Kế tốn cĩ nhiệm vụ theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, cĩ hệ thống tình hình xuất, nhập, tồn của hàng tồn kho trên sổ sách kế tốn. Theo dõi tài khoản hàng tồn kho cĩ thể biết đƣợc số hiện cĩ, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu và giá trị của nguyên vật liệu tồn kho vào bất cứ thời điểm nào của kỳ kế tốn nhằm đáp ứng nhanh chĩng và kịp thời quá trình sản xuất. Do đĩ, phƣơng pháp kế tốn hàng tồn kho đƣợc cơng ty sử dụng là phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
2.2.3.3.Phƣơng pháp tính giá xuất kho, nhập kho của NVL:
a. Phương pháp tính giá nhập kho:
Khi mua nguyên vật liệu về để phục vụ sản xuất thì giá nhập kho sẽ đƣợc ghi nhận theo giá thực tế đƣợc tính theo cơng thức:
= + Chi phí mua –
Đơn giá nhập kho =
Riêng đối với ghẹ nguyên con sau khi nhập về sẽ đƣợc tách thịt và phân loại thịt tại phân xƣởng sản xuât phụ, sau đĩ sẽ phân bổ giá mua ghẹ cho từng loại thịt:
= Giá mua + Chi phí mua – Giá trị thực tế nhập kho Giá trị mua (chƣa cĩ thuế) Các khoản giảm giá (nếu cĩ) Giá trị thực tế nhập kho Số lƣợng nhập kho Giá mua ghẹ nguyên con Giảm giá (nếu cĩ)
Allocate Crab picked at PSVN
Allocate CC picked at PSVN Quantity Cost
2,747.60 276,480,000.0
Code Item produced Qty
in Kilo
Kilo*Sell % to
Alloc Kilo to Alloc Amount - VND
Chi tieu phan bo 05101 RM - Jumbo Lump 192.16 3,843.20 38.76% 1,064.94 107,160,488.72 $20.00 05102 RM - Jumbo undersize 90.21 1,380.21 13.92% 382.45 38,484,674.13 $15.30 05111 RM - Flower Lump 7.96 111.44 1.12% 30.88 3,107,297.27 $14.00 05201 RM - Broken 22.25 289.25 2.92% 80.15 8,065,198.63 $13.00 05301 RM - Special 243.41 2,799.22 28.23% 775.65 78,050,907.43 $11.50 05401 RM - Claw 214.81 1,288.86 13.00% 357.14 35,937,465.52 $6.00 05402 RM - Finger 85.21 178.94 1.80% 49.58 4,989,437.19 $2.10 05501 RM - Clawfingers 4.91 24.55 0.25% 6.81 684,531.12 $5.00 Total 860.92 9,915.67 100.00% 2,747.60 276,480,000.00
Allocate Live crab (ghe song) Quantity Cost
195.50 9,775,000.00 Code Item Qty produced in Kilo
Kilo*Sell Alloc % to Kilo to Alloc Amount - VND
Phân bổ giá mua thịt ghẹ nguyên con cho từng loại thịt ghẹ sau khi tách thịt:
Bước 1: Xác định tỷ lệ phân bổ.
