c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
3.3.3. Giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị xây dựng từ thị trường Nhật Bản của Tổng công ty cơ khí xây dựng.
dựng từ thị trường Nhật Bản của Tổng công ty cơ khí xây dựng.
Hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng là công việc khá quan trọng bởi nó đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng theo đúng kế hoạch thời gian, nội dung công việc đồng thời hạn chế tranh chấp có thể xảy ra. Tuy nhiên, hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng chưa được công ty thực sự chú trọng, theo đánh giá chỉ ở mức trung bình.
Trước hết theo điều tra được biết hoạt động giám sát do các nhân viên XNK thực hiện và theo dõi từ khi thực hiện đến khi hợp đồng kết thúc và 100% ý kiến cho biết phương pháp giám sát được sử dụng là phương pháp phiếu giám sát. Cụ thể, khi có sai sót xảy ra nhân viên XNK sẽ có trách nhiệm giải quyết tuy nhiên nếu sai sót mang tính trầm trọng thì phải báo cáo cho trưởng ( phó phòng ) để đưa ra cách giải quyết. Trong trường hợp sai sót này vượt quá thẩm quyền quyết định của trưởng ( phó phòng ) thì phải báo lên cho Giám đốc Trung tâm để Giám đốc đưa ra ý kiến chỉ đạo. Theo đánh giá phương pháp phiếu giám sát về cơ bản đảm bảo bao quát được đầy đủ các hoạt động, trên phiếu giám sát nhân viên XNK sẽ liệt kê chi tiết, đầy đủ các công việc thực hiện, ngày tháng mà
Phương pháp này đảm bảo các nội dung giám sát tuy nhiên đối với những hợp đồng có tính chất phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng dễ gây ra nhầm lẫn, sai sót của cán bộ giám sát. Do đó trong tương lai, công ty có thể tiếp cận phương pháp giám sát bằng máy vi tính đảm bảo độ chính xác, thuận tiện, nhanh chóng với hệ thống quản lý tự động. Cụ thể, các điều khoản thường được công ty giám sát bao gồm:
- Giám sát quá trình thanh toán: Tại Trung tâm việc mở L/C là trách nhiệm của nhân viên phụ trách hợp đồng đó tuy nhiên lại không có sự giám sát chặt chẽ của cấp trên hay của bộ phận nào khác sau khi L/C được mở. Và L/C được mở vẫn gặp phải tình trạng mở muộn so với thoả thuận trong hợp đồng và công ty phải thương lượng với công ty xuất khẩu để phía Nhật Bản gia hạn thêm. Còn đối với việc giám sát tiến độ thanh toán, hạn cuối cùng của từng lần thanh toán, về cơ bản cả công ty và các đối tác Nhật Bản đều đảm bảo đúng tiến độ và quy trình. Nếu có sự chậm chễ từ cả 2 phía đều được thông báo trước và hẹn thời gian thanh toán chính thức.
- Giám sát việc thuê tàu của đối tác: Công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CIF chính vì vậy giám sát việc thuê tàu của đối tác là một khâu được Trung tâm giám sát khá chặt chẽ, giám sát được phân công cho một nhân viên XNK chuyên trách trực tiếp giám sát. Công ty thường tiến hành kiểm tra về lý lịch con tàu, độ tuổi của tàu, tên con tàu, một số tiêu chuẩn đối với tàu biển…Do khâu giám sát việc thuê tàu được thực hiện một cách chặt chẽ nên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị của Trung tâm từ trước tới nay chưa xảy ra sai sót nào về độ tuổi, lai lịch, kỹ thuật của tàu.
- Giám sát việc mua bảo hiểm hàng hoá: Trong trường hợp công ty tự mua bảo hiểm cho hàng hóa ở Việt Nam việc giám sát mua bảo hiểm khá chặt chẽ: công ty mua bảo hiểm ở công ty đáng tin cậy, đối tác lâu năm của Trung tâm, thỏa thuận chi tiết đồng thời có sự tư vấn trực tiếp của đơn vị bảo hiểm. Còn đối với những trường hợp Trung tâm nhờ đối tác mua bảo hiểm hộ tại nước xuất khẩu thì việc tìm hiểu kỹ thông tin cũng như các điều khoản hợp đồng là chưa đầy đủ, chỉ yêu cầu đối tác mua bảo hiểm của những công ty có uy tín nhưng mức độ tin cậy thực sự là chưa cao.
