II Hệ xử lý nhiệt
PHẦN IV: KẾT QUẢ NGHIấN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1.1 Hệ thống tổ chức quản trị kờnh phõn phối sản phẩm của cụng ty
- Hệ thống tổ chức kờnh phõn phối sản phẩm của cụng ty
Cụng ty rất chỳ trọng ủến việc tổ chức tiờu thụ sản phẩm và thiết lập hệ thống kờnh phõn phối là một trong những nhõn tố quan trọng ủảm bảo cho Cụng ty thực hiện tốt mục tiờu bỏn hàng, mở rộng thị trường và tỡm kiếm lợi nhuận.
Cụng ty TNHH Nhựa ðạt Hoà ủó thiết lập ủược hệ thống kờnh phõn phối sản phẩm trong nhiều năm nay và toàn bộ doanh thu của cụng ty ủược thực hiện thụng qua hệ thống kờnh phõn phối nàỵ Việc tổ chức quản trị và ủiều hành mọi hoạt ủộng liờn quan ủến kờnh phõn phối sản phẩm của cụng ty thuộc trỏch nhiệm chớnh của phũng kinh doanh. Trưởng phũng kinh doanh là người chịu trỏch nhiệm cao nhất trước giỏm
ủốc cụng ty là người ủưa ra quyết ủịnh cú tầm chiến lược như thiết lập cỏc khõu trung gian, cỏc thành viờn trong hệ thống kờnh phõn phối sản phẩm và xõy dựng quy chế tiờu chuẩn, những chớnh sỏch quản lý hệ thống kờnh phõn phốị Lực lượng nhõn viờn thị
trường là những người trực tiếp theo dừi, kiểm tra, giỏm sỏt cỏc ủại lý, trờn từng khu vực thị trường. Những nhõn viờn này ủồng thời thu thập cỏc thụng tin về thị trường khỏch hàng, ủối thủ cạnh tranh và phối hợp với trưởng phũng kinh doanh ủưa ra cỏc phương ỏn hỗ trợ tiờu thụ sản phẩm. Những tỏc nghiệp cụ thể trong phõn phối hàng ngày như tiếp nhận, xử lý và thực hiện ủơn ủặt hàng trong ủú cú những cụng việc ủược tiến hành như kiểm tra hợp ủồng, kiểm tra tổng kho, kiểm tra tỡnh hỡnh thanh toỏn, xỏc nhận ủơn ủặt hàng và tổ chức vận chuyển, giao hàng cho khỏch hàng.
Phối hợp cựng quản lý và phõn phối sản phẩm cú tổ nghiệp vụ là bộ phận quản lý và lưu trữ cỏc tài sản giấy tờ cú liờn quan ủến thế chấp của khỏch hàng và thực hiện thanh toỏn với khỏch hàng, ngoài ra cũn cú sự hỗ trợ của cỏc phũng ban như phũng kỹ
thuật, phõn xưởng sản xuất, văn phũng cụng ty, nhà khọ. ủể thực hiện nhanh chúng
ủỳng yờu cầu cỏc ủơn ủặt hàng cú liờn quan ủến Marketing và phõn phối sản phẩm của cụng tỵ
Quản trị hệ thống kờnh phõn phối
- ðối với hoạt ủộng tiờu thụ sản phẩm:
Phũng kinh doanh cú nhiệm vụ giao dịch chứng nhận cỏc yờu cầu của khỏch hàng về sản phẩm và dịch vụ của mọi khỏch hàng ủối với cụng ty, trao ủổi thụng tin với khỏch hàng, xem xột và thực hiện ủỏp ứng cỏc yờu cầu ủú, giải quyết cỏc khiếu nại của khỏch hàng hay bờn thứ ba về sự khụng phự hợp ủối với sản phẩm cũng như hệ
thống quản lý chất lượng của cụng tỵ Hơn nữa, phũng kinh doanh cũn phải thu thập phõn tớch thụng tin của khỏch hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ của cụng ty nhằm mục ủớch ủỏnh giỏ ủỳng về thị trường. Việc giao dịch với khỏch hàng cú thể ủược thụng qua hợp ủồng, ủiện thoại, fax hoặc giao dịch trực tiếp.
