) và sổ cái TK 131.
Trích sổ chi tiết bán hàng của hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh tháng quý IV/2006
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Tổng công ty EMICO Đài tiếng nói Việt Nam
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm: Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh Năm 2006 Quyển số: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản tính trừ
Szố hiệu Ngày tháng
Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền Thuế
Khác (521,531,532)
A B C D E 1 2 3 4 5
… … … … … … … … …
6/11 068755 6/11 Trung tâm âm thanh 1311 01 1.270.000.000 1.270.000.000
… … … … … … … … …
Cộng số phát sinh: -Doanh thu thuần -Giá vốn hàng bán -Lãi gộp
- Sổ này có…trang, đánh từ số trang 01 đến trang…. - Ngày mở sổ: 1/1/2006
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trích sổ chi tiết thanh toán với ngƣời mua là trung tâm âm thanh tháng 11/2006. Ngày 6/11, tổng công ty giao hàng hoá cho trung tâm. Đến ngày 28/11, trung tâm chuyển khoản thanh toán toàn bộ tiền hàng cho tổng công ty theo giấy báo có số 159 của ngân hàng .
Mai Thuú Linh KÕ to¸n 45a
Tổng công ty EMICO Số 5A Thi Sách Hà Nội
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI MUA Tài khoản: 131
Đối tƣợng: Trung tâm âm thanh Đài tiếng nói Việt Nam Loại tiền: VNĐ Quý IV/2006 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn đƣợc chiết khấu Số phát sinh Số dƣ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có -Số dƣ đầu kỳ -Số phát sinh trong kỳ 347250000 … … … … … … … … … … 6/11 068755 6/11 DT bán hàng cho TTAT 511 1270000000 6/11 068755 6/11 VAT phải nộp 3331 127000000 28/11 159 28/11 thu tiền hàng 1121 1397000000 … … … … … … … … … … Cộng số PS 2475369000 2686376000 -Số dƣ cuối kỳ 136243000 0
- Sổ này có….trang, đánh số từ trang 01 đến… - Ngày mở sổ:
Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên)
Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
Từ sổ này, chƣơng trình cũng cập nhật vào bảng kê số 11, từ đó vào NKCT số 8 (ghi Có TK 131) nhƣ đã trình bày ở phần nhập khẩu uỷ thác