- QT 03: Qui trình hành động khắc phục
CễNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN
4.2.1.1 Cải tiến qui trỡnh xõy dựng mục tiờu chất lượng
Như đó phõn tớch ở chương 3, cỏch xõy dựng mục tiờu của cụng ty chưa hiệu quả, tớnh hiệu lực thấp, cỏc mục tiờu quan trọng của cụng ty chưa phỏt huy hết hiệu quả. Bởi vậy cần cải tiến lại quy trỡnh xõy dựng mục tiờu chất lượng. Để đạt được chớnh sỏch chất lượng thỡ đầu tiờn cỏc mục tiờu phải tương ứng và phự hợp, khụng thiếu sút. Cụ thể đối với từng mục trong chớnh sỏch chất lượng cần xỏc định mục tiờu cụng ty, từ mục tiờu cụng ty đưa xuống thành mục tiờu bộ phận, từ mục tiờu bộ phận sẽ đưa thành mục tiờu nhõn viờn.
Khi xõy dựng một chớnh sỏch cụ thể, Ban ISO sẽ thụng bỏo tới từng bộ phận, nhõn viờn để đảm bảo tất cả nhõn viờn trong cụng ty nắm được nội dung chớnh sỏch. Mỗi nhõn viờn trong cụng ty sẽ đăng ký mục tiờu cỏ nhõn riờng của mỡnh theo biểu mẫu:
Chớnh sỏch: (vớ dụ: nõng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phớ sản xuất) Mục tiờu cỏ nhõn
Họ và tờn Chỉ tiờu Kết quả hiện tại Giỏ trị mục tiờu cần đạt Sau khi từng nhõn viờn đăng ký mục tiờu riờng, từng bộ phận sẽ tổ chức họp cỏc nhõn viờn trong bộ phận của mỡnh, để tổng hợp cỏc mục tiờu cỏ nhõn thành mục tiờu của bộ phận theo mẫu sau:
Chớnh sỏch: (vớ dụ: nõng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phớ sản xuất) Mục tiờu cấp bộ phận, phũng ban
Bộ phận Chỉ tiờu Kết quả hiện tại Giỏ trị mục tiờu cần đạt ……..
Mục tiờu của cụng ty sẽ được xõy dựng dựa trờn cỏc mục tiờu của từng bộ phận đó đăng ký. Khi lập mục tiờu tối thiểu phải cú sự tham gia của cỏc Trưởng bộ phận; nhất thiết phải họp thảo luận để trỏnh việc đề ra cỏc mục tiờu mang tớnh cục bộ, đơn lẻ, đối khỏng nhau, hoặc thiếu sút, chưa đầy đủ.
Cỏc mục tiờu khi xõy dựng phải đảm bảo thỏa món cỏc yờu cầu: nội dung của mục tiờu chất lượng phải cụ thể, cú xỏc định thời gian hoàn thành rừ ràng, phải đo
lường được và phải phự hợp với thực tế. Để đo lường được, cỏc thành viờn tham gia lập mục tiờu phải xỏc định được cỏch tớnh toỏn cho từng chỉ tiờu.
Tương ứng với mỗi mục tiờu, cần phải lập kế hoạch thực hiện (nội dung cụng việc,
nhiệm vụ cụ thể là gỡ, thời gian bao lõu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thỳc, ai làm, làm như thế nào, thời điểm bỏo cỏo).
Tiến độ thực hiện mục tiờu phải được theo dừi, xem xột hàng thỏng, nhằm cú giải phỏp kịp thời khi tiến độ thực hiện khụng như mong muốn, kết quả thực hiện cú chiều hướng xấu, cú những tỏc động bờn ngoài cú thể làm ảnh hưởng đến việc đạt mục tiờu… và trỏnh để khoảng cỏch thời gian giữa 2 lần bỏo cỏo quỏ lõu.
Đảm bảo đạt được mục tiờu, khi cú mục tiờu nào cú xu hướng khụng đạt, cần đưa ra hành động khắc phục tương ứng.
Khi thực hiện giải phỏp này, sẽ đảm bảo được mục tiờu đề ra nhất quỏn với chớnh sỏch chất lượng, mỗi mục tiờu cấp cụng ty sẽ được phõn bổ từ trờn xuống, hạn chế thiếu sút, hạn chế được mục tiờu cụng ty chưa khớp với mục tiờu bộ phận, khi cấp thấp nhất đạt được mục tiờu thỡ cụng ty cũng sẽ đạt được mục tiờu. Hơn nữa, mục tiờu sẽ xỏc hơn với thực tế, đo lường dễ dàng, cú người phụ trỏch cụ thể, tớnh khả thi sẽ cao hơn.
4.2.1.2 Đổi mới cỏch thức trỡnh bày văn bản
Như đó phõn tớch ở chương 3, một trong những nguyờn nhõn gõy ra sai sút, khụng phự hợp, khụng đạt chất lượng mong muốn đú là nhõn viờn thực hiện khụng đỳng qui trỡnh với lý do cơ bản là qui trỡnh cũn nhiều chữ, khú nhớ, chưa phự hợp. Vỡ vậy, cụng ty cần thay đổi hỡnh thức của qui trỡnh, chỉ dẫn sao cho ngắn gọn, sỳc tớch cụ đọng, dễ nhớ. Với nội dung của quy trỡnh hiện nay, thay vỡ trỡnh bày từ 5 đến 10 trang A4, cụng ty vẫn cú thể rỳt ngắn lại và trỡnh bày trong một trang A4 mà vẫn đảm bảo được cỏc nội dung cần thiết (phụ lục 3).
Cỏc qui trỡnh hay sử dụng đến và hay mắc sai sút khi thực hiện như qui trỡnh kiểm soỏt tài liệu, qui trỡnh kiểm soỏt hồ sơ, qui trỡnh kiểm soỏt sản phẩm khụng
phự hợp là những qui trỡnh cần thiết phải đổi mới cỏch thức trỡnh bày để nhõn viờn cú thể dễ dàng thực hiện.
Để trỡnh bày nội dung qui trỡnh trong 1 trang A4 cụng ty cú thể sử dụng cỏch trỡnh
bày dưới dạng lưu đồ, kết hợp với mụ tả, hỡnh thức của quy trỡnh như bảng 14.
Bảng 14 - Cách trình bày thu gọn quy trình
Cỏc qui trỡnh này sau khi được lónh đạo duyệt, cần phúng to lờn khổ A0, treo tại nơi làm việc của từng phũng, ban, xớ nghiệp cú liờn quan, treo ở vị trớ như thế nào để đảm bảo hàng ngày mọi người cú thể nhỡn thấy, đọc và tham khảo khi thực hiện cụng việc. Trong thời gian sử dụng qui trỡnh rỳt gọn, cần thường xuyờn cập nhật, đổi mới để qui trỡnh luụn phự hợp.