Các phƣơng thức thanh toán khác nhau thì có bộ chứng từ khác nhau và phƣơng thức luân chuyển chứng từ cũng là khác nhau. Tổng công ty EMICO sử dụng hình thức thanh toán bằng thƣ tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T nhƣng hình thức mở L/C là chủ yếu. Vì vậy trong phạm vi chuyên đề này em chỉ xin trình bày hình thức nhập khẩu với hình thức thanh toán bằng thƣ tín dụng L/C. Để thấy đƣợc thủ tục nhập khẩu trực tiếp, xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là tổng công ty EMICO và bên xuất khẩu là tập đoàn Mitcorp. Ngày 3/10/2006, tổng công ty EMICO ký kết hợp đồng kinh tế số 528/06/EMI-TTAT(phụ lục 6)với trung tâm âm thanh, Đài tiếng nói Việt Nam về việc bán cho trung tâm một bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh.
Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, tổng công ty tiến hành nhập khẩu Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Phòng kinh doanh
xuất nhập khẩu lập phƣơng án nhập khẩu chuyển lên phòng tài chính kế toán xem xét. Kế toán trƣởng ký và trình lên tổng giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi phƣơng án đƣợc duyệt ngày 6/10/2006, tổng công ty ký hợp đồng nhập khẩu số 529/06/EMI-MC (phụ lục 4) với tập đoàn Mitcorp UK Ltd.,( Anh) vào ngày 11/10/2006
Ngày 13/10/2006, gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thƣơng Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% trị giá của hợp đồng là 54150EUR (với tỷ giá 20329.43 VND/ EUR) với kế hoạch thanh toán cụ thể nhƣ sau:
+ 90% giá trị hợp đồng sẽ đƣợc thanh toán khi nhận đƣợc bộ chứng từ sau: -Vận đơn hàng không
- Phiếu đóng gói chi tiết - Hoá đơn thƣơng mại đã ký - Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận số lƣợng, chất lƣợng do Mitcorp phát hành
- Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho 110% trị giá hoá đơn khiếu nại tại Hà Nội
+ Thanh toán lần 2: 10% giá trị hợp đồng sẽ đƣợc thanh toán sau khi xuất trình biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật nhƣng không chậm hơn 30 ngày kể từ ngày nhận hàng.
Ngày 20/10/2006 : ngƣời bán gửi bộ chứng từ trên cho tổng công ty. Ngân hàng thông báo cho tổng công ty, tổng công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng thanh toán cho ngƣời bán (90% giá trị hợp đồng) và gửi giấy thông báo cho tổng công ty thông qua sổ phụ.
Ngày 30/10/2006 : hàng về đến sân bay Nội Bài. Tổng công ty cử cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ ra nhận hàng, làm thủ tục kiểm định hàng hoá.
Đồng thời tổng công ty lập tờ khai hàng nhập khẩu giao cho cán bộ hải quan kiểm tra, xác định số hàng thực nhập, xác định mã hàng, từ đó xác định thuế suất và số thuế phải nộp. Cơ quan thuế của hải quan sẽ gửi cho tổng công ty giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
Ngày 31/10/2006: Hàng về đến kho của tổng công ty . Thủ kho làm thủ tục nhập kho.