- Số dư đầu
2.9.3. Tóm tắt quy trình kế toán tài sản cố định
* Quy trình TSCĐ tăng do mua sắm:
Trước tiên, Bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ sẽ lập Tờ trình xin mua TSCĐ và nộp cho Tổng Giám Đốc duyệt. Sau khi được sự chấp nhận của Tổng Giám Đốc, Bộ phận đó sẽ giao nhân viên mua TSCĐ về và nộp bộ chứng từ gồm: Phiếu Nhập, Hóa đơn, Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu, Tờ trình xin thanh toán… cho Phòng kế toán. Kế toán TSCĐ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ, sau đó sẽ lưu bộ gốc và photo 1 bộ chuyển sang cho kế toán thanh toán. Kế toán TSCĐ nhập liệu vào máy tính rồi hàng quý lập Bảng Kê và Danh sách theo dõi TSCĐ (có tính khấu hao)
Lưu đồ 2.9 – Quy trình kế toán TSCĐ tăng
• Quy trình TSCĐ giảm do điều chuyển:
Trường hợp các đơn vị (Xí Nghiệp trực thuộc) cần sử dụng TSCĐ thì đơn vị đó sẽ lập Tờ trình đưa Tổng Giám Đốc ký duyệt. Sau khi có chữ ký của TGĐ trên Tờ trình, bộ phận Quản Lý TSCĐ (P. Cơ Điện) căn cứ vào đó sẽ lập Lệnh Điều Động (2 bản). Bộ phận quản lý giữ 1 bản, đơn vị giữ 1 bản. Đơn vị cầm Lệnh Điều Động chuyển xuống cho bộ phận viết phiếu để lập Phiếu Xuất Kho (3 liên) và phải có đầy đủ chữ ký của Tổng Giám Đốc, Kế Toán Trưởng. Sau đó 1 liên của Phiếu Xuất Kho được lưu ở Phòng Kế Toán và kế toán TSCĐ sẽ đối chiếu TSCĐ đó về Nguyên giá, thời hạn sử dụng, khấu hao đã trích... cho đơn vị nhận TSCĐ. 1 liên Bộ phận lập phiếu giữ, và liên còn lại đơn vị giữ.
• Quy trình TSCĐ giảm do thanh lý:
Nếu một TSCĐ sau thời gian sử dụng lâu dài, bị hư hỏng hoặc trong trạng thái không sử dụng được nữa thì Bộ phận quản lý lập Tờ trình xin thanh lý TSCĐ rồi đưa cho TGĐ duyệt. Sau đó Tờ trình được chuyển xuống phòng Kế Toán và Kế toán TSCĐ sẽ xem lại Nguyên giá, Khấu hao đã trích rồi báo lại giá trị còn lại cho Hội đồng giá. Hội đồng giá họp và mời khách hàng muốn mua lại TSCĐ để họ tham gia đấu giá. Sau khi Hội đồng giá quyết định bán TSCĐ ở mức giá phù hợp, Hội đồng giá sẽ gửi thông báo trúng thầu cho khách hàng và yêu cầu Phòng kế toán lập Bộ hồ sơ thanh lý. Căn cứ vào bộ hồ sơ đó, bộ phận quản lý bán TSCĐ và lấy Hóa Đơn. Kế toán TSCĐ sẽ ghi giảm TSCĐ.