Do đặc điểm của ngành chế biến thủy sản, nguyên liệu chính (thịt ghẹ) khi mua về khơng qua nhập kho mà sẽ đƣợc đƣa thẳng đến phân xƣởng sản xuất. Tuy vậy, quá trình hạch tốn thịt ghẹ vẫn đƣợc cơng ty thực hiện bút tốn nhập kho và xuất kho để tiện cho việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên liệu thịt ghẹ. Thực tế, cơng ty chỉ theo dõi tình hình xuất nhập kho đối với bao bì đĩng gĩi (nguyên vật liệu phụ).
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khơng qua nhập kho :
Giải thích lưu đồ chi phí nguyên liệu trực tiếp – nguyên liệu khơng qua kho:
Hàng ngày, bộ phận hậu cần sẽ thực hiện cơng việc mua thịt ghẹ để đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu đồng thời đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra trơi chảy. Bộ chứng từ sau khi mua nguyên vật liệu gồm phiếu cân thịt và báo cáo nguyên vật liệu – tất cả các nhà cung cấp sẽ đƣợc làm căn cứ cho bộ phận hậu cần lập Meat receiving Line 1 & MNP Report. Meat receiving Line 1 & MNP Report sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất cùng lƣợng nguyên liệu tƣơng ứng trên chứng từ. Song song đĩ, phiếu cân thịt và báo cáo nguyên vật liệu – tất cả các nhà cung cấp sẽ đƣợc chuyển cho kế tốn kho, đây sẽ là cơ sở để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, phần mềm sẽ tự động cập nhật cơ sở dữ liệu vào các sổ liên quan, sau đĩ, kế tốn kho sẽ lƣu các chứng từ này theo ngày. Cuối kỳ, bộ phận sản xuất tổng hợp tất cả chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu và chuyển cho kế tốn giá thành. Bộ chứng từ này đƣợc kế tốn giá thành sử dụng để lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế tốn để tính giá thành. Hệ thống sẽ tự động cập nhật các sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ hoặc khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết theo yêu cầu và quy trình kết thúc tại đây.
LƯU ĐỒ 2.1: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP – NGUYÊN LIỆU KHƠNG QUA KHO KẾ TỐN GIÁ THÀNH
BỘ PHẬN HẬU CẦN KẾ TỐN KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT
Bắt đầu
Mua thịt ghẹ
Phiếu cân thịt Báo cáo nguyên
liệu - tất cả các nhà cung cấp Phiếu cân thịt Meat receiving Line 1 & MNP Report Nhận nguyên liệu, ký tên Tổng hợp, nhập liệu Cập nhật vào phần mềm CSDL Sổ cái 152,... Meat receiving Line 1 & MNP Report Lập Meat receiving Line 1 & MNP Report Meat receiving Line 1 & MNP Report (đã ký) Tổng hợp, lập bảng phân bổ CP NVL Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu Nhập liệu vào phần mềm CSDL Sổ cái 154,.. 1 Cập nhật vào phần mềm Phiếu cân thịt Bộ chứng từ về nguyên vật liệu 1 D D Báo cáo nguyên
liệu - tất cả các nhà cung cấp
Báo cáo nguyên liệu - tất cả các nhà cung cấp Bộ chứng từ về nguyên vật liệu Tổng hợp tất cả chứng từ NVL Bộ chứng từ về nguyên vật liệu Kết thúc
b. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp qua nhập kho :
LƯU ĐỒ 2.2: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP - VẬT LIỆU QUA NHẬP KHO
KẾ TỐN GIÁ THÀNH THỦ KHO GIÁM ĐỐC KẾ TỐN KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT Bắt đầu Kế hoạch sản xuất Lập phiếu yêu cầu vật tư
Phiếu yêu cầu vật tư 1
Xem xét, ký
duyệt
Phiếu yêu cầu vật tư 1 (đã ký duyệt) Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
3 Phiếu yêu cầu
vật tư 2
Phiếu yêu cầu vật tư 1 Phiếu yêu cầu
vật tư 2
Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt)
Phiếu yêu cầu vật tư 1 (đã ký
duyệt) Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt)
Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
3
Xem xét, ký
duyệt
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt) Xuất kho, ghi vào thẻ kho Thẻ kho Nhập dữ liệu Cập nhật các sổ liên quan CSDL Sổ cái, Sổ chi tiết 152... Lập bảng phân bổ CP NVL Bảng phân bổ CPNVL Kết thúc 1
Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt) Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt) Nhập dữ liệu Cập nhật chi phí tính giá thành N Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký duyệt) Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt) 1 Bộ chứng từ NVL từ phân xưởng Tổng hợp tất cả các chứng từ NVL trong quá trình sx Bộ chứng từ về NVL 2 2 CSDL 154, ...Sổ cái
Giải thích lưu đồ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên liệu qua nhập kho:
Khi cần nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu vật tƣ gồm 2 liên và đƣa giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc ký duyệt sẽ đƣợc chuyển sang cho thủ kho, dựa vào đĩ, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. 3 liên của phiếu xuất kho đƣợc giám đốc duyệt lại. Phiếu xuất kho đã ký sẽ đƣơc thủ kho làm căn cứ xuất kho theo yêu cầu và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho số 1 sẽ đƣợc thủ kho lƣu tại cuống. Phiếu xuất kho 3 cùng với phiếu yêu cầu vật tƣ số 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất. Phiếu xuất kho 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận kế tốn làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm kế tốn. Phần mềm tự động cập nhật sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ, bộ phận sản xuất sẽ tổng hợp tất cả chứng từ về nguyên vật liệu và chuyển sang cho kế tốn giá thành. Dựa vào bộ chứng từ này, kế tốn giá thành sẽ lập bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp, bảng phân bổ này là căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế tốn để cập nhật chi phí tính giá thành. Hệ thống tự động cập nhật thơng tin và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ hoặc khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết và lƣu trữ. Quy trình kết thúc tại đây.