Phũng kinh doanh trực tiếp nhận cỏc yờu cầu của khỏch hàng về việc mua hàng, lấy bỏo giỏ hoặc ủặt hàng. Phũng kinh doanh sẽ ghi vào sổ ghi chộp cỏc yờu cầu của khỏch hàng ủồng thời tiến hành xem xột và trả lời cỏc thụng tin của khỏch hàng bao gồm:
+ Yờu cầu của khỏch hàng, cụng ty cú thểủỏp ứng ủược hay khụng.
+ Yờu cầu mà ủỏp ứng ủược thỡ thỏa thuận với khỏch hàng về cỏc yếu tố liờn quan
ủến mặt hàng như chủng loại, quy cỏch sản phẩm, số lượng, giỏ cả, thời gian và ủiều kiện giao hàng, ủiều kiện thanh toỏn.
+ Cỏc vấn ủề khỏc cần thụng tin thờm với khỏch hàng(nếu cú).
Việc xem xột phải ủảm bảo rằng tất cả cỏc yờu cầu của khỏch hàng và khả năng thỏa món của cụng ty ủều ủược cỏc bờn hiểu và xỏc nhận một cỏch rừ ràng. Trong trương hợp cú những nội dung yờu cầu của khỏch hàng chưa phự hợp với khả năng thỏa món của cụng ty thỡ phũng kinh doanh cú trỏch nhiệm giải thớch và ủàm phỏn với khỏch hàng, xem xột ủiều chỉnh phự hợp.
- ðối với hoạt ủộng sản xuất sản phẩm:
Hàng thỏng căng cứ vào năng lực sản xuất khả năng cung ứng vật tư, nguyờn liệu, ủỏnh giỏ nhu cầu thị trường và căn cứ vào cỏc ủơn ủặt hàng sẽ lập kế hoạch tiờu thụủể sản xuất ủỏp ứng kịp thời nhu cầu sản phẩm của khỏch hàng.
Hàng ngày, vào ủầu giờ làm việc, phũng kinh doanh sẽ nhận cỏc bỏo cỏo về chủng loại, số lượng hàng tồn kho qua ủiện thoại từ nhõn viờn kho thành phẩm tại Cụng ty TNHH Nhựa ðạt Hoà và cập nhật hàng ngày từ phiếu xuất nhập kho sản phẩm.
Thụng qua việc nhận cỏc bỏo cỏo về số lượng hàng tồn kho và lượng hàng xuất bỏn và dựa trờn ủơn ủặt hàng tiờu thụ của cỏc ủại lý và nhõn viờn tiờu thụ phũng kinh doanh sẽước tớnh và lập kế hoạch cho bộ phận sản xuất hàng thỏng.
- ðối với hoạt ủộng của từng nhõn viờn bỏn hàng và cỏc ủại lý (cỏc thành viờn trong hệ thống kờnh phõn phối):
Phũng kinh doanh cú những quy ủịnh bắt buộc tất cả cỏc thành viờn trong kờnh phõn phối sản phẩm của cụng ty ủều phải thực hiện nhận thụng tin khiếu nại của khỏch hàng và gửi về phũng kinh doanh ủể kịp thời giải quyết. Cựng với ủú, cỏc thành viờn trong hệ
thống kờnh phõn phối cú trỏch nhiệm ủiều tra thăm dũ thị trường ủểủo lường sự thỏa món của khỏch hàng cũng như ủỏnh giỏ ủỳng khỏch hàng tiềm năng cho sản phẩm ống nhựa
ðạt Hoà khi cụng ty cú yờu cầụ
Hàng thỏng, phũng kinh doanh sẽ thực hiện ủỏnh giỏ hoạt ủộng của cỏc thành viờn trong kờnh phõn phối xem xột ủể cú chớnh sỏch khen thưởng ủồng thời loại bỏ những thành viờn làm ăn khụng hiệu quả hoặc khụng thực hiện ủỳng những yờu cầu quy ủịnh theo hợp ủồng ủó ký kết với cụng tỵ
ðặc ủiểm hoạt ủộng của cỏc thành viờn trong kờnh phõn phối
- Nhõn viờn bỏn hàng: Là lực lượng giữ vai trũ quan trọng trong việc phõn phối sản phẩm của cụng ty, ủem lại 65% doanh thu cho toàn hệ thống. Nhõn viờn tiờu thụ trực tiếp trong mụ hỡnh hoạt ủộng là một cỏ nhõn ủược cử làm ủại diện của cụng ty tiếp xỳc trực tiếp với cửa hàng và người tiờu dựng trờn cỏc khu vực thị trường. Do vậy, Nhõn viờn tiờu thụ trực tiếp khụng tỏch rời khỏi cụng ty mà gắn liền với cụng tỵ Mọi cơ sở vật chất như
kho bói chứa hàng, ủội vận chuyển là do cụng ty quản lý. Khi ủú Nhõn viờn tiờu thụ trực tiếp chịu trỏch nhiệm làm việc trực tiếp với khỏch hàng và thanh toỏn tiền hàng với cụng tỵ Thu nhập của Nhõn viờn tiờu thụ trực tiếp ăn theo tỉ lệ chiết khấu trờn tổng doanh thu bỏn ra thị trường. Mức chiết khấu từ 5-7% theo quy ủịnh mức khoỏn của cụng ty và ủược cụng ty ủúng tiền bảo hiểm. Như vậy, tại cụng ty mỗi nhõn viờn tiờu thụ trực tiếp hoạt
ủộng như một kờnh phõn phối ủộc lập với hệ thống kờnh phõn phối của cụng ty ủang ỏp dụng trờn thị trường.