- Giám sát việc giao hàng của bên xuất khẩu: Nhân viên XNK sẽ trực tiếp giám sát việc giao hàng của bên xuất khẩu. Nhân viên được phân công sẽ thường xuyên gửi Mail
sát việc giao hàng thông qua hãng tàu có chi nhánh ở Việt Nam để xác định rõ thời gian tàu sẽ rời cảng. Với các đối tác Nhật Bản, việc giao hàng chậm hoặc tàu không đi theo đúng lịch trình đã dự định ít khi xảy ra, nếu có giao hàng chậm hoặc bất kỳ trục trặc nào đều được bên xuất khẩu thông báo trước. Một phần đó là do uy tín, mối quan hệ lâu dài, tin cậy của đối tác Nhật Bản, một phần công ty cũng khá chú trọng liên lạc, giám sát lịch trình của tàu, có sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc với hãng tàu để kiểm soát hiện tại tàu đang ở đâu, có vấn đề gì với hàng hoá nhập khẩu trên tàu đó hay không.
- Giám sát việc bảo hành hàng hóa của bên xuất khẩu: Do tính chất của hàng hóa mà Trung tâm nhập khẩu là máy móc thiết bị xây dựng có chỉ số kỹ thuật rất cao nên trong mỗi hợp đồng Trung tâm đều có yêu cầu về điều kiện bảo hành cho hàng hóa. Trong thời hạn bảo hành nếu những sai sót về hàng hóa xảy ra thì nhân viên giám sát sẽ liên lạc với bên xuất khẩu để nhận bảo hành. Tuy nhiên một vấn đề này sinh là thời hạn bảo hành còn ngắn, đa số trong thời hạn đó máy móc thiết bị không cần đến việc bảo hành. Hết thời hạn công ty sẽ phải tự thuê chuyên gia với chi phí cao bảo hành cho hàng hóa. Ngoài việc bảo hành cho hàng hóa, nhân viên giám sát điều hành phải yêu cầu nhà xuất khẩu cung cấp thêm một chứng từ là giấy chứng nhận an toàn cho hàng hóa mà Trung tâm đang nhập.
- Giám sát việc khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu một trong hai bên không thực hiện đúng như hợp đồng quy định thì sẽ phải chịu bồi thường hoặc bị khiếu nại. Việc giám sát khiếu nại và giải quyết khiếu nại là hệ quả của một loạt các công việc giám sát trên, nếu chỗ nào có sai phạm thì căn cứ vào đó để tiến hành khiếu nại. Nếu có vấn đề sai sót ở đâu thì đích thân trưởng phòng kinh doanh XNK chịu trách nhiệm giám sát quá trình khiếu nại cũng như đòi bồi thường. Người phụ trách hợp đồng nhập khẩu đó sẽ là người cung cấp các thông tin cần thiết của hợp đồng nhập khẩu và hỗ trợ trưởng phòng. Trên thực tế, nếu có sai sót xảy ra thì hai bên sẽ tiến hành thương lượng tìm cách giải quyết để tránh phải kiện nhau ra tòa vì như vậy sẽ bất lợi cho cả hai bên.
Trên cơ sở giám sát quá trình thực hiện hợp đồng, các nhân viên XNK mới có thể phát hiện và đề ra cách giải quyết các tình huống phát sinh dựa trên đánh giá thực tế về
thường, các nhân viên phụ trách hợp đồng sẽ tự giải quyết các tình huống phát sinh. Giám đốc công ty và lãnh đạo Tổng công ty sẽ tiến hành đôn đốc, nhắc nhở nhân viên của mình thông qua điện thoại, Email hoặc gặp gỡ trao đổi trực tiếp dựa trên tầm quan trọng của công việc. Tuỳ theo mức độ tình huống phát sinh mà công ty sẽ ra quyết định ngay hoặc bàn bạc để đưa ra phương án giải quyết.
Như vậy, trong thời gian qua công ty đã có những chú trọng nhất định trong công tác giám sát và điều hành hợp đồng. Tuy nhiên, vẫn chưa có sự chuyên môn hóa cao, đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh XNK thường xuyên bị quá tải, chồng chất công việc từ tổ chức thực hiện hợp đồng đến giám sát và giải quyết các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng nên không tránh khỏi có sai sót. Ngoài ra, chưa có một mô hình điều hành, giám sát hợp đồng xác định và chưa áp dụng phần mềm hỗ trợ cũng là một hạn chế trong công tác giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng. Do vậy, trong thời gian tới, công ty cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, chuyên môn hóa trong từng khâu thực hiện để hạn chế sai sót có thẻ xảy ra trong công tác quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị xây dựng tại Trung tâm.