a. Sơ đồ tổ chức sổ kế tốn:
Cơng ty đang áp dụng hình thức kế tốn trên máy tính, sử dụng phần mềm DYNAMIC và ACCNET.
SƠ ĐỒ 2.4: QUY TRÌNH HẠCH TỐN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY
Chú thích: : ghi hàng ngày : ghi định kỳ Chứng từ gốc Nhập dữ liệu Xử lý trong phần mềm kê tốn máy Xử lý trong Excel Bảng in chi tiết Bảng in tổng hợp Báo cáo tài chính
Bảng kê, báo cáo kho, thẻ
Giải thích:
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin đƣợc tự động nhập vào kế tốn tổng và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khĩa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Bên cạnh đĩ, kế tốn cũng tiến hành nhập liệu vào Excel. Đến cuối tháng kế tốn tiến hành in ra các báo cáo kho, bảng kê,… nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết đƣợc in ra giấy đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
Sơ lược về phần mềm kế tốn:
DYNAMIC là phần mềm kế tốn của Tập đồn Phillips Seafood.
Đặc điểm của Dynamic: Đây là phần mềm kế tốn đƣợc thiết kế theo chuẩn mực kế tốn quốc tế. Phần mềm Dynamic là một phần mềm rất đƣợc các tập đồn đa quốc gia ƣa chuộng, do đặc điểm các cơng ty con, chi nhánh chuyền số liệu về tập đồn hay tổng cơng ty theo ngày , tháng để phục vụ mục đích cho bộ phận kế tốn cơng ty tạo ra các báo cáo mà khơng cần cập nhật lại số liệu, ngồi ra ngƣời sử dụng cĩ thể hạch tốn online (trực tuyến) từ các cơng ty con, chi nhánh về tổng cơng ty, cơng ty mẹ thơng qua đƣờng truyền tốc độ cao. Chính vì thế mà tập đồn Phillips Seafood đã lựa chọn Dynamic cho các cơng ty con.
ACCNET là phần mềm kế tốn của Việt Nam.
Đặc điểm của Accnet: AccNet đƣợc thiết kế sao cho ngƣời dùng khi nhập liệu tránh đƣợc nhiều sai sĩt. Ngƣời dùng nhập liệu vào hệ thống qua các chƣơng trình nhập liệu khi cĩ các nghiệp vụ kế tốn phát sinh. Nguyên tắc là nhập liệu một lần bắt đầu từ chứng từ gốc, hệ thống sẽ tự động ghi vào sổ cái và các sổ chi tiết một cách thích hợp. AccNet cung cấp sáu phân hệ chính dùng để xử lý tất cả nghiệp vụ phát sinh: Quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và nợ phải trả nhà cung cấp, bán hàng và nợ phải thu của khách hàng, hàng tồn kho, thơng tin lãnh đạo.
b. Các loại sổ sử dụng trong doanh nghiệp:
BẢNG 2.4: HỆ THỐNG SỔ SÁCH TẠI CƠNG TY
STT Tên sổ
Loại sổ
Nhân viên ghi sổ Sổ chi tiết Sổ tổng hợp 1 Chứng từ ghi sổ x Kế tốn tổng hợp 2 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ x Kế tốn tổng hợp 3 Sổ quỹ x Thủ quỹ
4 Sổ chi tiết tiền mặt x Thủ quỹ 5 Sổ tiền gửi ngân hàng x Thủ quỹ 6 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng x Thủ quỹ
7 Sổ chi tiết phải thu khách hàng x Kế tốn thanh tốn 8 Sổ chi tiết phải trả ngƣời bán x Kế tốn thanh tốn 9 Sổ chi tiết tài sản cố định x Kế tốn tổng hợp 10 Sổ chi tiết doanh thu x Kế tốn tổng hợp
11 Sổ chi tiết tạm ứng x Thủ quỹ
12 Sổ chi tiết nguyên vật liệu x Kế tốn vật tƣ 13 Sổ chi tiết 621, 622, 627, 641, 642 x Kế tốn tổng hợp 14 Sổ chi tiết hàng hĩa x Kế tốn hàng hĩa
15 Thẻ kho x Thủ kho
16 Sổ cái 111, 112, 141 x Thủ quỹ
17 Sổ cái 152, 153, 311, 331 x Kế tốn vật tƣ,thanh tốn 18 Sổ cái 156, 131 x Kế tốn hàng hĩa, thanh tốn 19 Sổ cái các tài khoản cịn lại x Kế tốn tổng hợp
20 Thẻ tính giá thành sản phẩm x Kế tốn tổng hợp
Nhận xét: Hệ thống sổ kế tốn tại cơng ty tƣơng đối đầy đủ theo hình thức chứng từ ghi sổ, đồng thời phần mềm kế tốn mà cơng ty đang sử dụng khá hiện đại, đơn giản và hợp lý với chế độ kế tốn tại cơng ty cũng nhƣ chế độ quản lý của tập đồn. Nhờ vậy, cơng tác kế tốn đã trở nên chính xác, dễ dàng và nhanh chĩng hơn rất nhiều.