a. Nội dung chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung tại nhà máy bao gồm các khoản:
Chi phí nhân viên phân xƣởng: gồm tiền lƣơng, phụ cấp, các khoản trích theo lƣơng cho nhân viên quản lý phân xƣởng và nhân viên thu mua, lái xe,…
Chi phí vật liệu: bao gồm các chi phí thu mua vật liệu, nhiên liệu và vật tƣ sử dụng tại các phân xƣởng.
Chi phí khấu hao: là tất cả các chi phí khấu hao tài sản cố định tại phân xƣởng nhƣ khấu hao nhà xƣởng, máy mĩc thiết bị,…
Chi phí dịch vụ mua ngồi: tất cả các chi phí dịch vụ mua ngồi nhƣ giặt ủi, bảo vệ, chi phí cơng tác, nƣớc đá dùng trong sản xuất, chi tiền điện, chi tiền nƣớc, chi cho dịch vụ sửa chữa nhà xƣởng và máy mĩc thiết bị,…
Chi phí khác bằng tiền: các chi phí khác nhƣ chi phí thuê nhà xƣởng hay các chi phí khác cho nhà cung cấp,…
b. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
- Bảng chấm cơng. - Bảng lƣơng.
- Bảng kê các khoản trích theo lƣơng. - Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà xƣởng. - Phiếu xuất kho.
- Hĩa đơn dịch vụ mua ngồi. - Giấy đề nghị thanh tốn. - Bảng khấu hao tài sản cố định.
- Sổ chi tiết tài khoản 6271, 6272, 6273, 6274, 6277, 6279 - Sổ cái tài khoản 627
c. Tài khoản sử dụng:
Để hạch tốn chi phí sản xuất chung tại cơng ty, kế tốn sử dụng tài khoản 627- “Chi phí sản xuất chung“và các tiểu khoản của chi phí sản xuất chung:
- TK 6271: Chi phí nhân viên phân xƣởng - TK 6272: Chi phí đồ dùng phân xƣởng - TK 6273: Chi phí dụng cụ sản xuất - TK 6274: Chi phí khấu hao
- TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngồi - TK 6279: Chi phí khác bằng tiền
Ngồi ra, các tiểu khoản này cịn đƣợc chi tiết thêm để quá trình theo dõi chi phí diễn ra đầy đủ, chính xác.
d. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản mục chi phí, đối với mỗi khoản mục chi phí, cơng ty đều cĩ một quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau.
Đối với chi phí nhân viên phân xưởng:
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí nhân viên phân xưởng:
Vào cuối tháng, sau khi nhận đƣợc bảng chấm cơng tháng, bộ phận nhân sự lập bảng lƣơng và bảng kê các khoản trích theo lƣơng. Các chứng từ này sẽ đƣợc chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi ký duyệt, bảng lƣơng và bảng kê các khoản trích theo lƣơng sẽ đƣợc chuyển qua kế tốn thanh tốn để nhập liệu vào phần mềm ghi nhận chi phí và lập phiếu chi gồm 3 liên. Phiếu chi sau khi đƣợc kế tốn trƣởng và tồng giám đốc phê duyệt sẽ đƣợc chuyển sang cho thủ quỹ, làm căn cứ chi tiền, ghi sổ quỹ. Phiếu chi 1,3 sẽ đƣợc thủ quỹ lƣu lại. Phiếu chi 2 đƣợc kế tốn thanh tốn làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm. Hệ thống tự động cập nhật các sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Các chứng từ bảng lƣơng, bảng kê các khoản trích theo lƣơng và phiếu chi 2 đƣợc kế tốn thanh tốn lƣu theo ngày và quy trình kết thúc tại đây.
