- QT 03: Qui trình hành động khắc phục
CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN
4.2.3.1 Xõy dựng hệ thống khuyến nghị
Một số nhõn viờn cú đề xuất cải tiến, nhưng chưa phõn rừ ai là người xem xột, ai là người triển khai, dần dần nhõn viờn khụng cũn muốn đề xuất cải tiến, mất niềm tin, bi quan, làm việc khụng cú động lực. Do vậy, để khuyến khớch cỏn bộ cụng nhõn viờn tham gia đề xuất cỏc sỏng kiến cải tiến, cụng ty nờn xõy dựng hệ thống khuyến nghị trong toàn cụng ty.
Cỏc việc cần làm khi triển khai hệ thống khuyến nghị: - Ban lónh đạo thành lập ban cải tiến.
- Phũng tổ chức hành chớnh xõy dựng quy chế khen thưởng đề xuất, sỏng kiến cải tiến.
- Ban ISO tổ chức đào tạo nhận thức về triết lý cải tiến (Kaizen) cho cỏc Trưởng bộ phận, cỏc Trưởng bộ phận đào tạo lại cho nhõn viờn của mỡnh, cú sự tham gia của Trưởng Phũng khoa học kỹ thuật.
- Ban lónh đạo Cụng ty đưa ra chỉ tiờu đề xuất, sỏng kiến cải tiến cho nhõn viờn.
- Phũng khoa học kỹ thuật tiếp nhận đề xuất, sỏng kiến cải tiến, xem xột, đỏnh giỏ sơ bộ.
- Tổ chức họp đỏnh giỏ đề xuất, nếu chấp thuận triển khai thỡ thực hiện khen thưởng lần 1 cho người đề xuất.
- Lờn kế hoạch triển khai ỏp dụng thớ điểm.
- Tổ chức họp đỏnh giỏ hiệu quả, nếu kết quả tốt sẽ triển khai ỏp dụng đồng loạt, xõy dựng thành quy định, chuẩn mực.
- Khen thưởng hiệu quả sỏng kiến.
Một khi đó thiết lập được hệ thống khuyến nghị trong cụng ty, nhõn viờn sẽ phỏt huy cỏch suy nghĩ sỏng tạo, tớch cực tham gia đúng gúp ý kiến từ đú gúp phần cải tiến hiệu quả cụng việc, giảm được lóng phớ, giảm chi phớ, tăng năng suất. Đồng thời, hệ thống khuyến nghị này cũng giỳp cụng ty thực hiện tốt hơn những yờu cầu trong cỏc điều khoản tương ứng của ISO 9001:2008 như kiểm soỏt sản phẩm/dịch vụ khụng phự hợp (điều khoản 8.3), cải tiến thường xuyờn (điều khoản 8.5.1), hành động khắc phục (điều khoản 8.5.2), hành động phũng ngừa (điều khoản 8.5.3).
Tuy nhiờn, khi tiếp nhận cỏc đề xuất của nhõn viờn, ban cải tiến phải xem xột chu đỏo, phản hồi đầy đủ và cảm ơn tỏc giả bất kể sỏng kiến đú cú được chấp thuận triển khai hay khụng. Như vậy mới khuyến khớch nhõn viờn tham gia đề xuất ý tưởng.
Cụng ty cần xõy dựng lại chớnh sỏch tiền lương. Ngoài mức lương cứng như hiện nay, cụng ty cần đưa ra một chớnh sỏch khen thưởng theo định kỳ. Hàng năm, cụng ty sẽ đưa ra một quỹ thưởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiờu chất lượng như thế nào thỡ cỏc bộ phận sẽ nhận được mức thưởng với tỉ lệ tương đương, người làm tốt sẽ được thưởng nhiều hơn người làm chưa tốt. Như vậy sẽ tạo được động lực thỳc đẩy mọi thành viờn cố gắng đạt mục tiờu chất lượng.
Cần quy định rừ ràng quy chế bổ nhiệm, bói nhiệm. Khụng đạt mục tiờu bao nhiờu lần, phải đỏnh giỏ lại năng lực và thực hiện bói nhiệm nếu cần để tạo sự thỏch thức và kớch thớch sự nỗ lực. Tạo ra sự thỏch thức cho quản trị viờn trong việc tỡm ra cỏc giải phỏp, biện phỏp phự hợp để đạt mục tiờu chất lượng.