Đối với nhà phân phối
Nhà phân phối kiểm tra lượng hàng tồn trong kho sau đó trực tiếp đặt hàng cho phòng kinh doanh hoặc phòng tài chính kế toán thông qua fax, email.
Phòng kinh doanh xử lý đơn hàng lưu thông tin và chuyển cho phòng TC-KT, phòng TC-KT lưu thông tin.
Phòng TC-KT thực hiện kiểm tra công nợ của khách hàng, việc kiểm tra này sẽ có hai trường hợp: Trường hợp 1: Nếu công nợ của khách hàng đã thanh toán theo hợp đồng quy định và kiểm tra thấy số nợ lần trước đã trả hết (nếu có) thì sẽ được duyệt đơn hàng. Trường hợp 2: Nếu chưa trả hết số nợ lần trước thì vẫn có thể xem xét với điều kiện là phải thanh toán ngay số tiền mua lần này và nhanh chóng thanh toán số nợ theo quy định.
Đơn đặt hàng được duyệt thì công ty sẽ liên hệ với khách hàng để thông báo công ty sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu trong đơn đặt hàng và xuất hoá đơn.
Bộ phận giao nhận trình hóa đơn cho kho hàng công ty, sau đó tổ chức vận chuyển đến địa điểm giao nhận và giao nhận, khách hàng ký nhận vào hoá đơn.
Hình 4.8. Qui Trình Đặt Hàng và Giao Hàng giữa Công Ty và Nhà Phân Phối Khách hàng đặt hàng Phòng TC-KT Phòng Marketing Lưu thông tin Kiểm tra công nợ Xuất hóa đơn Duyệt Kho hàng công ty Tổ chức vận chuyển Địa điểm giao nhận Giao nhận Khách hàng ký nhận vào hóa đơn Liên hệ với khách hàng
Nguồn tin: Thông tin tổng hợp
Đối với kênh siêu thị, cửa hàng và quầy chợ
Đối với kênh siêu thị: nhân viên công ty hỗ trợ bán hàng trong siêu thị kiểm tra sản phẩm trên quầy kệ tiến hành ghi đơn hàng và trình đơn hàng cho bộ phận phụ trách trong siêu thị ký nhận, sau đó nhân viên chuyển đơn hàng về nhà phân phối.
Đối với cửa hàng bán sỉ, cửa hàng bán lẻ và quầy chợ: nhân viên bán hàng sẽ thường xuyên thăm viếng, kiểm tra lượng hàng tại cửa hàng và hỏi nhà bán lẻ. Nếu chủ cửa hàng lấy thêm hàng thì sẽ ghi đơn hàng cho họ kí nhận rồi chuyển về nhà phân phối.
Bộ phận kế toán của nhà phân phối sẽ xử lý đơn hàng lưu thông tin. Sau đó tiến hành quá trình giao hàng giữa nhà phân phối và khách hàng giống như quá trình giao hàng giữa công ty và nhà phân phối.
Nhận xét: Quá trình thực hiện phân phối từ đơn đặt hàng cho đến khách hàng ký nhận vào hóa đơn mang một tầm vóc quan trọng nếu có một chút gì sai sót ở khâu nào đó sẽ ảnh hưởng đến các khâu kế tiếp làm cho hệ thống phân phối hoạt động không hiệu quả. Nếu qui trình thực hiện có tính hiệu quả đảm bảo các yêu cầu của
khách hàng như chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, số lượng hàng,…sẽ làm cho khách hàng thỏa mãn làm tăng uy tín, độ tin cậy của công ty tạo mối quan hệ ngày càng tốt đẹp với khách hàng. Công ty đã thực hiện qui trình này một cách tương đối khoa học khi các bộ phận được phân chia trách nhiệm và có sự phối hợp nhịp nhàng hợp lý giữa các bộ phận cũng như nhân viên giúp cho qui trình diễn ra nhanh chóng, hạn chế những phí tổn không cần thiết. Tuy nhiên đôi khi những tính toán chủ quan của nhân viên làm cho quá trình không mang tính khách quan nữa.
4.5.2. Môi trường bên ngoài
4.5.2.1.Môi trường vĩ mô của Khánh Hòa
Trong hai năm 2007-2008, đặc biệt là năm 2008, kinh tế cả nước ta gặp nhiều khó khăn do giá xăng dầu, lương thực thực phẩm trên thế giới tăng lên trong những tháng giữa năm, khủng hoảng tài chính tiền tệ lan rộng trong những tháng cuối năm, dịch bệnh người và gia súc lây lan ra nhiều tỉnh. Triển khai thực hiện các biện pháp kiềm chế lạm phát của Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh Khánh Hòa đã tích cực chủ động chỉ đạo các ngành, các cấp, các doanh nghiệp trong tỉnh khắc phục khó khăn, phấn đấu vươn lên phát huy các lợi thế, tranh thủ các nguồn lực ngoài tỉnh nên
đã đạt nhiều kết quả rất toàn diện. Hầu hết các chỉ tiêu kinh tếđã hoàn thành vượt mức kế hoạch, trong đó so với năm 2007, GDP (giá so sánh 1994) 10.072 tỷ đồng tăng 11,34%.
Thu hút vốn đầu tư nước ngoài đạt kết quả khá ấn tượng về vốn đầu tưđăng ký mới, các cuộc thi hoa hậu hoàn vũ, thi thuyền buồm, thi nhảy dù thế giới đã tạo sức thu hút mới cho du lịch và đầu tư vào Khánh Hòa. Việc nâng cấp sân bay Cam Ranh, dự
án cảng trung chuyển côngtenơ Vân Phong đang mở ra triển vọng cho kinh tế Khánh Hòa vươn lên nhanh hơn trở thành trung tâm kinh tế của vùng Nam Trung Bộ. Các hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể thao, phát thanh truyền hình đều đạt nhiều thành tích mới. An ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội thường xuyên được giữ vững. Đời sống nhân dân nói chung, đời sống đồng bào dân tộc ít người được quan tâm hỗ trợ
cùng với sản xuất lương thực được mùa trên phạm vi toàn tỉnh nên nhìn chung ổn định và cải thiện.