c. Cơ sở vật chất kỹ thuật.
3.2.3.5. Làm thủ tục hải quan
Đây là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước, nhằm ngăn chặn buôn lậu, kiểm tra sai sót giấy tờ, thống kê số liệu hàng XNK. Ý thức được điều này, Trung tâm XNK luôn cố gắng thực hiện việc khai báo hải quan một cách đầy đủ nhất. Cụ thể, trình tự làm thủ tục hải quan được công ty tiến hành theo các bước chuẩn bị hồ sơ hải quan – đăng ký tờ khai và nộp hồ sơ – xuất trình hàng hóa – thực hiện quyết định của hải quan.
Trước hết, là khâu chuẩn bị hồ sơ hải quan, cán bộ khai báo hải quan cho biết đầu tiên họ phải chuẩn bị các giấy tờ sau: : 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh , 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh XNK của công ty, 02 bản chính tờ khai hàng nhập khẩu, 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu, 01 bản sao vận đơn hàng hóa, 01 bản chính và 02 bản sao phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa, giấy chứng nhận xuất
xứ hàng hóa C/O. Tuy nhiên, cũng theo các nhân viên này, trong quá trình chuẩn bị những hồ sơ đó họ thường bị thiếu giấy tờ và phải bổ sung, điều chỉnh.
Biểu đồ 3.10: Nguyên nhân sai sót trong việc làm thủ tục hải quan.
( Nguồn: Kết quả điều tra, phỏng vấn )
Theo điều tra về nguyên nhân của những thiếu sót này: 40% ý kiến cho rằng do quy định, thủ tục của cơ quan hải quan đối với việc kiểm định chất lượng máy móc thiết bị của công ty còn khá rườm rà, phải thuê cũng như chờ đợi Bộ, ngành, cơ quan chuyên môn như Chi cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng - Sở Khoa học công nghệ Thành phố Hà Nội kiểm định, 60% ý kiến nhận thiếu sót giấy tờ là do bản thân chưa có kinh nghiệm, cẩn thận, chu đáo trong công việc. Đây cũng là hạn chế của đội ngũ nhân viên cần cải thiện và khi làm thủ tục hải quan công ty nên cử những nhân viên có kinh nghiệm để hạn chế những thiếu sót dẫn đến mất thời gian, và chi phí. Đối với những cán bộ mới khi đi làm thủ tục hải quan vẫn gặp phải nhiều trở ngại như yêu cầu từ phía cơ quan Hải quan về Giấy giới thiệu của công ty gây ra sựchậm chễ, tốn chi phí lưu kho lưu bãi tại cảng.
cửa khẩu Hải Phòng và cửa khẩu Hữu Nghị, nhân viên XNK tiến hành khai báo đầy đủ, chính xác những thông tin về hàng hóa nhập khẩu lên tờ khai hải quan (Custom declanration ). Cán bộ nhân viên công ty cho biết hiện nay công ty đang áp dụng hình thức khai báo điện tử và về cơ bản, hình thức này nhanh gọn hơn khai báo truyền thống, thay vì cán bộ công ty phải đến tận nơi để khai báo thì với hình thức này chỉ cần chuyển các hồ sơ cần thiết qua mạng của cơ quan hải quan. Tuy vậy, đôi khi đường truyền bị lỗi, tắc nghẽn mạng thì lại gây không ít khó khăn cho quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp. Công ty sẽ phải khai đầy đủ chi tiết các mục như: Loại hàng, tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào…Yêu cầu của việc khai báo hải quan là sự trung thực, chính xác để hạn chế những sai sót không đáng có. Tuy nhiên, vướng mắc mà công ty vẫn gặp phải đó là việc áp biểu thuế cho mặt hàng nhập khẩu. Dù là những mặt hàng nhập khẩu thường xuyên và việc tính sai thuế phải nộp cũng ít khi xảy ra nhưng trong một số trường hợp bảng biểu thuế của Hải quan cũng không quy định rõ với một số mặt hàng, trong khi đó máy móc, thiết bị lại có rất nhiều loại, chỉ cần một chỉ số kỹ thuật khác cũng khiến máy đó thuộc danh mục áp mã thuế khác nhau, giá trị tính thuế cũng thay đổi. Do đó, đòi hỏi cán bộ XNK phải thường xuyên cập nhật chính xác mẫu biểu thuế của cơ quan hải quan, cẩn thận, tỉ mỉ trong việc tính thuế phải nộp.
Xuất trình hàng hóa: Qua phiếu điều tra, phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty được biết hình thức kiểm tra của cơ quan hải quan đối với máy móc, thiết bị Trung tâm là kiểm tra xác suất và kiểm tra số lượng, trọng lượng, chủng loại hàng hóa chứ không kiểm tra chất lượng hàng. Theo tài liệu thống kê về phân loại hồ sơ máy móc thiết bị nhập khẩu của công ty như sau:
Bảng 3.11: Phân loại hồ sơ hải quan của công ty
Loại hồ sơ % hồ sơ phân loại
Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ
Năm 2008 55% 32% 13%
Năm 2009 60% 30% 10%
Năm 2010 60% 35% 5%
luồng vàng, hồ sơ phân vào luồng đỏ chiếm tỷ lệ nhỏ và có xu hướng giảm dần. Điều đó chứng tỏ Coma – imex đã dần gây dựng được uy tín, đạt được sự tin tưởng và tín hiệu tốt từ phía cơ quan Hải quan. Đối với hồ sơ luồng vàng, nhân viên công ty sẽ hoàn thiện hồ sơ hải quan và giao nhận sang kho. Đối với hồ sơ luồng đỏ, tiếp tục thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hoá như sau:
Bảng 3.12: Mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá năm 2010
Hồ sơ luồng đỏ % lô hàng thuộc diện kiểm tra Kiểm tra thực tế dưới 10% lô hàng 86,3%
Kiểm tra thực tế 50% lô hàng 13,7%
( Nguồn: Phòng XNK công ty )
Đối với việc kiểm tra thực tế hàng hoá chủ yếu là kiểm tra dưới 10% lô hàng, kiểm tra thực tế 50% chiếm 13,7% trong tổng số hàng hoá phải kiểm tra thực tế. Việc tiến hành kiểm tra thực tế gây tốn khá nhiều thời gian của công ty, đôi khi cán bộ phòng XNK phải chờ ở cảng cả ngày để chờ phía Hải quan kiểm tra xong hàng. Do đó, việc hạn chế tỷ lệ kiểm tra thực tế ở cảng đối với hàng hoá công ty là việc rất cần thiết, giảm một phần chi phí và thời gian.
Thực hiện quyết định của hải quan: Sau khi kiểm tra hồ sơ hải quan đối với hồ sơ luồng xanh, luồng vàng và kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hồ sơ luồng đỏ, hải quan sẽ ra quyết định thông quan đối với hàng hóa của công ty. Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các chi phí khác sẽ được Phòng Kế toán tài chính chuyển cho Kho bạc Nhà nước và công ty luôn cố gắng hoàn thành các nghĩa vụ này đúng thời hạn quy định.