c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
3.2.3.6. Nhận hàng và kiểm tra hàng
* Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng, chủ yếu cảng nhận là cảng Hải
Phòng, chi cục hải quan cảng KV1, nhân viên XNK sẽ chuẩn bị các công việc cần thiết để có thể nhận hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng.
Trước hết trong việc chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, 70% các ý kiến cho rằng những chứng từ cần chuẩn bị để đi nhận hàng là khá nhiều và họ vẫn bị thiếu, nhầm lẫn chứng từ. Các chứng từ cần thiết bao gồm: Hóa đơn ( Invoice ), Danh sách đóng gói
Bill of lading ( B/L ) bản gốc, Giấy giới thiệu nhận hàng, Hồ sơ pháp nhân của công ty. Nguyên nhân chủ yếu của những thiếu sót này là do nội dung công việc của cán bộ XNK khá nhiều, các công việc chồng chất lên nhau, không được chuyên môn hóa trong từng khâu nên dễ bị thiếu sót, nhầm lẫn giấy tờ trong từng nghiệp vụ. Do đó, việc chuyên môn hóa trong các khâu thực hiện hợp đồng là rất cần thiết.
Ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng Hải Phòng: Theo điều tra được biết công ty có ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng và là khách hàng quen thuộc nên việc liên hệ, thông báo giữa hai bên là tương đối dễ dàng. Cụ thể, Trung tâm chỉ cần gọi điện hoặc chuyển fax xác nhận với cơ quan vận tải về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ và bảo quản hàng hóa. Đồng thời phải có nghĩa vụ cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hóa như vận đơn, lệnh giao hàng. Sau khi được cảng ký xác nhận vào lệnh giao hàng, nhân viên nhập khẩu sẽ đến kho, xuất trình lệnh giao hàng và làm phiếu xuất kho.
Tiến hành nhận hàng: Sau khi đã thực hiện đầy đủ thủ tục, công ty được phép nhận hàng. Qua điều tra cán bộ nhân viên – những người trực tiếp thực hiện hoạt động này cho biết, công ty tiến hành nhận hàng gồm nhận về số lượng, chất lượng, bao bì, ký mã hiệu của hàng hóa so với yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng. Đồng thời, kiểm tra, giám sát việc giao nhận phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh. Tuy nhiên, khó khăn trong nghiệp vụ này không chỉ là việc cán bộ nhân viên thiếu giấy tờ, chứng từ đi nhận hàng mà còn có những nguyên nhân khác như chậm chễ từ phía Ngân hàng. Ví dụ như: hàng đã về đến cảng nhưng Ngân hàng chưa kiểm tra xong chứng từ, vận đơn nên chưa thể nhận được hàng. Điều đó dẫn đến công ty tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi để chờ đến khi giấy tờ đã xong mới tiến hành nhận hàng và thanh toán chi phí giao nhận, bảo quản cho cơ quan vận tải.
Như vậy việc nhận hàng đã được tiến hành theo trình tự hợp lý nhưng trong quá trình thực hiện vẫn còn một số thiếu sót của cán bộ XNK cụ thể là khâu chuẩn bị chứng từ để đi nhận hàng dẫn đến phải tiến hành bổ sung, làm chậm thời gian giao hàng hoặc chậm chễ từ phía người bán và Ngân hàng trong việc giao giấy tờ cần thiết để nhận hàng.
quyền lợi, đồng thời để có thể khiếu nại kịp thời đảm bảo lợi ích của Trung tâm. Đặc biệt đối với hàng hóa của công ty là máy móc thiết bị rất phức tạp việc kiểm tra càng trở nên cần thiết hơn.
