Kế toán trả người bán bằng tiền gửi ngân hàng: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Ủy nhiệm chi
67
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán (phụ lục 2.2)
- Sổ cái tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1121_Tiền gửi ngân hàng(Việt Nam) 331 _Phải trả người bán
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
68
Giải thích:
Đến hạn thanh toán nhà cung cấp sẽ gửi giấy đề nghị thanh toán đến phòng kế toán, kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng tiến hành lập ủy nhiệm chi gồm 3 liên
69
rồi gửi toàn bộ bộ chứng từ cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó 3 liên ủy nhiệm chi được chuyển tới ngân hàng để làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi chuyển tiền xong, ngân hàng giữ 2 liên của ủy nhiệm chi và gửi trả lại cho kế toán ngân hàng 1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo nợ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cuối tháng,kế toán tổng hợp tiến hành in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền gửi ngân hàng, nợ phải trả, báo cáo tài chính và lưu bộ chứng từ tại đây theo số.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000025 ngày7/12 TT lại lần 2 tiền mua vật tư(cty TNHH Hóa chất): Nợ 3311: 36.985.000
Có 1121: 36.985.000
Căn cứ vào NH000026 ngày7/12 thanh toán trước tiền mua nắp (cty CP nhựa): Nợ 3311: 930.600 Có 1121: 930.600 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 3311: 1.064.997.895 Có 1121:1.064.997.895 e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ (tương tự như kế toán tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ)
Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do nộp vào ngân sách: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Ủy nhiệm chi - Tờ khai thuế - Giấy báo nợ
70
Sổ sách:
- Sổ chi tiết thuế, tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.2) - Sổ cái thuế, Sổ cái tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1121_Tiền gửi ngân hàng (Việt Nam)
3331 _Thuế GTGT (33311: thuế GTGT đầu ra, 33312: thuế GTGT hàng nhập khẩu)
3332 _Thuế TTĐB
3333 _ Thuế xuất nhập khẩu
3334 _Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 _Thuế thu nhập cá nhân
3336 _Thuế tài nguyên
3337 _Thuế nhà đất ,tiền thuê đất
3338 _ Các loại thuế khác
3339 _Phí, lệ phí, và các khoản phải nộp khác.
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 2.30:Lưu đồ luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng do nộp ngân sách nhà nước.
71
Giải thích:
Định kỳ, cuối quý (thuế thu nhập doanh nghiệp), cuối tháng (các khoản thuế khác…), kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp lại số liệu dùng phần mềm thuế lập tờ khai thuế, sau đó căn cứ vào tờ khai thuế, kế toán tiến hành lập ủy nhiệm chi gồm 3
72
liên rồi chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi xét duyệt kế toán tổng hợp là người trực tiếp đi nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế và nộp tiền bằng chuyển khoản qua hệ thống ngân hàng. Sau khi chuyển tiền xong, ngân hàng giữ 2 liên của ủy nhiệm chi và gửi trả lại cho kế toán ngân hàng 1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo nợ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền gửi ngân hàng, thuế, báo cáo tài chính và lưu bộ chứng từ tại đây theo số.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000087 ngày 16/12,nộp thuế GTGT tháng 11/2009 : Nợ 3331: 239.921.461
Có 1121: 239.921.461
Căn cứ vào NH000086 ngày 16/12,nộp thuế tài nguyên tháng 11/2009 Nợ 3336 : 17.728.000
Có 1121: 17.728.000
Căn cứ vào NH000085 ngày 16/12,nộp thuế BVMT tháng 11/2009: Nợ 3339 : 4.432.000
Có 1121: 4.432.000
73
Kế toán giảm tiền gửi ngân hàng do trả tiền vay và trả lãi vay: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Sao kê ngân hàng
- Giấy thông báo lãi vay và nợ vay
- Ủy nhiệm chi
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, chi phí tài chính, vay ngắn hạn, dài hạn (phụ
lục 2.2).
- Sổ cái tiền gửi ngân hàng,chi phí tài chính, vay ngắn hạn,dài hạn (phụ lục 2.3).
b. Tài khoản sử dụng:
1121 _Tiền gửi ngân hàng(Việt Nam)
635 _Chi phí tài chính
311 _ Nợ ngắn hạn
341 _Nợ dài hạn
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 2.31: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giảm tiền gửi ngân hàng do trả nợ vay và lãi vay:
74
Giải thích:
Cuối kỳ trả lãi, nợ vay ngân hàng sẽ chuyển cho kế toán ngân hàng bảng sao kê cùng với giấy thông báo lãi, giấy thanh toán nợ vay kế toán tiến hành kiểm tra và lập ủy nhiệm chi gồm 3 liên rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó 3 liên ủy nhiệm chi được chuyển tới ngân hàng để làm thủ tục chuyển tiền.
