2.4.2.2 Kế toán giảm tạm ứng:
a.Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu thu, Phiếu chi, HĐGTGT (phụ lục 2.1)
- Giấy đi đường, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết: tiền mặt, tạm ứng, sổ quỹ (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : tiền mặt,tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
141 _Tiền gửi ngân hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ: (lưu đồ2.22)
Giải thích:
Sau khi đi công tác về, người tạm ứng tiến hành quyết toán khoản tiền tạm ứng. Người tạm ứng trình toàn bộ bộ chứng từ có liên quan cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán, kế toán tiến hành lập phiếu thu (nếu tạm ứng thừa) gồm 3 liên và lập phiếu chi (tạm ứng thiếu) và lưu bộ chứng từ theo số gồm: giấy đi đường, HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán, sau đó chuyển toàn bộ phiếu thu (phiếu chi) cho thủ quỹ làm căn cứ tiến hành thu tiền (chi tiền). Sau khi thu tiền (chi tiền), thủ quỹ đóng dấu và ký vào phiếu thu rồi giao cho người nộp (người nhận) tiền 1 liên, kế toán thanh toán 1 liên và thủ quỹ giữ 1 liên để tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu trữ tại đây theo số.
86
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003304 ngày 2/12 thu tạm ứng Nguyễn Sơn Trung: Nợ 111: 6.000.000
Có 141:6.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003325 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thị Thanh Thảo; Nợ 111:10.000.000
Có 141:10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003328 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thế Đại: Nợ 111:10.000.000 Có 141:10.000.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 : 269.225.000 Có 141: 269.225.000 e. Sơ đồ chữ T: f. Nhận xét:
Công ty đã hạch toán đã thực hiện thủ tục tạm ứng khá chặt chẽ, có đầy đủ
chứng từ kèm theo (HĐGTGT,phiếu tạm ứng,…). Việc quản lý tốt các khoản tạm
ứng sẽ giúp cho quá trình kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tốt hơn.
2.4.3 Kế toán các khoản dự phòng phải thu
Là số tiền dự phòng cho các khoản nợ phải thu khách hàng, phải thu khác và tạm ứng. Các khoản nợ này từ trên 1 năm đến 3 năm, mức trích lập dự phòng từ 50% đến 100% tổng số tiền khách hàng nợ. Được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành.
87
2.4.3.1 Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Biên bảng công nợ cần trích lập
Sổ sách:
-Sổ chi tiết chi phí bán hàng, dự phòng phải thu (phụ lục 2.2)
-Sổ cái chi phí bán hàng, dự phòng phải thu (phụ lục 2.3)
2.4.3.2 Tài khoản sử dụng:
139_Dự phòng phải thu
642_Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ:
88
Giải thích:
Khi có nợ quá hạn hay xuất hiện những trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán cần phải lập dự phòng, phòng tiêu thụ tiến hành thành lập ban xử lý công nợ (giám đốc, kế toán trưởng, phòng tiêu thụ, người quản lý công nợ), ban này tiến hành họp bàn và đưa ra quyết định các khoản cần trích lập dự phòng, lập biên bảng công nợ còn trích lập rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái dự phòng, chi phí quản lý và báo cáo tài chinh, sau đó toàn bộ chứng từ được lưu tại đây theo số.
2.4.3.4 Định khoản kế toán:
Căn cứ vào GS000115 ngày 31/12,trích dự phòng nợ khó đòi:
Nợ 6426: 262.894.474
Có 139: 262.894.474
2.4.3.5 Sơ đồ chữ T:
2.4.3.6 Nhận xét: Doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy tắc lập dự phòng, nhìn chung doanh nghiệp cần quan tâm hơn nữa đến khả năng thu hồi nợ và đặc biệt quan tâm đến chính sách bán chịu để giảm được những khoản nợ khó đòi.