2.2.3.7. Phƣơng pháp hạch tốn:
a. Nguyên vật liệu chính (thịt ghẹ) :
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên liệu chính:
Hàng ngày, khi thịt ghẹ đƣợc nhập về và chuyển sang sản xuất, các phiếu Meat receiving Line 1 & MNP Report sẽ đƣợc kế tốn dùng để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu chính tại tuần 20-26/4/2013 :
Căn cứ vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu, thịt ghẹ đƣa vào sản xuất trong tuần là 1.612.102.128,25 VND; trong đĩ, nguyên vật liệu chuyển từ phân xƣởng sản xuất phụ (picking plant) vào sản xuất là 276.480.000 VND, nguyên vật liệu mua đƣợc trong ngày là 1.367.899.416 VND, nguyên vật liệu tồn đầu tuần là 133.715.982,3 VND, nguyên liệu tồn cuối tuần để tại phân xƣởng sản xuất là 201.599.317,25 VND, nguyên vật liệu thu đƣợc do cắt lon thành phẩm đƣa trở lại sản xuất là 35.606.021,26 VND. Kế tốn định khoản:
Nguyên vật liệu đƣa vào sản xuất trong tuần: Nợ 15410-001: 1.778.095.424,24
Nguyên vật liệu thu đƣợc do cắt thành phẩm đƣa trở lại sản xuất: Do cơng ty sản xuất mặt hàng thực phẩm, đặc biệt chú trọng đến chất lƣợng nên mỗi ngày bộ phận kiểm tra chất lƣợng sẽ lấy mẫu thành phẩm trong ngày để kiểm tra và loại bỏ những thành phẩm khơng đủ chất lƣợng. Sau khi cắt lon và kiểm tra, nguyên liệu đƣợc lấy lại chuyển ngay vào dây chuyền sản xuất đƣợc xem là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên, những nguyên vật liệu này cĩ giá cao hơn nguyên vật liệu ban đầu do nguyên liệu này cĩ kết tinh các chi phí sản xuất ra thành phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ban đầu, nhân cơng, điện, nƣớc,… Giá của nguyên vật liệu này đã đƣợc lập trình sẵn trên phần mềm kế tốn cơng ty dựa trên các tiêu chí: giá thành phẩm tuần trƣớc,... Kế tốn sẽ định khoản nhƣ sau:
Khi mang mẫu thành phẩm đi kiểm tra: Nợ 62720-500: 35.606.021,26
Cĩ 155: 35.606.021,26 Khi thu nguyên vật liệu trở lại:
Nợ 1521: 35.606.021,26
Cĩ 62720-500: 35.606.021,26 Khi mang nguyên vật liệu vào sản xuất:
Nợ 15410-001: 35.606.021,26 Cĩ 1521: 35.606.021,26
Nguyên vật liệu tồn vào cuối tuần để lại phân xƣởng sản xuất: Nợ 15410-001: (201.599.317,25)
Cĩ 1521: (201.599.317,25)
Nhƣ vậy, tổng cộng trong tuần 20-26/4/2013, chi phí nguyên vật liệu phát sinh 1.612.102.102,31 VND.