75
Sau khi chuyển tiền xong,ngân hàng giữ 2 liên của ủy nhiệm chi và gửi trả lại cho kế toán ngân hàng 1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo nợ làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán. Toàn bộ chứng từ lưu tại đây theo số.
Trường hợp nếu đến kỳ trả nợ vay nhưng doanh nghiệp vẫn chưa trả nợ thì căn cứ vào số dư trên tài khoản ngân hàng, ngân hàng sẽ tự động giảm tiền gửi ngân hàng, sau đó chuyển giấy báo nợ tới cho kế toán ngân hàng.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền gửi ngân hàng, chi phí tài chính, sổ cái vay ngắn hạn, dài hạn, báo cáo tài chính và lưu bộ chứng từ tại đây theo số.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000113 ngày 8/12,Trả lãi vay (ngân hàng No Diên Khánh): Nợ 635 : 433.589 Có 1121: 433.589 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 635 : 99.978.152 Có 1121: 99.978.152
Căn cứ vào NH000350 ngày 30/12,trả nợ gốc ngắn hạn (NH No Diên Khánh): Nợ 311 :500.000.000
Có 1121:500.000.000
Căn cứ vào NH000347 ngày 22/12, trả nợ gốc TH t1/2010 (NH No Diên Khánh): Nợ 341 :321.482.000
Có 1121:321.482.000
76
Nhận xét:
Nhìn chung, công tác tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán giảm tiền gửi ngân hàng được thực hiện khá tốt, tạo điều kiện cho quá trình kiểm tra, đối chiếu với ngân hàng, khách hàng.doanh nghiệp đã quản lý và kiểm soát tốt các khoản vay ngân hàng, và thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà Nước.
2.3.3 Kế toán tiền đang chuyển:2.3.3.1 Chứng từ, sổ sách: 2.3.3.1 Chứng từ, sổ sách: a. Chứng từ:Ủy nhiệm chi
b. Sổ sách :
- Sổ chi tiết :tiền đang chuyển, phải trả (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : tiền đang chuyển, phải trả (phụ lục 2.3)
2.3.3.2 Tài khoản sử dụng:
1121_Tiền gửi ngân hàng (Việt Nam)
1131_Tiền đang chuyển (Việt Nam)
131 _Phải thu khách hàng
2.3.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ:
78
Giải thích:
Khi nhận được giấy thanh toán của khách hàng qua chuyển khoản, nhưng cuối tháng vẫn chưa nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán ghi tăng tiền đang chuyển.
Cuối tháng, khi nhận được giấy báo ngân hàng, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào phần mềm, rồi cập nhật lên chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền đang chuyển, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu, báo cáo tài chính.
2.3.3.4 Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000001 ngày 1/12 thu tiền đang chuyển (cty TNHH TM Quỳnh): Nợ 11211: 7.966.315
Có 1131: 7.966.315
Căn cứ vào NH000340 ngày 31/12 cty TNHH VT Bảo: Nợ 1131: 37.000.000 Có 131 : 37.000.000 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 1131: 154.190.800 Có 131 :154.190.800 Nợ 1121: 1.306.558.199 Có 1131:1.306.558.199 2.3.3.5 Sơ đồ chữ T:
2.3.3.7 Nhận xét:Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 113 nhằm phản ánh đầy đủ tình hình luân chuyển thực tế tiền tại doanh nghiệp.
79
2.4 Thực trạng công tác kế toán các khoản thanh toán của công ty:2.4.1 Kế toán các khoản phải thu: 2.4.1 Kế toán các khoản phải thu:
2.4.1.1 Kế toán tăng các khoản phải thu:a. Chứng từ, sổ sách: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 2.1)
- Yêu cầu mua hàng
- Biên bảng quyết toán công nợ
Sổ sách:
- Sổ chi tiết: phải thu, doanh thu, thuế VAT, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : phải thu, doanh thu, thuế VAT, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho (phụ lục 2.3) b. Tài khoản sử dụng: 131 _Phải thu khách hàng 511 _Doanh thu bán hàng 3331 _Thuế GTGT phải nộp 632 _Giá vốn hàng bán 155_Thành phẩm c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
80
Giải thích:
Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, phòng tiêu thụ tiến hành kiểm tra công nợ, khi khách hàng có đủ điều kiện cho nợ thì nhân viên bán hàng phòng
81
tiêu thụ tiến hành lập hóa đơn giá trị gia tăng gồm 4 liên: Liên 1 cùng biên bản chấp nhận công nợ được lưu tại đây theo số, 3 liên còn lại người mua cầm xuống xưởng, thủ kho tiến hành kiểm tra rồi căn cứ vào hóa đơn xuất kho, ghi thẻ kho. Sau đó chuyển cho người vận chuyển liên 3, người mua hàng liên 2, thủ kho lưu liên 4 tại đây rồi cuối tháng chuyển cho kế toán thành phẩm tiến hành lưu trữ.
