c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
3.3.1. Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị xây dựng từ thị trường Nhật Bản của Tổng công ty cơ khí xây dựng.
Nhật Bản của Tổng công ty cơ khí xây dựng.
Quá trình lập kế hoạch bao gồm 3 bước: chuẩn bị lập kế hoạch – tiến hành lập kế hoạch – trình duyệt kế hoạch. Theo phiếu điều tra, việc lập kế hoạch chỉ ở mức trung bình. Cụ thể từng bước được đánh giá như sau:
Để chuẩn bị lập kế hoạch việc đầu tiên là công ty phải thu thập thông tin vĩ mô và phân tích khả năng doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng. Thông tin vĩ mô bao gồm: quy định, chính sách của nước xuất khẩu – nhập khẩu, quy định thủ tục hải quan, quy định của Ngân hàng trong quá trình thanh toán, các yếu tố liên quan đến hợp đồng như vận chuyển, bảo hiểm, giao nhận…
Biểu đồ 3.7: Quá trình tìm hiểu thông tin để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.
( Nguồn: Kết quả điều tra, phỏng vấn )
Phiếu điều tra đề cập đến khó khăn trong quá trình tìm hiểu thông tin: 70% ý kiến cho rằng quy định Pháp luật của Việt Nam còn chưa rõ ràng và gây khó khăn cho doanh nghiệp. Cụ thể: chưa có một trang thông tin chính thức nào tập trung, tổng kết một cách chính xác, chi tiết về những quy định Pháp luật, những thông tin đưa ra còn mập mờ, gây
khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu, cán bộ phòng kế hoạch phải tự tìm kiếm thông qua các kênh thông tin báo, mạng, truyền hình… Điều đó dẫn đến mất nhiều thời gian, chi phí, thông tin thu được chưa đảm bảo chính xác. Do đó, để có thể giúp các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và hợp tác kinh doanh thành công, Chính phủ cần có những chính sách hỗ trợ nhất định về mặt thông tin.
Thứ hai với các đối tác Nhật Bản, 90% ý kiến đều thống nhất tìm hiểu thông tin là không mấy khó khăn. Hầu hết, các thông tin đều được tập trung, quy định rõ ràng, hơn nữa đa số các đối tác Nhật Bản ký hợp đồng với công ty đều là những đối tác lâu năm, quen thuộc nên công ty nắm bắt khá rõ kể cả những thói quen cũng như phong cách kinh doanh của đối tác. Điều này tạo những điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp để có thể tạo mối quan hệ lâu dài, thường xuyên với thị trường Nhật Bản - một quốc gia có nền kinh tế phát triển.
Sau khi nghiên cứu, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô, vi mô, người lập kế hoạch phải xác định chỉ tiêu cần đạt được, nội dung công việc và lập kế hoạch nội dung công việc, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc và phân bổ nguồn lực cho hợp lý.
Bảng 3.8: Đánh giá mức độ khó khăn để lập kế hoạch thực hiện hợp đồng.
1: Không khó khăn 2: Mức độ bình thường. 3: Có khó khăn. 4: Là vấn đề rất khó khăn. Xác định mục tiêu chung Kế hoạch cụ thể từng công việc Tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc Phân bổ nguồn lực Đánh giá mức độ khó khăn TB 1,5 2,2 2,4 3,3
( Nguồn: Kết quả điều tra, phỏng vấn )
Theo đánh giá mức độ khó khăn của từng nhân tố này, việc phân bổ nguồn lực là vấn đề cấp bách đối với công ty với mức độ khó khăn là 3,3; tiếp theo là việc tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc với độ khó khăn trung bình được đánh giá là 2,4. Về vấn đề nhân lực, cán bộ của Trung tâm còn hạn chế cả về số lượng và chất lượng, cán bộ có kinh nghiệm trong hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, am hiểu luật pháp và quy trình thực
hiện hợp đồng còn ít. Do vậy, phải từ 2 – 3 nhân viên mới có thể đảm nhận một hợp đồng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng ( phó phòng ) và áp lực công việc quá lớn đối với trưởng ( phó phòng ) XNK. Còn việc tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc khó khăn chủ yếu là luôn có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, dẫn đến chậm chễ, không đúng theo tiến độ thời gian đã lên kế hoạch. Do đó, để có thể tính toán hợp lý thời gian để dự phòng chi phí đòi hỏi người lập kế hoạch phải có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về vấn đề, có thể lường trước được một số vấn đề có thể xảy ra để tính toán thời gian cũng như chi phí phát sinh.
Việc trình duyệt kế hoạch được thực hiện khá rõ ràng: Kế hoạch được lập bởi phòng kế hoạch sau đó sẽ được trình lên Giám đốc Trung tâm. Sau đó, Giám đốc sẽ bổ sung, chỉnh sửa, đưa ra ý kiến chỉ đạo để chính thức đi vào giai đoạn thực hiện. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề tồn tại nổi bật đó là tìm hiểu thông tin về đối tác, thị trường và phân bổ nguồn lực hợp lý để thực hiện có hiệu quả.