- Tính giá trị loại thịt ghẹ i theo đơn giá định mức:
= x
- Xác định tỷ lệ phân bổ giá ghẹ nguyên con cho các loại thịt ghẹ : =
Bước 2: Xác định khối lƣợng ghẹ nguyên con phân bổ cho từng loại thịt ghẹ :
= x
Bước 3: Xác định giá từng loại thịt ghẹ đƣợc phân bổ : = x
Ví dụ: Phân bổ giá mua ghẹ nguyên con cho loại thịt Jumbo Lump
Bước 1 : Xác định tỷ lệ phân bổ:
- Tính giá trị thịt ghẹ loại Jumbo Lump theo đơn giá định mức: Khối lƣợng thịt Jumbo Lump tách đƣợc là : 192,16 kg
Đơn giá định mức của Jumbo Lump là $20
Giá Jumbo Lump theo đơn giá định mức = 192,16 x 20 = 3.843,20 - Xác định tỷ lệ phân bổ giá ghẹ nguyên con cho Jumbo Lump: Tỷ lệ phân bổ của Jumbo Lump = 3.843,2 / 9915,67 = 38,76 %
Bước 2: Khối lƣợng ghẹ nguyên con phân bổ cho Jumbo Lump: 2747,6 x 38,76% = 1064,94 kg Giá thịt ghẹ loại i Khối lƣợng thịt ghẹ loại i tách đƣợc Đơn giá định mức (chỉ tiêu phân bổ) Tỷ lệ phân bổ thịt ghẹ loại i
Giá thịt ghẹ loại i theo giá định mức Tổng giá thịt ghẹ tách đƣợc theo giá định mức
Khối lƣợng phân bổ thịt ghẹ loại i Tổng khối lƣợng ghẹ nguyên con Tỷ lệ phân bổ thịt ghẹ loại i Giá thịt ghẹ loại i
đƣợc phân bổ ghẹ nguyên con Tổng giá mua
Tỷ lệ phân bổ thịt ghẹ loại i Khối lƣợng phân
Bước 3: Xác định giá Jumbo Lump đƣợc phân bổ: 276.480.000 x 38,76% = 107.160.488,72 VND
b. Phương pháp tính giá xuất kho:
Kế tốn tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo cơng thức : = x
Trong đĩ, đơn giá xuất của nguyên vật liệu đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Trong tuần kế tốn tập hợp tất cả các phiếu xuất kho theo dõi về mặt số lƣợng. Đến cuối tuần, kế tốn sẽ tiến hành tính ra một đơn giá xuất kho duy nhất theo cơng thức :
=
2.2.3.4. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ sử dụng :
- Phiếu yêu cầu xuất vật liệu. - Phiếu xuất kho.
- Bảng tổng hợp Nguyên vật liệu sử dụng trong tuần. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp.
- Meat receiving Line 1 & MNP Report. Sổ sách :
- Sổ chi tiết 154, sổ cái 154. - Sổ chi tiết 152, sổ cái 152.
2.2.3.5. Tài khoản sử dụng:
Để hạch tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại nhà máy, kế tốn khơng sử dụng tài khoản 621 thơng thƣờng mà hạch tốn trực tiếp vào tài khoản “15410 – 001” – chi phí dở dang – nguyên vật liệu trực tiếp.
Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng
Số lƣợng nguyên vật liệu xuất dùng
Đơn giá xuất của nguyên vật liệu
Đơn giá xuất của NVL
Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Khối lƣợng NVL tồn đầu kỳ + Khối lƣợng NVL nhập trong kỳ
Ngồi ra để hạch tốn chi phí này, kế tốn cịn phải sử dụng một số tài khoản liên quan khác:
- TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - TK 1522: Bao bì.
2.2.3.6. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Do đặc điểm của ngành chế biến thủy sản, nguyên liệu chính (thịt ghẹ) khi mua về khơng qua nhập kho mà sẽ đƣợc đƣa thẳng đến phân xƣởng sản xuất. Tuy vậy, quá trình hạch tốn thịt ghẹ vẫn đƣợc cơng ty thực hiện bút tốn nhập kho và xuất kho để tiện cho việc theo dõi tình hình sử dụng nguyên liệu thịt ghẹ. Thực tế, cơng ty chỉ theo dõi tình hình xuất nhập kho đối với bao bì đĩng gĩi (nguyên vật liệu phụ).