Qua điều tra tất cả các ý kiến đều cho biết công ty không trực tiếp kiểm tra hàng hóa mà thuê cơ quan kiểm định Vinacontrol, và sau khi kiểm tra cũng ít khi phát hiện sai sót trầm trọng. Trước hết, công ty không trực tiếp kiểm tra hàng hóa vì máy móc, thiết bị xây dựng có chỉ số kỹ thuật và giá trị kinh tế cao, cán bộ nhân viên của công ty chưa đủ nghiệp vụ kỹ thuật để có thể kiểm tra chính xác hàng hóa. Do đó, phải thuê cơ quan giám định nhằm hạn chế rủi ro và thiệt hại lớn về sau. Với đối tác Nhật Bản là nhà cung cấp có uy tín, đáng tin cậy nên sai sót trong việc giao hàng cũng ít khi xảy ra. Nếu có chỉ là do nhầm lẫn của bên xuất khẩu chứ không phải cố ý hoặc do những lỗi khách quan khác như điều kiện thời tiết nên không thể giao hàng đúng thời hạn hoặc thiếu sót của bộ phận đóng gói,…Ví dụ như trong hợp đồng Coma – XNK 60340 ký ngày 13/05/2010 với đối tác Kukita co.ltd, trong hợp đồng quy định nhập khẩu 4 máy khoan mũi khoan R32 và 5 máy khoan mũi khoan R38 nhưng kiểm tra lại thấy 5 máy khoan mũi khoan R32 và 4 máy khoan mũi khoan R38. Ngay sau đó đã được đối tác điều chỉnh, khắc phục kịp thời.
Biểu đồ 3.13: Nguyên nhân sai sót trong quá trình kiểm tra hàng hoá
Quá trình tiến hành làm thủ tục thanh toán được công ty thực hiện khá tốt và đã gây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác Nhật Bản, Cụ thể kết quả thu được như sau: Theo điều tra, phương thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất là phương thức tín dụng chứng từ trong đó quan trọng nhất là mở L/C thanh toán ( đã trình bày ở phần 3.3.2.2 của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu ), ngoài ra công ty còn sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện.
Trước hết thanh toán bằng L/C, công ty thường thanh toán theo tỷ lệ A% trả trước, B % trả sau, và tỷ lệ hợp lý thường được áp dụng là 60% trả trước, 40% trả sau. Theo đánh giá của nhân viên trong Trung tâm, tỉ lệ này là hợp lý do giá trị của máy móc thiết bị thường cao và tỉ lệ này là hợp lý đối với cả hai bên XNK, đảm bảo an toàn khi XNK cũng như thu hồi về khoản vốn nhất định phục vụ hoạt động kinh doanh.
Còn với phương thức chuyển tiền bằng điện ít được sử dụng hơn, chủ yếu áp dụng cho các đối tác là nhà cung cấp truyền thống, giá trị lô hàng nhỏ, đối tác có chi nhánh ở Việt Nam. Đối với phương thức này, sau khi nhận hàng và kiểm tra hàng, Trung tâm viết lệnh cho ngân hàng BIDV, yêu cầu họ chuyển tiền từ tài khoản của Trung tâm đến tài khoản của nhà xuất khẩu tại Ngân hàng của họ. Chi phí chuyển tiền là do Trung tâm chịu mức phí thường lệ mà cán bộ công ty cung cấp là 20 – 30 USD/lần.
Với cả hai phương thức thanh toán, theo đánh giá ít có sai sót xảy ra cả về phía bản thân công ty và phía đối tác. Do cả hai bên đều khá cẩn thận, thỏa thuận chi tiết về vấn đề này và nếu có sai sót cũng là sai sót rất nhỏ là không ảnh hưởng đến quá trình thanh toán hợp đồng nhập khẩu. Tuy nhiên, một vấn đề nảy sinh trong quá trình thanh toán là sự biến động tỷ giá USD / VND gây ra những thiệt hại nhất định cho công ty. Tỷ giá giữa thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm thanh toán luôn biến động phức tạp và khó có thể lường trước được, do đó, công ty có thể nghiên cứu và lựa chọn các công cụ phòng ngừa rủi ro hối đoái của Ngân hàng để hạn chế những rủi ro do sự biến động của tỷ giá.