LƯU ĐỒ 2.5: CHI PHÍ NHÂN VIÊN PHÂN XƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TỐN THANH TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG - TỔNG GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN NHÂN SỰ Bảng lương (đã ký) Bảng lương (đã ký) Phiếu chi 1 (đã ký) Phiếu chi 2 (đã ký) Bảng kê các khoản trích theo lương (đã ký) Xem xét, ký duyệt Sổ cái liên quan 1 1 Bảng lương (đã ký) D Kết thúc Bảng kê các khoản trích theo lương (đã ký) Xem xét, ký duyệt Lập bảng lương, bảng kê các khoản trích theo lương CSDL Bảng lương BP sản xuất Bảng kê các khoản trích theo lương (đã ký) Bắt đầu Phiếu chi 1 Nhập liệu vào phần mềm, cập nhật CPNCTT
Chi tiền, ghi sổ quỹ, ký vào phiếu chi
Phiếu chi 1 (đã ký đầy đủ) Bảng lương Bảng kê các khoản trích theo lương D Phiếu chi 2 Cập nhật dữ liệu Lập phiếu chi Phiếu chi 1 (đã ký) Phiếu chi 1 Bảng chấm cơng Phiếu chi 1 (đã ký đầy đủ) Phiếu chi 3 (đã ký) Phiếu chi 2 (đã ký đầy đủ) Phiếu chi 3 (đã ký đủ) Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 (đã ký đầy đủ) Phiếu chi 2 Phiếu chi 3 Phiếu chi 2 (đã ký) Phiếu chi 3 (đã ký) Sổ quỹ Bảng kê các khoản trích theo lương Phiếu chi 3 (đã ký đầy đủ)
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí đồ dùng phân xưởng:
Khi cần đồ dùng cho sản xuất, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu đồ dùng phân xƣởng. Phiếu yêu cầu đồ dùng phân xƣởng gồm 2 liên sẽ đƣợc giám đốc nhà máy xem xét ký duyệt. Phiếu yêu cầu đồ dùng phân xƣởng sau khi đƣợc ký duyệt sẽ đƣợc chuyển sang cho thủ kho, dựa vào đĩ, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. 3 liên của phiếu xuất kho sẽ đƣợc giám đốc nhà máy duyệt lại. Sau khi ký duyệt, phiếu xuất kho sẽ đƣơc thủ kho làm căn cứ xuất kho đồ dùng phân xƣởng, đƣợc yêu cầu và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho số 1 sẽ đƣợc thủ kho lƣu tại cuống. Phiếu xuất kho 3 và phiếu yêu cầu đồ dùng phân xƣởng liên 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất cùng với đồ dùng đƣợc xuất. Tại đây, phiếu xuất kho 3 và phiếu yêu cầu đồ dùng phân xƣởng liên 2 sẽ đƣợc lƣu trữ. Phiếu xuất kho 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho kế tốn kho dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, đồng thời lƣu phiếu xuất kho liên 2 theo số. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan và đƣợc lƣu trên cơ sở dữ liệu. Khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết theo yêu cầu và quy trình kết thúc tại đây.
Đối với chi phí dụng cụ sản xuất:
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí dụng cụ sản xuất:
Khi cần dụng cụ cho sản xuất, bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu dụng cụ. Phiếu yêu cầu dụng cụ gồm 2 liên sẽ đƣợc giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu dụng cụ đƣợc ký duyệt sẽ đƣợc chuyển cho thủ kho, dựa vào phiếu yêu cầu dụng cụ, thủ kho lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. 3 liên của phiếu xuất kho sẽ đƣợc giám đốc ký duyệt lại. Sau khi ký duyệt, phiếu xuất kho đƣơc thủ kho làm căn cứ xuất kho dụng cụ và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho số 1 sẽ đƣợc thủ kho lƣu tại cuống. Phiếu xuất kho 3 và phiếu yêu cầu dụng cụ liên 2 sẽ đƣợc chuyển sang cho bộ phận sản xuất cùng với dụng cụ đƣợc xuất. Tại đây, phiếu xuất kho 3 và phiếu yêu cầu dụng cụ sản xuất sẽ đƣợc lƣu trữ theo số. Phiếu xuất kho 2 sẽ đƣợc chuyển sang kế tốn kho dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm kế tốn, đồng thời lƣu phiếu xuất kho liên 2 theo số. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan và đƣợc lƣu trên cơ sở dữ liệu. Khi cần thiết, kế tốn sẽ in sổ cái, sổ chi tiết theo yêu cầu và quy trình kết thúc tại đây.