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khơng qua nhập kho :
Giải thích lưu đồ chi phí nguyên liệu trực tiếp – nguyên liệu khơng qua kho:
Hàng ngày, bộ phận hậu cần sẽ thực hiện cơng việc mua thịt ghẹ để đảm bảo chất lƣợng nguyên vật liệu đồng thời đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra trơi chảy. Bộ chứng từ sau khi mua nguyên vật liệu gồm phiếu cân thịt và báo cáo nguyên vật liệu – tất cả các nhà cung cấp sẽ đƣợc làm căn cứ cho bộ phận hậu cần lập Meat receiving Line 1 & MNP Report. Meat receiving Line 1 & MNP Report sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất cùng lƣợng nguyên liệu tƣơng ứng trên chứng từ. Song song đĩ, phiếu cân thịt và báo cáo nguyên vật liệu – tất cả các nhà cung cấp sẽ đƣợc chuyển cho kế tốn kho, đây sẽ là cơ sở để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, phần mềm sẽ tự động cập nhật cơ sở dữ liệu vào các sổ liên quan, sau đĩ, kế tốn kho sẽ lƣu các chứng từ này theo ngày. Cuối kỳ, bộ phận sản xuất tổng hợp tất cả chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu và chuyển cho kế tốn giá thành. Bộ chứng từ này đƣợc kế tốn giá thành sử dụng để lập bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế tốn để tính giá thành. Hệ thống sẽ tự động cập nhật các sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ hoặc khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết theo yêu cầu và quy trình kết thúc tại đây.
LƯU ĐỒ 2.1: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP – NGUYÊN LIỆU KHƠNG QUA KHO KẾ TỐN GIÁ THÀNH
BỘ PHẬN HẬU CẦN KẾ TỐN KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT
Bắt đầu
Mua thịt ghẹ
Phiếu cân thịt Báo cáo nguyên
liệu - tất cả các nhà cung cấp Phiếu cân thịt Meat receiving Line 1 & MNP Report Nhận nguyên liệu, ký tên Tổng hợp, nhập liệu Cập nhật vào phần mềm CSDL Sổ cái 152,... Meat receiving Line 1 & MNP Report Lập Meat receiving Line 1 & MNP Report Meat receiving Line 1 & MNP Report (đã ký) Tổng hợp, lập bảng phân bổ CP NVL Bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu Nhập liệu vào phần mềm CSDL Sổ cái 154,.. 1 Cập nhật vào phần mềm Phiếu cân thịt Bộ chứng từ về nguyên vật liệu 1 D D Báo cáo nguyên
liệu - tất cả các nhà cung cấp
Báo cáo nguyên liệu - tất cả các nhà cung cấp Bộ chứng từ về nguyên vật liệu Tổng hợp tất cả chứng từ NVL Bộ chứng từ về nguyên vật liệu Kết thúc
b. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp qua nhập kho :
LƯU ĐỒ 2.2: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP - VẬT LIỆU QUA NHẬP KHO
KẾ TỐN GIÁ THÀNH THỦ KHO GIÁM ĐỐC KẾ TỐN KHO BỘ PHẬN SẢN XUẤT Bắt đầu Kế hoạch sản xuất Lập phiếu yêu cầu vật tư
Phiếu yêu cầu vật tư 1
Xem xét, ký
duyệt
Phiếu yêu cầu vật tư 1 (đã ký duyệt) Lập phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
3 Phiếu yêu cầu
vật tư 2
Phiếu yêu cầu vật tư 1 Phiếu yêu cầu
vật tư 2
Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt)
Phiếu yêu cầu vật tư 1 (đã ký
duyệt) Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt)
Phiếu xuất kho 1 Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
3
Xem xét, ký
duyệt
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt) Xuất kho, ghi vào thẻ kho Thẻ kho Nhập dữ liệu Cập nhật các sổ liên quan CSDL Sổ cái, Sổ chi tiết 152... Lập bảng phân bổ CP NVL Bảng phân bổ CPNVL Kết thúc 1
Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký
duyệt) Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt) Nhập dữ liệu Cập nhật chi phí tính giá thành N Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu vật tư 2 (đã ký duyệt) Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt) 1 Bộ chứng từ NVL từ phân xưởng Tổng hợp tất cả các chứng từ NVL trong quá trình sx Bộ chứng từ về NVL 2 2 CSDL 154, ...Sổ cái