2.4.4 Kế toán các khoản phải trả người bán:2.4.4.1 Kế toán tăng phải trả người bán: 2.4.4.1 Kế toán tăng phải trả người bán: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu báo vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ nhập kho
- Đơn đặt hàng, biên bảng kiểm nghiệm, hóa đơn giá trị gia tăng Sổ sách:
- Sổ chi tiết phải trả người bán, vật tư, tài sản cố định (phụ lục 2.2)
- Sổ cái phải trả người bán, vật tư, tài sản cố định (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
89
152_Nguyên vật liệu
153_Công cụ dụng cụ
211_Tài sản cố định
241_chi phí đầu tư xây dựng cơ bản
c. Trình tự luân chuyển chứng từ
90
Giải thích:
Kế toán vật tư, tài sản cố định sau khi nhận được phiếu báo vật tư, tài sản cố định, công cụ dụng cụ nhập kho, đơn đặt hàng,biên bảng kiểm nghiệm, hóa đơn giá trị gia tăng từ bộ phận mua hàng, kế toán tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào phần mềm kế toán, rồi in ra phiếu nhập kho gồm 3 liên, sau đó chuyển 2 liên cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho, toàn bộ chứng từ còn lại được lưu tại đây theo số. Sau khi nhập kho, thủ kho giao cho người nhập hàng 1 phiếu nhập kho, rồi căn cứ vào phiếu nhập kho còn lại ghi vào thẻ kho, rồi lưu tại đay theo số.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái, báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NV000849 ngày 3/12 mua vật tư nhập kho (cty CP Duyên Việt): Nợ 152: 50.000.000
Nợ 1331: 5.000.000 Có 3311: 55.000.000
Căn cứ vào BN000096 ngày 9/12 mua vật tư nhập kho (cty nhựa): Nợ 152: 25.709.600 Nợ 1331: 2.570.400 Có 3311: 28.280.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 152: 2.214.210.564 Nợ 1531: 21.428.570 Nợ 15321: 302.067.000 Nợ 15322: 399.187.450 Nợ 2112: 86.924.405 Nợ 241 : 914.507.273 Nợ 1331: 238.267.309 Có 331: 4.185.285.012
91
e. Sơ đồ chữ T:
f. Nhận xét:
Doanh nghiệp đã tổ chức tốt công tác kế toán liên quan đến các khoản phải trả người bán. Tuy nhiên ta thấy rằng ,tỷ lệ các khoản phải trả nhỏ hơn các khoản phải thu, điều này không tốt, doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn, vì vậy công ty cần phải có chính sách bán hàng hợp lý, xúc tiến khả năng thu hồi vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
2.4.4.2 Kế toán giảm phải trả người bán:a. Chứng từ, sổ sách: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có
- Hợp đồng vay, giấy đề nghị vay, bảng kê tài chính
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán, vay dài hạn (phụ lục 2.2) - Sổ cái tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán, vay dài hạn (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1121_Tiền gửi ngân hàng(Việt Nam) 331 _Phải trả người bán
92
311_Vay ngắn hạn
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
93
Giải thích:
Đến hạn thanh toán nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán đến phòng kế toán, kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi (nếu có tiền trong tài khoản ngân hàng) gồm 3 liên.
Nếu không có tiền trong tài khoản, kế toán tổng hợp tiến hành làm việc với ngân hàng để làm hợp đồng vay (hợp đồng vay, giấy đề nghị, ủy nhiệm chi, bảng kê tài chính), rồi gửi toàn bộ bộ chứng từ cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó, kế toán ngân hàng chuyển bộ hồ sơ tới ngân hàng để tiến hành vay vốn, sau khi giao dịch thành công ngân hàng tiến gửi cho kế toán tổng hợp bộ chứng từ gồm: hồ sơ hợp đồng, ủy nhiệm chi 1, giấy báo nợ 2, giấy báo có. Căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cuối tháng in chứng từ ghi sổ, sổ cái cùng báo cáo tài chính, rồi lưu chứng từ tại đây theo số.
c. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000056 ngày 10/12 thanh toán tiền mua vật tư (cty TM in..) Nợ 3311:13.410.075
Có 11211: 13.410.075
Căn cứ vào NH000059 ngày 10/12 thanh toán tiền mua vật tư (cty TNHH BB): Nợ 3311:200.000.000
Có 11211:200.000.000
Căn cứ vào NH000120 ngày 22/12 TT tiền mua vật tư (ctyTNHH tt Malaya): Nợ 3311: 130.000.000
Có 341 : 130.000.000
Căn cứ vào NH000121 ngày 22/12 TT tiền mua vật tư (cty nhựa PHú Yên): Nợ 3311: 190.000.000 Có 341 : 190.000.000 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 3311: 2.354.997.895 Có 1121: 2.034.997.895 Có 341: 320.000.000
94
d. Sơ đồ chữ T:
e. Nhận xét: Doanh nghiệp đã tổ chức tốt công tác kế toán trả nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng, kiểm soát tốt tiền gửi ngân hàng.
2.4.5 Kế toán các khoản phải nộp ngân sách nhà nước:
(tương tự kế toán giảm tiền gửi ngân hàng khi nộp vào ngân sách)
2.4.6 Kế toán vay:
2.4.6.1 Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Hồ sơ, hợp đồng vay, giấy đề nghị vay
- Ủy nhiệm chi
- Bảng kê tài chính: doanh thu, chi phí sản xuất, lợi nhuận, hàng tồn
kho, bảng cân đối kế toán thu hẹp Sổ sách:
- Sổ chi tiết: vay dài hạn, vay ngắn hạn, phải trả người bán (phụ lục 2.2)
- Sổ cái: vay dài hạn, vay ngắn hạn, phải trả người bán (phụ lục 2.3)
2.4.6.2 Tài khoản sử dụng:
311_Vay ngắn hạn
341_Vay dài hạn
331_Phải trả người bán
2.4.6.3 Trình tự luân chuyển chứng từ:lưu đồ 2.37 Giải thích:
Đầu năm, kế toán tổng hợp (kế toán ngân hàng) tiến hành làm việc với ngân hàng để lên kế hoạch vốn lưu động giải quyết cho hạn mức trong năm (ngắn hạn: 4tỷ, trung hạn: 9tỷ). Khi doanh nghiệp có nhu cầu vốn vay, tiến hành lập giấy đề
95
nghị vay vốn, rồi lập hợp đồng vay vốn dựa vào mẫu hợp đồng do ngân hàng phát hành, lập ủy nhiệm chi gồm 3 liên, cùng với bảng kê tài chính và bảng chẩm định
tài chính của công ty. Sau khi hoàn tất đầy đủ bộ hồ sơ, kế toán tiến hành chuyển
đến kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển tới ngân hàng để tiến hành vay vốn, sau khi giao dịch thành công ngân hàng tiến gửi cho kế toán tổng hợp bộ chứng từ gồm: hồ sơ hợp đồng, ủy nhiệm chi 1, giấy báo nợ 2. Căn cứ vào chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cuối tháng in chứng từ ghi sổ, sổ cái cùng báo cáo tài chính.
2.4.6.4. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000120 ngày 22/12 TT tiền mua vật tư (ctyTNHH tt Malaya): Nợ 3311: 130.000.000
Có 341 : 130.000.000
Căn cứ vào NH000121 ngày 22/12 TT tiền mua vật tư (cty nhựa PHú Yên): Nợ 3311: 190.000.000 Có 341 : 190.000.000 Tháng 12 năm 2009: Nợ 331: 320.000.000 Có 341:320.000.000 2.4.6.5 Sơ đồ chữ T:
2.4.6.6 Nhận xét: Công tác tổ chức chứng từ vay vốn của công ty rất chặt chẽ, doanh nghiệp đã tuân thủ mọi quy định đã ký kết, công ty thường xuyên kiểm chẽ, doanh nghiệp đã tuân thủ mọi quy định đã ký kết, công ty thường xuyên kiểm tra tình hùnh vay vốn, đối chiếu sổ sách kế toán với ngân hàng.