LƯU ĐỒ 2.6: CHI PHÍ ĐỒ DÙNG DÙNG Ở PHÂN XƯỞNG KẾ TỐN KHO THỦ KHO GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SẢN XUẤT 1 Nhập dữ liệu
Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà
xưởng1 Bắt đầu
Phiếu xuất kho 1 Thẻ kho Lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà xưởng 2 (đã ký duyệt) Xem xét, ký duyệt
Phiếu xuất kho 1
1 Phiếu yêu cầu
đồ dùng nhà xưởng 2
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt) Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt) Lập phiếu yêu cầu N CSDL Xem xét, ký duyệt Sổ cái, Sổ chi tiết 152... Xuất kho, ghi vào thẻ kho Phiếu xuất kho
3
Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà xưởng 1 (đã ký duyệt)
Cập nhật các sổ liên quan
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu
đồ dùng nhà xưởng1
Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà
xưởng 2
Phiếu yêu cầu đồ dùng nhà
xưởng1 (đã ký) Phiếu yêu cầu
đồ dùng nhà xưởng 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 Phiếu xuất kho
3
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt)
N Phiếu yêu cầu
đồ dùng nhà xưởng 2 (đã ký
duyệt) Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt)
Kết thúc Phiếu yêu cầu
đồ dùng nhà xưởng 2 (đã ký duyệt)
LƯU ĐỒ 2.7: CHI PHÍ DỤNG CỤ SẢN XUẤT KẾ TỐN KHO THỦ KHO GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SẢN XUẤT Sổ cái, Sổ chi tiết 152... Phiếu yêu cầu
dụng cụ 1
Xem xét, ký
duyệt Bắt đầu
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu
dụng cụ 2
Xuất kho, ghi vào thẻ kho Phiếu xuất kho
1
CSDL
Thẻ kho
Cập nhật các sổ liên quan Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt) Lập phiếu yêu cầu Lập phiếu xuất kho 1
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt) Phiếu xuất kho
1
Phiếu xuất kho 2 Nhập dữ liệu Phiếu xuất kho 1 (đã ký duyệt) Xem xét, ký duyệt N N
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
1 Phiếu xuất kho
3
Phiếu xuất kho 2 Phiếu xuất kho
3
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 3 (đã ký duyệt)
Phiếu xuất kho 2 (đã ký duyệt)
N Phiếu yêu cầu
dụng cụ 1 Phiếu yêu cầu
dụng cụ 2
Phiếu yêu cầu dụng cụ 1
(đã ký) Phiếu yêu cầu
dụng cụ 2 (đã ký)
Phiếu yêu cầu dụng cụ 1
(đã ký) Phiếu yêu cầu
dụng cụ 2 (đã ký)
Phiếu yêu cầu dụng cụ 1
(đã ký) Phiếu xuất
kho 3 (đã ký duyệt) Phiếu yêu cầu
dụng cụ 1 (đã ký) Phiếu xuất kho
3 (đã ký duyệt)
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí khấu hao tài sản cố định:
Vào cuối tháng, kế tốn tổng hợp sẽ vào phân hệ tài sản cố định trên phần mềm để in bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định và chuyển sang kế tốn trƣởng xem xét, ký duyệt. Sau khi ký duyệt, bảng tính và phân bổ khấu hao đƣợc kế tốn tổng hợp nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động cập nhật các sổ liên quan và lƣu trên cơ sở dữ liệu. Đến cuối kỳ, kế tốn tổng hợp sẽ in sổ sách liên quan và lƣu trữ. Bảng tính và phân bổ khấu hao đƣợc kế tốn tổng hợp lƣu trữ theo ngày. Quy trình kết thúc tại đây.
Đối với chi phí dịch vụ mua ngồi:
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phídịch vụ mua ngồi:
Khi nhận đƣợc hĩa đơn dịch vụ mua ngồi từ các nhà cung cấp hoặc bộ phận khác, kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm ghi nhận khoản phải trả, phần mềm sẽ tự động cập nhật các sổ sách liên quan, đồng thời lƣu lại hĩa đơn dịch vụ mua ngồi theo số. Cuối kỳ, hoặc khi cần thiết, sổ sách liên quan sẽ đƣợc kế tốn thanh tốn in ra và lƣu trữ theo quy định. Quy trình kết thúc tại đây.
Đối với chi phí bằng tiền khác:
Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phíbằng tiền khác:
Khi nhận đƣợc giấy đề nghị thanh tốn từ các bộ phận, kế tốn thanh tốn lập phiếu chi gồm 3 liên rồi chuyển sang cho kế tốn trƣởng cùng tổng giám đốc ký duyệt. Sau khi ký duyệt, phiếu chi sẽ đƣợc thủ quỹ tiến hành chi tiền, ký tên và ghi sổ quỹ. Liên 1 của phiếu chi đƣợc chuyển về kế tốn thanh tốn, tại đây, căn cứ vào phiếu chi 1(đã ký đầy đủ), kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm, cập nhật các sổ sách liên quan. Phiếu chi 1 và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ sẽ đƣợc kế tốn thanh tốn lƣu theo số. Phiếu chi liên 3 sẽ đƣợc giao cho ngƣời nhận tiền, cịn thủ quỹ sẽ lƣu phiếu chi liên 2 theo số. Cuối kỳ, hoặc khi cần thiết, sổ sách liên quan sẽ đƣợc kế tốn thanh tốn in ra và lƣu trữ theo quy định.
