Thông tin giữ vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh, hoạt động phân phối diễn ra nhanh hay chậm, hiệu quả hay không hiệu quả nó phụ thuộc rất nhiều vào thông tin.
Dòng chảy thông tin trong hoạt động phân phối của Công ty Masan được chia làm hai dòng: dòng thông tin từ công ty đến khách hàng và ngược lại.
Hình 4.7. Dòng Thông Tin trong Hoạt Động Phân Phối của Công Ty
Ban lãnh đạo Các cấp quản lý Nhân viên bán hàng Khách hàng
Nguồn tin: Thông tin tổng hợp
Dòng thông tin từ công ty đến khách hàng
Dòng thông tin từ công ty đến khách hàng chủ yếu mang tính chất triển khai các kế họach. Thông tin từ ban lãnh đạo đến các cấp quản lý như thông báo về kế hoạch, chỉ tiêu doanh số, các chương trình khuyến mãi, giảm giá, thông tin về sản phẩm mới, các chính sách chế độ mới áp dụng cho công nhân viên, mục tiêu phát triển mở rộng hoạt động kinh doanh. Thông tin này được thực hiện thông qua các cuộc họp định kỳ, đột xuất, email, điện thoại, trực tiếp, thông qua văn bản. Sau đó các thông tin này được các cấp quản lý triển khai cho các nhân viên thông qua văn bản, hoặc trực tiếp thông tin cho nhân viên hay là điện thoại; ngoài ra cấp quản lý trực tiếp thông tin cho khách hàng về các chính sách, các thoả thuận mới,…của công ty và cấp quản lý sẽ nhận thông tin phản hồi từ khách hàng. Kế tiếp là nhân viên bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng biết về các chương trình được phổ biến từ cấp quản lý và thông tin được truyền tải trực tiếp cho khách hàng thông qua văn bản.
Dòng thông tin từ khách hàng đến công ty
Dòng thông tin từ khách hàng đến công ty mang tính chất thống kê tập hợp thông tin. Nhân viên bán hàng sẽ thu thập, tiếp nhận thông tin từ khách hàng như là thông tin về nhu cầu, sở thích của người tiêu dùng, thông tin về đối thủ cạnh tranh, về thị trường,…sau đó nhân viên bán hàng sẽ tổng hợp thông tin và báo cáo trực tiếp cho cấp quản lý về tình hình tài chính, tình hình tiêu thụ, sự thỏa mãn, những khó khăn, hay các khiếu nại của khách hàng, thông tin về người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh,
những áp lực của khách hàng đối với công ty. Còn khách hàng cung cấp thông tin cho cấp quản lý các thông tin như là cách thức làm việc của nhân viên bán hàng của công ty. Từ đó, cấp quản lý có những biện pháp giải quyết kịp thời cho khách hàng và có những điều chỉnh đối với nhân viên. Cuối cùng, cấp quản lý sẽ thống kê tập hợp thông tin cho ban lãnh đạo xử lý, đánh giá, kiểm soát hoạt động phân phối của hệ thống thông qua các cuộc họp định kỳ, đột xuất giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định, các điều chỉnh kịp thời cũng như làm dữ liệu để ban lãnh đạo lập các kế hoạch hành động cho hoạt động sắp tới.
Nhìn chung, công ty có cấu trúc kênh phân phối ngắn nên thông tin được truyền tải trong hoạt động phân phối tương đối nhanh vì vậy thông tin được cập nhật nhanh, ít sai lệch, dễ kiểm soát thông tin, xử lý kịp thời thông tin. Thông tin trong hệ thống phân phối của công ty chủ yếu qua điện thoại, fax, trực tiếp,email. Đôi lúc xảy ra tình trạng sai lệch thông tin làm tăng chi phí trung gian như chi phí vận chuyển, chi phí hoá đơn, mặt khác làm giảm lòng tin đối với khách hàng. Công ty cần tối ưu hoá thông tin để hoạt động lúc nào cũng diễn ra thông suốt, hiệu quả hơn.