Giải thích lưu đồ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên liệu qua nhập kho:
Khi cần nguyên vật liệu cho sản xuất, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu vật tƣ gồm 2 liên và đƣa giám đốc ký duyệt. Sau khi đƣợc ký duyệt sẽ đƣợc chuyển sang cho thủ kho, dựa vào đĩ, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. 3 liên của phiếu xuất kho đƣợc giám đốc duyệt lại. Phiếu xuất kho đã ký sẽ đƣơc thủ kho làm căn cứ xuất kho theo yêu cầu và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho số 1 sẽ đƣợc thủ kho lƣu tại cuống. Phiếu xuất kho 3 cùng với phiếu yêu cầu vật tƣ số 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất. Phiếu xuất kho 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận kế tốn làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm kế tốn. Phần mềm tự động cập nhật sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ, bộ phận sản xuất sẽ tổng hợp tất cả chứng từ về nguyên vật liệu và chuyển sang cho kế tốn giá thành. Dựa vào bộ chứng từ này, kế tốn giá thành sẽ lập bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp, bảng phân bổ này là căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế tốn để cập nhật chi phí tính giá thành. Hệ thống tự động cập nhật thơng tin và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Cuối kỳ hoặc khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết và lƣu trữ. Quy trình kết thúc tại đây.
2.2.3.7. Phƣơng pháp hạch tốn:
a. Nguyên vật liệu chính (thịt ghẹ) :
Tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – nguyên liệu chính:
Hàng ngày, khi thịt ghẹ đƣợc nhập về và chuyển sang sản xuất, các phiếu Meat receiving Line 1 & MNP Report sẽ đƣợc kế tốn dùng để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu.
Tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu chính tại tuần 20-26/4/2013 :
Căn cứ vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu, thịt ghẹ đƣa vào sản xuất trong tuần là 1.612.102.128,25 VND; trong đĩ, nguyên vật liệu chuyển từ phân xƣởng sản xuất phụ (picking plant) vào sản xuất là 276.480.000 VND, nguyên vật liệu mua đƣợc trong ngày là 1.367.899.416 VND, nguyên vật liệu tồn đầu tuần là 133.715.982,3 VND, nguyên liệu tồn cuối tuần để tại phân xƣởng sản xuất là 201.599.317,25 VND, nguyên vật liệu thu đƣợc do cắt lon thành phẩm đƣa trở lại sản xuất là 35.606.021,26 VND. Kế tốn định khoản:
Nguyên vật liệu đƣa vào sản xuất trong tuần: Nợ 15410-001: 1.778.095.424,24
Nguyên vật liệu thu đƣợc do cắt thành phẩm đƣa trở lại sản xuất: Do cơng ty sản xuất mặt hàng thực phẩm, đặc biệt chú trọng đến chất lƣợng nên mỗi ngày bộ phận kiểm tra chất lƣợng sẽ lấy mẫu thành phẩm trong ngày để kiểm tra và loại bỏ những thành phẩm khơng đủ chất lƣợng. Sau khi cắt lon và kiểm tra, nguyên liệu đƣợc lấy lại chuyển ngay vào dây chuyền sản xuất đƣợc xem là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Tuy nhiên, những nguyên vật liệu này cĩ giá cao hơn nguyên vật liệu ban đầu do nguyên liệu này cĩ kết tinh các chi phí sản xuất ra thành phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ban đầu, nhân cơng, điện, nƣớc,… Giá của nguyên vật liệu này đã đƣợc lập trình sẵn trên phần mềm kế tốn cơng ty dựa trên các tiêu chí: giá thành phẩm tuần trƣớc,... Kế tốn sẽ định khoản nhƣ sau:
Khi mang mẫu thành phẩm đi kiểm tra: Nợ 62720-500: 35.606.021,26
Cĩ 155: 35.606.021,26 Khi thu nguyên vật liệu trở lại:
Nợ 1521: 35.606.021,26
Cĩ 62720-500: 35.606.021,26 Khi mang nguyên vật liệu vào sản xuất:
Nợ 15410-001: 35.606.021,26 Cĩ 1521: 35.606.021,26
Nguyên vật liệu tồn vào cuối tuần để lại phân xƣởng sản xuất: Nợ 15410-001: (201.599.317,25)
Cĩ 1521: (201.599.317,25)
Nhƣ vậy, tổng cộng trong tuần 20-26/4/2013, chi phí nguyên vật liệu phát sinh 1.612.102.102,31 VND.
