c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
4.3.1.3. Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan.
Tuy hiện nay, thủ tục hải quan đã có nhiều sự thông thoáng, minh bạch, linh hoạt, thuận tiện hơn nhưng công ty cũng cần chú ý một số vấn đề sau:
- Thường xuyên cập nhật, nắm rõ các thủ tục Luật thuế, Luật Hải quan, các thay đổi về luật, thủ tục… để nhanh chóng có sự thay đổi phù hợp với những điều chỉnh đó.
- Tiếp tục duy trì và phát huy việc thực hiện tốt các quy định, quyết định của Hải quan để tạo thiện cảm, tạo mối quan hệ tốt đẹp với họ như vậy việc thực hiện làm thủ tục khai báo hải quan sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn, việc kiểm tra hàng hoá cũng được miễn giảm nhiều hơn. Tránh được tổn thất, chi phí do hàng hoá bị lưu giữ lâu và lượng hàng hoá bị kiểm tra nhiều.
- Các nhân viên đi làm thủ tục cần phải hoàn thành đầy đủ, chính xác việc điền thông tin, áp mã thuế và giá trị tính thuế, tính thuế phải thận trọng, tiến hành nộp thuế đầy đủ đúng hạn quy định, cố gắng trong vòng một ngày là giải phóng được hàng. Nhân viên được giao đi làm thủ tục hải quan phải có kinh nghiệm, trình độ nghiệp vụ và phải được uỷ nhiệm uỷ quyền giải quyết những vướng mắc phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan, tránh kéo dài thời gian làm chậm tiến độ giao hàng.
- Người đi thực hiện làm thủ tục Hải quan cũng cần đặc biệt quan tâm lưu ý đến chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O. Điều này rất quan trọng trong quá trình thực hiện thông quan, giá trị tính thuế của bên Hải quan.
- Lãnh đạo công ty cần luôn yêu cầu, giám sát nhân viên mình phải theo dõi thường xuyên, cập nhật liên tục các thông tin mới nhất về những thay đổi, quy định, thủ tục mới trong khai báo, kiểm tra Hải quan. Như vậy sẽ giúp nhân viên công ty khi đi làm thủ tục Hải quan không bị động, lúng túng, gây khó khăn mất thời gian cho quá trình thực hiện hợp đồng.
Quá trình giao nhận hàng hoá cũng rất quan trọng, công ty cần phải sắp xếp các công việc để nhận hàng chính xác, kịp thời, đầy đủ.
- Trước hết, công ty cần cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì…để tránh nhầm lẫn xảy ra. Vì một ngày có rất nhiều tàu cập cảng, trong một con tàu lại chở nhiều loại hàng hoá khác nhau. Do đó, việc cung cấp chính xác thông tin về chuyến tàu là rất cần thiết.
- Thứ hai, cán bộ đi làm thủ tục thông quan hàng hoá phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục cần thiết để không bị mất thời gian, chi phí đi lại làm chậm quá trình giao nhận hàng hoá tại cảng. Ngoài ra, khi chứng từ của bên bán được chuyển về cần đối chiếu kỹ càng để đảm bảo sự thống nhất, phù hợp giữa chứng từ của hai bên, hạn chế những sai sót dẫn đến khiếu nại không cần thiết.
Khi có sai sót, phải yêu cầu bên giám định tới để đòi bảo hiểm hoặc khiếu nại người bán và hơn thế nữa chậm chễ trong giao nhận hàng sẽ khiến hàng hoá bị lưu kho bãi lâu hơn, tốn chi phí, hàng không đảm bảo để cung cấp cho hợp đồng nội. Kiểm tra hàng hoá không tốt sẽ gây ra thiệt hại kinh tế và làm ảnh hưởng đến uy tín công ty. Do đó, phải đảm bảo thực hiện tốt hoạt động kiểm tra hàng hoá:
- Để hạn chế sai sót từ phía người bán như: giao thiếu về số lượng, nhầm lẫn quy cách hàng hoá,…công ty cần thoả thuận với bên bán và yêu cầu đối tác giám định hàng hoá cả về số lượng và chất lượng trước khi giao hàng đảm bảo giao hàng đủ số lượng và đúng chất lượng. Và khi nhận được bản fax giám định hàng hoá là đúng trong hợp đồng thì công ty mới có thể đảm bảo tốt hoạt động giao nhận hàng hoá chỉ trong một lần.
- Công ty nên cử những cán bộ có kinh nghiệm, hiểu biết kết hợp với cơ quan kiểm định Vinacontrol để kiểm tra hàng hoá. Có như vậy mới có thể đảm bảo kiểm tra chính xác, chi tiết thiết bị xây dựng có chỉ số kỹ thuật cao và giá trị lớn, hạn chế tổn thất cho công ty.
4.3.1.5.Hạn chế rủi ro trong thanh toán tiền hàng.
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu là công việc rất quan trọng, không chỉ cần chú ý nhất định trong việc mở L/C thanh toán khi thanh toán bằng thư tín dụng. Đối với việc
riêng với đối tác Nhật Bản mà với các đối tác khác thường được giao dịch bằng USD.