2.4.7 Kế toán phải trả công nhân viên: (tương tự kế toán giảm tiền chi lương)
Theo Quyết định số 01/QĐ – HĐQT/2009 ngày 08 tháng 4 năm 2009 của Hội
đồng quản trị, Quỹ lương năm 2009 được xác định bằng 59,74% hiệu quả sản xuất kinh doanh chưa có lương.
96
2.4.8. Kế toán dự phòng trợ cấp mất việc làm:
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được dùng để chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc. Mức trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là 1% quỹ lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội và được hạch toán vào chi phí trong năm.
Chỉ tiêu Năm nay Năm trước
Số đầu năm 42.673.279 49.139.220
Số trích trong năm 72.634.611 61.852.734
Chi trả trợ cấp mất việc làm trong năm 95.053.701 68.318.675
Số cuối năm 20.254.189 42.673.279 Bảng 2.2: Dự phòng trợ cấp mất việc làm
2.4.8.1 Chứng từ,sổ sách:
Chứng từ:Biên bảng dự phòng mất việc làm cần trích lập Sổ sách:
- Sổ chi tiết:chi phí quản lý, dự phòng mất việc làm (phụ lục 2.2) - Sổ cái: chi phí quản lý, dự phòng mất việc làm (phụ lục 2.3)
2.4.8.2 Tài khoản sử dụng:
642_Chi phí quản lý doanh nghiệp
351_Dự phòng trợ cấp mất việc làm
2.4.8.3 Trình tự luân chuyển chứng từ:
Vào gần thời điểm cuối năm tài chính,kế toán tổng hợp căn cứ vào phần trăm
trích dự phòng trợ cấp mất việc làm do nhà nước quy định (1% quỹ lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội) nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái dự phòng, chi phí quản lý và báo cáo tài chinh, sau đó toàn bộ chứng từ được lưu tại đây theo số.
2.4.8.4 Định khoản kế toán:
Căn cứ vào PO003594 ngày 11/12 TT trợ cấp thôi việc (100/QĐ/09): Nợ 351:15.379.000
97
Căn cứ vào GS000081 ngày 31/12 trích 1% quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm Nợ 6426: 19.364.865 Có 351: 19.364.965 2.4.8.5 Sơ đồ chữ T: 6426 19.364.865 351 111 15.379.000 D:16.268.324 D:20.254.189 19.364.865 15.379.000 2.4.8.6 Nhận xét:
Doanh nghiệp đã thực hiện trích lập đúng mọi quy định của Nhà Nước
2.5. Phân tích tình hình tài chính công ty: 2.5.1 Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán: 2.5.1 Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán:
98 chỉ tiêu ĐVT 2,007 2008 2009 2008/2007 2009/2008 số tiền(+_) % số tiền(+_) % 1.Tổng tài sản bình quân Đồng 54.056.677.331 50.084.954.086 49. 664.509.466 (3.971.723.245) (7,.35) (420.444.620) (0,84) 2.Tổng nợ phải trả bình quân Đồng 30.521.789.976 25.907.003.107 24.937.794.301 (4.614.786.869) (15,12) (969.208.806) (3,74) 3.Tiền và các khoản