Phân bổ chi phí nguyên vật chính:
Đến cuối tuần, kế tốn tiến hành phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính, thịt ghẹ vào thành phẩm. Tiêu thức phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chính là đơn giá bán định mức của sản phẩm, đƣợc xây dựng từ trƣớc và cĩ thể thay đổi khi cần thiết. Bảng phân bổ nguyên vật liệu chính trong tuần 20 – 26/4/2013:
CRAB - RM Allocation Date: 26/4/2013
R/M Quantity R/M Costs
Kilos Per Kilo R/M Costs
Picked Crab Meat - Left Over Yesterday 372.31 133,715,982.30
Picked Crab Meat - Daily 4705.14 349,485.76 1,644,379,441.94
Picked Crab Meat - Reprocess 84.49 35,606,021.26
Sub Total 5161.94 351,360.43 1,813,701,445.50
Less Picked Crab Meat - Left Over Today 559.59 201,599,317.25
Picked Crab Meat Used 4602.35 350,278.04 1,612,102,128.25
Description Units Pounds Kilos Kilo*Sell % to
Alloc
Kilos To
Alloc Per Pound
Chi tieu phan bo
Colossal Metal Can 16oz 38.00 38.00 17.27 336.82 0.01 29.54 272,294.25 19.50
Jumbo Lump Plastic Cup 8oz 2,417.00 1,208.50 549.32 10,409.58 0.20 912.95 264,614.15 18.95
Jumbo Lump Plastic Cup 16oz, Costco 730.00 730.00 331.82 6,287.95 0.12 551.47 264,614.15 18.95
Culinary Jumbo Metal Can 16oz 170.00 170.00 77.27 1,259.55 0.02 110.47 227,610.06 16.30
Ruby Tuesday Jumbo Blend Metal Can 16oz 1,302.00 1,302.00 591.82 8,143.42 0.16 714.20 192,141.99 13.76
Backfin Metal Can 16oz, Seawings 254.00 254.00 115.45 1,327.73 0.03 116.45 160,583.79 11.50
Backfin Metal Can 16oz 1,214.00 1,214.00 551.82 6,621.82 0.13 580.75 167,565.69 12.00
Special Plastic Cup 8oz 3,493.00 1,746.50 793.86 7,541.70 0.14 661.43 132,656.17 9.50
Claw Plastic Cup 16oz, EU 3,253.00 3,253.00 1,478.64 10,276.52 0.20 901.28 97,048.46 6.95
Claw Fingers 12oz, Frozen bag, Hors D'ouvre 14.83 66.75 30.34 271.55 0.01 23.82 124,976.08 8.95 TOTAL 12,885.83 9,982.75 4,537.61 52,476.64 1.00 4,602.35 161,488.78 11.56
Cách phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính:
Bước 1: Xác định tỷ lệ phân bổ:
- Tính giá trị thịt ghẹ cĩ trong từng loại thành phẩm theo đơn giá định mức:
= x
- Xác định tỷ lệ phân bổ giá thịt ghẹ sử dụng trong kỳ cho từng loại thành phẩm: