- QT 08: Qui trình trách nhiệm sau kh
3.4.2.2 Quản trị chất lượng trong cỏc quỏ trỡnh tạo sản phẩm
Do đặc thự của Cụng ty là cụng ty tư vấn thiết kế, sản phẩm của cụng ty chủ yếu là cỏc hồ sơ dự ỏn ở cỏc giai đoạn: dự ỏn đầu tư, thiết kế bản vẽ thi cụng, bỏo cỏo giỏm sỏt dự ỏn … nờn quỏ trỡnh quản trị chất lượng trong quỏ trỡnh tạo ra sản phẩm là một quỏ trỡnh hết sức quan trọng. Toàn bộ hoạt động sản xuất sản phẩm của Cụng ty được thực hiện tại 04 xớ nghiệp và 01 trung tõm. Việc sản xuất tại cỏc xớ nghiệp và trung tõm là tương đối độc lập với nhau. Cỏc sản phẩm thiết kế của Cụng ty được tiến hành theo cỏc quy trỡnh do nhà nước quy định, kốm theo cỏc chỉ dẫn cụng việc, tất cả đều được văn bản húa, phổ biến tới từng xớ nghiệp, yờu cầu nhõn viờn phải tuõn thủ chặt chẽ. Cỏc quỏ trỡnh tạo ra sản phẩm bao gồm:
- Lập kế hoạch: Cỏc đơn vị sản xuất và chủ trỡ phối hợp với Phũng kinh doanh lập kế hoạch quản lý dự ỏn trước khi tiến hành lập dự ỏn và thiết kế, tuõn thủ theo qui trỡnh 09, CD 27 của HTQTCL. Việc lập kế hoạch quản lý dự ỏn của Cụng ty được thực hiện khỏ tốt, đó xõy dựng được đề cương cụng trỡnh (ghi rừ khối lượng cụng việc, nội dung cỏc bước cụng việc, cỏ nhõn thược hiện cụng việc) được Giỏm đốc cụng ty duyệt trước khi chớnh thức triển khai cụng việc, lập bảng theo dừi tiến độ.
- Kiểm soỏt quỏ trỡnh sản xuất và dịch vụ
+ Đầu vào sản phẩm: Chủ trỡ xỏc định cỏc thụng tin đầu vào sản phẩm và được lónh đạo xớ nghiệp, cỏc phũng liờn quan và lónh đạo cụng ty xem xột. Những yờu cầu khụng đầy đủ, khụng rừ ràng hay mõu thuẫn phải được giải quyết. Đầu vào bao gồm: Cỏc yờu cầu của khỏch hàng về sản phẩm, cỏc thụng tin cú thể ỏp dụng từ cỏc sản phẩm tương tự trước đú, bất kỳ yờu cầu nào khỏc cần thiết cho sản phẩm.
+ Trong quỏ trỡnh sản xuất, và khi đó bàn giao sản phẩm, khi cú sửa đổi, chủ trỡ trực tiếp sửa, hoặc đề xuất người thay thế. Mọi cụng đoạn sản xuất được thực hiện tuõn thủ theo đề cương đó được Giỏm đốc Cụng ty phờ duyệt, phũng kinh doanh Theo dừi quỏ trỡnh thực hiện nhằm nắm bắt kịp thời những biến động của kế hoạch, những nhu cầu phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất để nhắc nhở cỏc đơn vị thực hiện đỳng tiến độ đó duyệt, bỏo cỏo giỏm đốc và trờn cơ sở đú nghiờn cứu đề xuất với giỏm đốc cỏc giải phỏp xử lý; Theo dừi quỏ trỡnh trỡnh duyệt kết quả tư vấn; trong quỏ trỡnh thực hiện tuõn thủ theo qui trỡnh 09 trong hệ thống QTCL của cụng ty.
+ Đầu ra của sản phẩm: Chủ trỡ xỏc định đầu ra của quỏ trỡnh tạo sản phẩm và được phũng Khoa học kỹ thuật kiểm tra và lónh đạo phờ duyệt trước khi xuất bản, bàn giao. Khi bàn giao sản phẩm cho Phũng Khoa học kỹ thuật kiểm tra, xỏc nhận thỡ sản phẩm phải được cỏc bộ phận liờn quan của đơn vị kiểm tra và ký xỏc nhận trước. Trước khi xuất bản sản phẩm, Phũng Khoa học kỹ thuật ký vào phiếu kiểm tra (theo CD17)và xỏc nhận (chữ ký nhỏ) vào bản gốc sản phẩm để khẳng định được sản phẩm tạo ra cú năng lực đỏp ứng cỏc yờu cầu cho việc sử
dụng, trỡnh Lónh đạo cụng ty phờ duyệt. Phũng Khoa học kỹ thuật lưu hồ sơ cỏc phiếu kiểm tra, xỏc nhận.
- Bảo toàn sản phẩm: Để đảm bảo sự phự hợp của sản phẩm với cỏc yờu cầu của khỏch hàng trong suốt cỏc quỏ trỡnh sản xuất và bàn giao, cụng ty cú cỏc chỉ dẫn cụ thể về nhận biết, lưu giữ, bảo quản sản phẩm, cụ thể là:
+ Đảm bảo kiểm soỏt, lưu trữ, bàn giao sản phẩm,
+ Kiểm soỏt cỏc quỏ trỡnh hoàn thiện sản phẩm phự hợp với cỏc yờu cầu của khỏch hàng trong suốt cỏc quỏ trỡnh sản xuất, bàn giao, Cụng ty cú cỏc chỉ dẫn cụ thể để nhận biết, lưu giữ, bảo quản sản phẩm, cụ thể là:
++ Đảm bảo kiểm soỏt lưu trữ, bàn giao sản phẩm.
++ Kiểm soỏt cỏc quỏ trỡnh hoàn thiện sản phẩm phự hợp với cỏc yờu cầu của khỏch hàng.
Nhận xột: Nhỡn chung, cụng tỏc quản trị chất lượng trong khõu sản xuất được Cụng ty thực hiện khỏ tốt, đảm bảo mọi nhõn viờn trong Cụng ty nhận thức rừ trỏch nhiệm của mỡnh trong việc thực hiện kế hoạch chất lượng của Cụng ty.
Tuy nhiờn, trong quỏ trỡnh sản xuất của Cụng ty vẫn bộc lộ một số hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện nhằm nõng cao chất lượng sản phẩm:
- Cụng ty chưa xõy dựng được quy trỡnh riờng trong việc thực hiện lập cỏc dự ỏn mà vẫn sử dụng theo quy trỡnh chung do Bộ Xõy dựng ban hành, quy trỡnh này ban hành chung cho hoạt động tư vấn ở mọi lĩnh vực nờn rất chung chung, khụng chi tiết, cụ thể theo đặc thự của lĩnh vực lập dự ỏn.
- Trong quỏ trỡnh lập kế hoạch quản lý dự ỏn của Cụng ty chưa lập biểu đồ bố trớ nhõn lực theo thời gian, bởi vậy khi cú nhiều dự ỏn vào một lỳc dễ gõy sự chồng chộo nhõn lực trong cỏc giai đoạn, dẫn đến việc chậm thời gian hoàn thành sản tm.
- Đội ngũ đỏnh giỏ, kiểm tra, kiểm soỏt của phũng Khoa học – kỹ thuật cũn mỏng, chỉ cú 02 người, bởi vậy quỏ trỡnh kiểm tra, kiểm soỏt hồ sơ sẽ bị chậm khi một lỳc phải kiểm soỏt nhiều sản phẩm, gõy ảnh hưởng đến tiến độ giao nộp sản
phẩm cho khỏch hàng hoặc sẽ khụng kiểm tra, kiểm soỏt được triệt để sản phẩm để kịp giao nộp cho khỏch hàng.