thực hiện trong quá trình nhận hàng. Trong quá trình nhận hàng bên vận chuyển có quyền kiểm tra bao bì, trọng lượng, khối lượng và tình trạng của hàng hoá để chuyển những nội dung này vào vận đơn. Khi nội dung này được chuyển vào vận đơn thì người vận chuyển phải chịu mọi trách nhiệm đối với hàng hoá như đã khai báo. Do vậy quá trình này nếu phát hiện tình trạng bao
phó để chuyển vào vận đơn làm căn cứ miễn trách cho mình. Các quyền này được cụ thể hoá trong điều 86 BLHHVN, theo đó: 1) người vận chuyển có quyền ghi chú vào vận đơn các nhận xét của mình về tình trạng bên ngoài hoặc bao bì của hàng hoá nếu có nghi vấn; 2) người vận chuyển có quyền từ chối ghi vào vận đơn sự mô tả về hàng hoá, nếu có đủ căn cứ nghi ngờ tính chính xác về lời khai báo của người giao hàng ở thời điểm bốc hàng hoặc khi không có đủ điều kiện xác minh; 3) người vận chuyển có quyền từ chối ghi vào vận đơn đã ký mã hiệu của hàng hoá, nếu chứng minh được đánh dấu rõ ràng trên từng kiện hàng hoặc bao bì, bảo đảm dễ nhận thấy khi chuyến đi kết thúc; 4) nếu hàng hoá được đóng gói trước khi giao hàng cho người vận chuyển, thì người vận chuyển có quyền ghi rõ vào vận đơn không biết về nội dung bên trong. Như vậy, đối với trường hợp người vận chuyển ghi chú vào vận đơn các điều bảo lưu trong ba trường hợp đầu tiên sẽ tạo ra một vận đơn không hoàn hảo hay còn gọi là vận đơn không sạch. Hậu quả khi người nào cầm vận đơn không sạch là họ phải gánh chịu những hậu quả bất lợi đối với việc chuyển nhượng vận đơn sau này. Ngân hàng và các bên liên quan không chấp nhận việc thương lượng ở khía cạnh tài chính đối với vận đơn không sạch. Ngân hàng đôi khi sẽ yêu cầu người gửi hàng cấp cho một thư đảm bảo (letter of guarantee) để miễn cho họ và các bên hữu quan khỏi những khiếu nại bắt nguồn từ vận đơn không sạch.
Từ những bất lợi cho mình được nêu trên, người gửi hàng thường thương lượng với người vận chuyển. Theo đó, người gửi hàng sẽ gửi một thư cam kết bồi thường cho người vận chuyển (letter of indemmity), trong đó hứa sẽ bồi thường cho người vận chuyển bất cứ khiếu nại nào về hàng hoá nếu người vận chuyển chịu bỏ qua những ghi chú không sạch trong vận đơn và đồng ý cấp cho họ một vận đơn hoàn hảo. Trong trường hợp này, nhằm bảo vệ quyền lợi của công ty chủ tàu thì việc đồng ý hay không đồng ý cấp vận đơn sạch không thuộc thẩm quyền của thuyền trưởng sau khi tham khảo ý kiến của công ty chủ tàu.
Đối với việc ghi chú vào vận đơn trong trường hợp thứ tư của Điều 86 BLHHVN là một điều khoản miễn trách. Việc người vận chuyển ghi vào vận đơn điều này sẽ tạo ra một vận đơn sạch, thông thường đó là những ghi chú trong đó người vận chuyển tuyên bố không biết gì về nội dung bên trong (trọng lượng, kích thước, phẩm chất hay đặc điểm của hàng hoá). Tuy vậy, những ghi chú bảo lưu này không có giá trị tuyệt đối hoàn toàn miễn trách cho người vận chuyển về việc thiếu hụt hàng hoá, điều bảo lưu này chuyển sang cho chủ hàng nghĩa vụ phải chứng minh lỗi của người vận chuyển trong việc xẩy ra mất mát, thiếu hụt hoặc hư hỏng hàng hoá. Để đòi được bồi thường người gửi hàng phải chứng minh được hai vấn đề sau: 1) Hàng hoá giao cho người vận chuyển theo số lượng và tình trạng ghi trong vận đơn; 2) Trọng lượng hàng hoá này đã được người vận chuyển kiểm tra và phù hợp với vận đơn. Ngược lại, người vận chuyển sẽ được miễn trách nếu họ chứng minh được rằng họ không thể kiểm tra trọng lượng do người gửi hàng tuyên bố, điều này được thể hiện trong các ghi chú vận đơn về giải thích nguyên nhân tại sao họ không biết được số lượng hàng hoá ghi trong vận đơn, đó là các ghi chú như: “Trọng lượng không biết được vì không cân hàng. Nhãn hiệu, số lượng, loại và trọng lượng hãng tàu không thể kiểm tra được vì công việc xếp hàng được tiến hành trong điều kiện không cho phép tiến hành kiểm tra bình thường như vẫn làm trong điều kiện bình thường”…
Trong quá trình kiểm tra hàng hoá trước khi vận chuyển, người vận chuyển có quyền từ chối nhận chở một số loại hàng hoá chẳng hạn như những loại hàng hoá kỵ nhau nếu tàu không có khoang riêng để chất, xếp và bảo quản hàng hoá hoặc các loại hàng hoá mà theo pháp luật phải có giấy kiểm soát riêng của các cơ quan chuyên trách có thẩm quyền nhưng người gửi hàng không cung cấp giấy tờ hợp lệ và “trong mọi trường hợp người vận chuyển đều không có trách nhiệm bồi thường các mất mát hư hỏng liên quan đến
hàng hoá khi bốc hàng và khai báo đó đã được ghi nhận trong vận đơn, giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá tương đương” [22].
Hàng hoá có nhiều loại với tính chất và đặc điểm lý hoá khác nhau. Do vậy, khi xếp hàng người vận chuyển phải có những cách xếp hợp lý cho mỗi chủng loại hàng hoá. Việc chất, xếp hàng hoá hợp lý là một trong những trách nhiệm của người vận chuyển cho nên cần phải căn cứ vào tính chất của hàng hoá, bao bì để chất, xếp đúng kỹ thuật. Nếu việc chất, xếp không đúng quy cách trước tiên là có thể gây tổn hại cho hàng hoá sau đó là các ảnh hưởng khác như gây khó khăn cho việc dỡ hàng hay làm ảnh hưởng đến thế vững, khả năng đi biển của tàu nên việc chất, xếp bao giờ cũng phải tuân theo quy định của người vận chuyển. Theo Khoản 1 Điều 73 và Điều 77 BLHHVN thì “Hàng hoá phải được sắp xếp lên tàu theo “sơ đồ hàng hoá” do thuyền trưởng quyết định. Việc xếp hàng hoá lên boong phải được người giao hàng đồng ý bằng văn bản và chỉ được xếp hàng những khu vực dành riêng cho việc vận chuyển hàng hoá ở trên tàu, ngay cả khi người thuê vận chuyển thuê nguyên tàu”. Như vậy, việc chất xếp hàng hoá hoàn toàn thuộc quyền của chủ tàu, nhưng trong trường hợp người vận chuyển hàng hoá xếp lên boong tàu (on deck) phải được sự đồng ý bằng văn bản của người giao hàng. Nếu không được sự đồng ý của người giao hàng thì người vận chuyển không được xếp hàng hoá lên boong. Nếu người vận chuyển vẫn cứ tiến hành thì khi có thiệt hại xẩy ra đối với hàng hoá, người vận chuyển phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.