Phân bổ chi phí nguyên vật chính:
Đến cuối tuần, kế tốn tiến hành phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính, thịt ghẹ vào thành phẩm. Tiêu thức phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chính là đơn giá bán định mức của sản phẩm, đƣợc xây dựng từ trƣớc và cĩ thể thay đổi khi cần thiết. Bảng phân bổ nguyên vật liệu chính trong tuần 20 – 26/4/2013:
CRAB - RM Allocation Date: 26/4/2013
R/M Quantity R/M Costs
Kilos Per Kilo R/M Costs
Picked Crab Meat - Left Over Yesterday 372.31 133,715,982.30
Picked Crab Meat - Daily 4705.14 349,485.76 1,644,379,441.94
Picked Crab Meat - Reprocess 84.49 35,606,021.26
Sub Total 5161.94 351,360.43 1,813,701,445.50
Less Picked Crab Meat - Left Over Today 559.59 201,599,317.25
Picked Crab Meat Used 4602.35 350,278.04 1,612,102,128.25
Description Units Pounds Kilos Kilo*Sell % to
Alloc
Kilos To
Alloc Per Pound
Chi tieu phan bo
Colossal Metal Can 16oz 38.00 38.00 17.27 336.82 0.01 29.54 272,294.25 19.50
Jumbo Lump Plastic Cup 8oz 2,417.00 1,208.50 549.32 10,409.58 0.20 912.95 264,614.15 18.95
Jumbo Lump Plastic Cup 16oz, Costco 730.00 730.00 331.82 6,287.95 0.12 551.47 264,614.15 18.95
Culinary Jumbo Metal Can 16oz 170.00 170.00 77.27 1,259.55 0.02 110.47 227,610.06 16.30
Ruby Tuesday Jumbo Blend Metal Can 16oz 1,302.00 1,302.00 591.82 8,143.42 0.16 714.20 192,141.99 13.76
Backfin Metal Can 16oz, Seawings 254.00 254.00 115.45 1,327.73 0.03 116.45 160,583.79 11.50
Backfin Metal Can 16oz 1,214.00 1,214.00 551.82 6,621.82 0.13 580.75 167,565.69 12.00
Special Plastic Cup 8oz 3,493.00 1,746.50 793.86 7,541.70 0.14 661.43 132,656.17 9.50
Claw Plastic Cup 16oz, EU 3,253.00 3,253.00 1,478.64 10,276.52 0.20 901.28 97,048.46 6.95
Claw Fingers 12oz, Frozen bag, Hors D'ouvre 14.83 66.75 30.34 271.55 0.01 23.82 124,976.08 8.95 TOTAL 12,885.83 9,982.75 4,537.61 52,476.64 1.00 4,602.35 161,488.78 11.56
Cách phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính:
Bước 1: Xác định tỷ lệ phân bổ:
- Tính giá trị thịt ghẹ cĩ trong từng loại thành phẩm theo đơn giá định mức:
= x
- Xác định tỷ lệ phân bổ giá thịt ghẹ sử dụng trong kỳ cho từng loại thành phẩm:
=
Bước 2: Xác định khối lƣợng thịt ghẹ sử dụng trong kỳ phân bổ cho từng loại thành phẩm:
= x
Bước 3: Xác định chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp trong 1 pound của từng loại thành phẩm:
- Xác định chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp phân bổ cho từng loại thành phẩm:
= x
- Xác định chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp trong 1 pound của từng loại thành phẩm: = Giá trị thịt ghẹ trong thành phẩm i Khối lƣợng (kg) thịt ghẹ trong thành phẩm i Đơn giá định mức (chỉ tiêu phân bổ) Tỷ lệ phân bổ cho thành phẩm i Giá trị thịt ghẹ trong thành phẩm i Tổng giá trị thịt ghẹ sử dụng trong kỳ Khối lƣợng (kg) thịt ghẹ phân bổ cho thành phẩm i Tỷ lệ phân bổ cho thành phẩm i Tổng khối lƣợng (kg) thịt ghẹ sử dụng trong kỳ Giá trị thịt ghẹ phân bổ cho thành phẩm i Tổng giá trị thịt ghẹ sử dụng trong kỳ
Giá trị thịt ghẹ phân bổ cho thành phẩm i Chi phí nguyên vật liệu
cho 1 pound thành phẩm Tổng khối lƣợng (pound) nguyên vật liệu trong thành phẩm i Tỷ lệ phân bổ
Ví dụ: Phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp cho thành phẩm Colossal Metal Can 16oz:
Bước 1: Xác định tỷ lệ phân bổ:
- Giá trị thịt ghẹ cĩ trong thành phẩm Colossal Metal Can 16oz theo đơn giá định mức: 17,27 x 19,5 = 336,82.
- Xác định tỷ lệ phân bổ giá nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ cho thành phẩm Colossal Metal Can 16oz:
Tỷ lệ phân bổ = 336,82 / 52476,64 = 0,0064.
Bước 2: Xác định khối lƣợng nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ phân bổ cho Colossal Metal Can 16oz: 0,0064 x 4602,35 = 29,54 kg.