tương đương tiền bình quân Đồng 9.575.527.372 6.625.549.169 12.612.565.651 (2.949.978.204) (30,81) 5.987.016.483 90,36 4.Tài sản ngắn hạn bình quân Đồng 20.644.452.688 17.609.553.068 20.737.895.147 (3.034.899.620) (14,70) 3.128.342.079 17,77 5.Hàng tồn kho bình quân Đồng 3.672.750.887 4.353.851.248 4.073.368.661 681.100.361 18,54 (280.482.587) (6,44) 6.Nợ ngắn hạn bình quân Đồng 14.866.954.415 14.857413.980 16.400.763.371 (9.540.435) (0,06) 1.543.349.391 10,39 7.Lợi nhuận trước thuế Đồng 7.659.950.232 6.042.690083 6.727.865.900 (1.617.260.149) (21,11) 685.175.817 11,34
8.Lãi Vay Đồng 1.658.240.133 1.768.941.562 1.129.896.691 110.701.429 6,68 (639.044.871) (36,13) 9..Khả năng thanh toán
tổng quát Lần 1,77 1,93 1,99 0,16 9,16 0,06 3,01
10.Khả năng thanh toán
hiện hành Lần 1,39 1,19 1,26 (0,20) (14,65) 0,08 6,68
11.Khả năng thanh toán
nhanh Lần 1,14 0,89 1,02 (0,25) (21,85) 0,12 13,89
12.Khả năng thanh toán
bằng tiền Lần 0,64 0,45 0,77 (0,20) (30.76) 0,32 72,45
13.Khả năng thanh toán
lãi vay Lần 5,62 4,42 6,95 (1,20) (21,41) 2,54 57,48
99
2.5.1.1 Khả năng thanh toán tổng quát: (xem bảng 2.3)
Qua phân tích ở bảng 2.1, ta thấy rằng, hệ số thanh toán tổng quát của công ty lớn hơn 1 và tăng dần qua các năm. Cụ thể năm 2007 là1,77 lần, có nghĩa là cứ 1 đồng nợ phải trả được đảm bảo bởi 1,77 đồng tài sản. Đến năm 2008 thì hệ số này
là 1,93 lần, tăng 0,16 lần so với năm 2007, tương ứng với mức tăng 9,16%. Năm
2009 là 1,99 lần, tăng 0,06 lần so với năm 2008, tương ứng mức tăng 3,01%.
Nguyên nhân chính là tuy tổng tài sản bình quân có giảm qua các năm nhưng nợ phải trả bình quân của doanh nghiệp cũng giảm nhưng với tốc độ nhanh hơn. Cụ
thể, năm 2008, tổng tài sản bình quân 50.084.954.086 đồng giảm 3.971.723.245
đồng so với năm 2007, tương ứng với mức giảm là 7,35%, nhưng nợ phải trả bình quân năm 2005 giảm so với năm 2007 là 15,12%, năm 2009 tổng tài sản 49.664.509.466 đồng, giảm 0,84% so với năm 2008, nhưng nợ phải trả năm 2009 giảm so với năm 2008 là 3,74%.
Như vậy qua 3 năm, khả năng thanh toán tổng quát công ty gần bằng 2, điều này chứng tỏ khả năng tài chính công ty tương đối mạnh, công ty có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ, tạo dựng uy tín với các tổ chức tín dụng.
2.5.1.2 Khả năng thanh toán hiện hành: (xem bảng 2.3)
Qua phân tích ở bảng 2.1, ta thấy rằng, hệ số thanh toán hiện hành của công ty lớn hơn 1. Năm 2007 là 1,39 lần, năm 2008 giảm nhẹ còn 1,19 lần, đến năm 2009 tăng nhẹ lên 1,26 lần. Điều này cho thấy khả năng thanh toán hiện hành của công ty là rất tốt.
100
Qua phân tích ở bảng 2.1, ta thấy rằng, hệ số thanh toán nhanh của công ty có những biến động. Năm 2007 là 1,34 lần nhưng đến năm 2008 giảm xuống chỉ còn 0,89 lần. Nguyên nhân là năm 2008, tài sản ngắn hạn thì giảm nhưng hàng tồn kho thì tăng hơn so với năm 2007. Bởi vì trong nănm này, công ty cũng chịu ảnh hưởng