c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
4.1.2.2. Những nguyên nhân.
Nguyên nhân của các tồn tại trên bao gồm cả nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan.
a. Nguyên nhân chủ quan.
Đó là do các sai sót của nhân viên XNK đặc biệt là những người trực tiếp đi làm thủ tục nhập khẩu máy móc, thiết bị:
- Các nhân viên phòng XNK có khi do sự vội vàng, thiếu cẩn thận, không kiểm tra kỹ các chứng từ trước khi mang tới cơ quan hải quan, Ngân hàng hoặc chứng từ đi nhận hàng, hoặc ghi sai các thông tin trong tờ khai. Sai sót hay xảy ra nhất là việc thiếu sót giấy tờ để đi làm thủ tục mở L/C, lỗi chính tả sai tên, địa chỉ của Nhật Bản, hoặc thiếu giấy tờ cần thiết để đi làm thủ tục hải quan.
- Việc nắm bắt các thông tin đặc biệt là các quy định pháp luật của Việt Nam còn chậm như các quy định về nhập khẩu thiết bị của Việt Nam hoặc không cập nhật liên tục biểu thuế dẫn đến áp mã thuế, tính sai thuế phải nộp.
- Đôi khi do nhân viên phòng XNK thiếu tinh thần trách nhiệm, làm việc không tập trung nên dẫn đến những sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Các nhân viên mới vào công ty do hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm cũng như môi trường làm việc mới nên còn mắc phải nhiều sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng đặc biệt là khâu mở L/C và làm thủ tục hải quan.
b. Nguyên nhân khách quan.
khăn cho công ty. Ví dụ như nhiều trường hợp nhân viên mới phòng XNK đi làm thủ tục hải quan nhưng cơ quan hải quan không làm và không đóng dấu hải quan mà yêu cầu nhân viên đó phải xuất trình giấy giới thiệu từ phía công ty, gây khó khăn cho cán bộ đi làm thủ tục hải quan.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế: hệ thống máy tính, máy in, máy fax… của công ty sử dụng đã lâu và cũ nên nhiều lúc gặp trục trặc, hỏng hóc. Đôi khi hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu của công ty bị lỗi. Vì vậy, việc liên lạc với đối tác cũng như các hoạt động thông báo, thực hiện thủ tục với cơ quan liên quan còn chậm, phải gửi đi gửi lại nhiều lần mới có phản hồi: ví dụ như việc liên lạc với cơ quan vận tải ở cảng hay khai báo hải quan điện tử…làm tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp.
- Mọi thông tin, liên lạc với đối tác Nhật Bản đều thông qua Email hoặc gọi điện nên đôi khi gặp phải trục trặc như chứng từ, hợp đồng gửi bị chậm, lỗi đường truyền hoặc không thể diễn đạt chính xác, cụ thể thông tin cần truyền tải do bất đồng ngôn ngữ.