Bước 3: Xác định chi phí nguyên vật liệu chính trong 1 pound Colossal Metal Can 16oz: 0,0064 x 1.612.102.128,25 = 272.294,25 VND.
b. Nguyên vật liệu phụ:
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên vật liệu phụ
Hàng ngày khi xuất nguyên vật liệu phụ sản xuất sản phẩm, phiếu xuất kho sẽ đƣợc làm căn cứ để kế tốn kho nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Vì cơng ty tính giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ nên hàng ngày, kế tốn kho chỉ theo dõi số lƣợng nguyên vật liệu xuất dùng. Vào cuối tuần, kế tốn sẽ thao tác trên phần mềm, cập nhật giá xuất kho, đồng thời phần mềm sẽ tự động xử lý và tính ra giá nguyên vật liệu phụ xuất dùng trong kỳ.
Tình hình thực tế chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên vật liệu phụ tuần 20 – 26/4/2013 nhƣ sau:
Nợ 15410-001: 127.031.836,89 Cĩ 1522: 127.031.836,89
Phân bổ chi phí nguyên vật phụ - bao bì đĩng gĩi cho từng loại sản phẩm: Kế tốn khơng cần phải thực hiện phân bổ bao bì cho từng loại sản phẩm do cơng ty đã xây dựng định mức bao bì cho mỗi thành phẩm, vì thế, vào cuối mỗi tuần, sau khi cập nhật đơn giá và giá xuất kho, phần mềm sẽ tự động chuyển giá
tổng cộng bao bì của từng loại thành phẩm vào bảng định mức bao bì. Cụ thể bảng định mức bao bì nhƣ sau:
BẢNG 2.7: ĐỊNH MỨC BAO BÌ SỬ DỤNG TRONG TUẦN 20-26/4/2013
Product Code Pack code Description Pack use per unit Total pack use 15001 47000 Master Carton Metal Can Phillips 16oz 0.08 3.17 15001 41000 Metal Can Phillips 16oz 1.00 38.00 15001 43011 Metal Lid Colossal Phillips 16oz 1.00 38.00 12201 47040 Master Carton Metal Can Sea Wings 16oz 0.17 42.33 12201 41030 Metal Can Sea Wings 16oz 1.00 254.00 12201 43044 Metal Lid Backfin Sea Wings 16oz 1.00 254.00 15116 47000 Master Carton Metal Can Phillips 16oz 0.08 108.46 15116 41000 Metal Can Phillips 16oz 1.00 1,302.00 15116 43031 Metal Lid Jumbo Ruby Tuesday 16oz 1.00 1,302.00 15105 47000 Master Carton Metal Can Phillips 16oz 0.08 14.16 15105 41000 Metal Can Phillips 16oz 1.00 170.00 15105 43032 Metal Lid Culinary Jumbo Phillips 16oz 1.00 170.00 15201 47000 Master Carton Metal Can Phillips 16oz 0.08 101.13 15201 41000 Metal Can Phillips 16oz 1.00 1,214.00 15201 43015 Metal Lid Backfin Phillips 16oz 1.00 1,214.00 25102 42300 Plastic Cup Phillips 8oz 1.00 2,417.00 25102 45302 Plastic Cap Jumbo Phillips 8oz 1.00 2,417.00 25102 44300 Aluminum Lid Phillips 8oz 1.00 2,417.00 25102 46302 Sleeve Plastic Shrink Jumbo 8oz 1.00 2,417.00 25102 47300 Master Carton, Plastic Cup, 8oz 0.08 201.34 25302 42300 Plastic Cup Phillips 8oz 1.00 3,493.00 25302 45306 Plastic Cap Special Phillips 8oz 1.00 3,493.00 25302 44300 Aluminum Lid Phillips 8oz 1.00 3,493.00 25302 46306 Sleeve Plastic Shrink Special 8oz 1.00 3,493.00 25302 47300 Master Carton, Plastic Cup, 8oz 0.08 290.97 11513 47601 Master Carton, Claw Finger 1.00 14.83 11513 48252 Plastic Vacuum Bag 250x300 mm 6.00 89.00 21401 42500 Plastic Cup Phillips 16oz 1.00 3,253.00 21401 45409 Plastic Cap Plain 16oz 1.00 3,253.00 21401 44110 Aluminum Lid Phillips EU 5oz/ 6oz/16oz 1.00 3,253.00 21401 72459 Nhan/Sticker Claw EU 16oz 1.00 3,253.00 21401 46417 Sleeve Plastic Shrink Multi Claw 16oz 1.00 3,253.00 21401 47404 Master Carton, Plastic Cup, EU,16oz 0.17 541.95 25131 42500 Plastic Cup Phillips 16oz 1.00 730.00 25131 45402 Plastic Cap Jumbo Phillips 16oz 1.00 730.00 25131 47401 Master Carton, Plastic Cup, 16oz x 12cup 0.08 60.83 25131 46400 Sleeve Plastic Shrink 6oz/16oz 1.00 730.00 25131 44110 Aluminum Lid Phillips EU 5oz/ 6oz/16oz 1.00 730.00