- Cỏc ủại lý: ðại lý là lực lượng cũng giữ vai trũ khỏ quan trọng trong việc phõn phối sản phẩm của cụng ty và quảng bỏ thương hiệu của cụng ty trờn thị trường. Hiện tại cụng ty sử dụng ủại lý do cỏc tư nhõn làm chủ và thuộc sở hữu tư nhõn, với quy mụ nhỏ và vốn ớt, lao ủộng chủ yếu là gia ủỡnh hoặc cú tuyển chọn nhưng số lượng hạn chế và từ lao ủộng phổ thụng chủ yếu cho bỏn hàng. Người chủủại lý số ớt ủược ủào tạo song phần lớn hoạt
ủộng bằng kinh nghiệm bản thõn. Cỏc ủại lý này cũn kinh doanh nhiều mặt hàng khỏc ngoài ống nhựa như dõy ủiện, bồn nước, mỏy lọc nước, … bao gồm cả bỏn buụn và bỏn lẻ. Việc kinh doanh ở mức chuyờn sõu trong ngành hay mở rộng những ngành hàng cú mức
ủộ hài hũa cao cho phộp cụng ty thực hiện thỏa món nhu cầu ủa dạng của khỏch hàng ủồng thời san sẻ chi phớ lưu thụng cho cỏc mặt hàng và trỏnh ủược rủi ro cũng như tạo cơ hội thu thờm lợi nhuận.
Cỏc ủại lý là những ủơn vị kinh doanh ủộc lập hoạt ủộng theo những mục tiờu riờng của họ, hầu như cỏc ủại lý thường mua hàng theo nhu cầu của khỏch hàng. Mức giỏ bỏn cho khỏch hàng chịu ảnh hưởng chi phối bởi mức giỏ của cụng ty tuy nhiờn họ khụng phụ
thuộc hoàn toàn vào cụng ty nờn mức giỏ khụng cứng nhắc mà linh hoạt tựy thuộc vào khỏch hàng, theo thời gian và mục ủớch kinh doanh của họ.
Hiện tại cụng ty cú 38 ủại lý chớnh thức phõn bố chủ yếu tại thị trường Hà Nộị Cỏc
ủại lý hoạt ủộng trong cỏc mối quan hệ với cụng ty, thực hiện phần việc và những trỏch nhiệm ủó ký kết trong hợp ủồng. Trờn cơ sởủú, cỏc ủại lý cú thể lấy hàng theo nhu cầu tựy theo ủơn ủặt hàng. Họ phải thực hiện bỏn hàng theo mức khoỏn doanh thu tối thiểu ủó ghi trong hợp ủồng. Mức doanh thu là 15.000.000 ủồng / thỏng. Nếu trong 3 thỏng liờn tiếp,
ủại lý khụng hoàn thành ủủ doanh thu thỡ sẽ bị cắt hợp ủồng. Giỏ mua của cỏc ủại lý theo giỏ quy ủịnh chung cho tất cả cỏc sản phẩm của cụng ty thụng thường là ủược trừ trực tiếp trờn húa ủơn là 5% so với mức giỏ mà cụng ty niờm yết ủể bỏn ra thị trường. Ngoài ra, cụng ty cũn ỏp dụng mức chiết khấu lũy tiến cho cỏc ủại lý từ 1-2% theo tổng doanh thu nếu ủạt ủược mức doanh thu của cụng ty theo quy chế.