LƯU ĐỒ 2.8: CHI PHÍ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KẾ TỐN TRƯỞNG KẾ TỐN TỔNG HỢP Bắt đầu Vào TSCĐ, in bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao Xem xét, ký duyệt Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã ký) Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã ký) Nhập liệu vào phần mềm kê tốn Cập nhật các sổ liên quan
CSDL Sổ cái, sổ chi tiết 627,... Bảng tính và phân bổ khấu hao (đã ký) D Kết thúc
Bắt đầu NCC, BP khác Nhập liệu vào phần mềm kế tốn Cập nhật thơng tin Sổ sách
liên quan Cơ sở dữ liệu
Hĩa đơn dịch vụ mua ngồi
N Kết thúc
KTT - TỔNG GIÁM ĐỐC THỦ QUỸ KẾ TỐN THANH TỐN Bắt đầu Lập phiếu chi Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Phiếu chi 3 Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 Phiếu chi 3 Xem xét, ký duyệt Phiếu chi 1 (đã ký) Phiếu chi 2 (đã ký) Phiếu chi 3 (đã ký) Chi tiền, ký tên, ghi sổ quỹ Sổ quỹ Phiếu chi 2 (đã ký đủ) N N Phiếu chi 1 (đã ký đủ) Phiếu yêu cầu
thanh tốn Nhập liệu vào phần mềm kế tốn
Cập nhật thơng tin
Sổ sách
liên quan Cơ sở dữ liệu Phiếu chi 1 (đã ký) Phiếu chi 1 (đã ký) Phiếu chi 2 (đã ký) Phiếu chi 3 (đã ký) Phiếu chi 1 (đã ký đủ) Phiếu chi 2 (đã ký đủ) Phiếu chi 3 (đã ký đủ) Kế tốn thanh tốn Người nhận tiền Kết thúc Phiếu yêu cầu
Căn cứ vào bảng lƣơng tháng 4/2013, kế tốn tiến hành định khoản chi phí lƣơng nhân viên phân xƣởng gián tiếp:
Nợ 6271: 79.962.197 Cĩ 334: 79.962.197
Căn cứ vào bảng kê trích theo lƣơng tháng 4/2013, kế tốn định khoản: Nợ 6271: 9.709.200
Cĩ 338: 9.709.200.
Giống nhƣ với nguyên vật liệu phụ (bao bì sản xuất), đồ dùng phân xƣởng, cơng cụ dụng cụ cũng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Do đĩ, khi xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho, kế tốn sẽ ghi nhận số lƣợng vào phần mềm, vào cuối tháng, kế tốn sẽ thao tác trên phần mềm để tính giá xuất kho. Khi đĩ, các giá xuất kho sẽ đƣợc tự động cập nhật.
Nợ 6272: 443.980.734
Cĩ 1523: 443.980.734 Nợ 6273: 356.980.632
Cĩ 153: 356.980.632
Căn cứ vào bảng khấu hao tháng 4/2013, kế tốn định khoản: Nợ 6274: 42.954.273,56
Cĩ 214: 42.954.273,56
Căn cứ các hĩa đơn dịch vụ mua ngồi tháng 4/2013, kế tốn định khoản chi phí dịch vụ mua ngồi, ví dụ:
- Hĩa đơn số 0001933 – Hĩa đơn tiền nƣớc: Nợ 6277: 6.991.740
Cĩ 331: 6.991.740.
- Hĩa đơn số 0001934 – Hĩa đơn tiền xử lý nƣớc thải: Nợ 6277: 3.474.675
ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngồi nhƣ sau: Nợ 6277: 235.762.987 Cĩ 331: 235.762.987
Căn cứ vào các chứng từ khác, kế tốn đã định khoản bút tốn ghi nhận chi phí bằng tiền khác:
Nợ 6279: 162.890.630
Cĩ 1111: 162.890.630
Tổng cộng trong tháng 4, chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh là: 1.332.240.653,56
Cuối tháng, kế tốn tiến hành định khoản: Nợ 63230-003: 1.332.240.653,56
Cĩ 627: 1.332.240.653,56