Hàng ngày, kế toán thành phẩm căn cứ vào cơ sở dữ liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu sau đó in ra bảng tổng hợp thống kê tiêu thụ, bảng tổng hợp công nợ phải thu,biên bảng quyết toán xác định công nự với khách hàng.
Cuối tháng, căn cứ cơ sở dữ liệu kế toán tổng hợp in chứng từ ghi sổ, sổ cái doanh thu ,VAT, nợ phải trả, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho và báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào TT029142 ngày 1/12 xuất tiêu thụ (cty An Phú): Nợ 131: 35264.460
Có 5112F: 32.058.600 Có 3331: 3.205.860
Căn cứ vào TT029148 ngày1/12 xuất tiêu thụ nhà máy nước đá Lương Cách: Nợ 131: 7.084.000 Có 5112A: 6.440.000 Có 3331: 644.000 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 131: 6.833.447.032 Có 5112A:6.229.495.387 Có 5113A :2.986.190 Có 3331:600.965.455 e. Sơ đồ chữ T:
82
f. Nhận xét:
Các khoản phải thu của doanh nghiệp trong tháng là khá cao. Điều nãy sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty do bị khách hàng chiếm dụng vốn nhiều. Doanh nghiệp cần quản lý tốt hạn mức tín dụng vốn, theo dõi chặt chẽ tình hình công nợ để tăng cường khả năng thu nợ và làm căn cứ lập dự phòng khi cần thiết.
2.4.1.2 Kế toán giảm các khoản phải thu:
a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
Phiếu thu (phụ lục 2.1), Giấy báo có Sổ sách:
Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu (phụ lục 2.2)
Sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ(Việt Nam)
1121_Tiền gửi ngân hàng (Việt Nam)
131_ Phải thu khách hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
83
Giải thích:
Hàng ngày, khi khách hàng tới nộp tiền bằng tiền mặt, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu).
84
Nếu khách hàng nộp tiền bằng chuyển khoản: khi khách hàng chuyển trả tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được tiền, ngân hàng sẽ chuyển giấy báo có đến phòng kế toán, sau khi được kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt thì kế toán tổng hợp (kiêm kế toán ngân hàng), tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, và lưu bộ chứng từ tại đây theo số.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp tiến hành in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu và báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào NH000007 ngày 1/12 thu tiền hàng (Trạm Phương Câu): Nợ 11211: 1.008.392
Có 131: 1.008.392
Căn cứ vào NH000096 ngày 1/12 thu tiền hàng (vinperlland): Nợ 11213: 6.000.000
Có 131: 6.000.000
Căn cứ vào PI003297 ngày 1/12 thu tiền hàng (Trương Phi Hùng): Nợ 1111: 204.600 Có 131:204.600 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111: 1.810.407.037 Nợ 1121: 6.001.819.755 Có 131: 7.812.226.792 e. Sơ đồ chữ T:
85
f.Nhận xét:
Doanh nghiệp đã thực hiện tốt công tác thu nợ của khách hàng, tránh được tình trạng khách hàng chiếm dụng vốn quá lớn, phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.4.2 Kế toán các khoản tạm ứng:
2.4.2.1 Kế toán tăng tạm ứng:(tương tự kế toán giảm tiền chi tạm ứng) 2.4.2.2 Kế toán giảm tạm ứng: 2.4.2.2 Kế toán giảm tạm ứng:
a.Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu thu, Phiếu chi, HĐGTGT (phụ lục 2.1)
- Giấy đi đường, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết: tiền mặt, tạm ứng, sổ quỹ (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : tiền mặt,tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
141 _Tiền gửi ngân hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ: (lưu đồ2.22)
Giải thích:
Sau khi đi công tác về, người tạm ứng tiến hành quyết toán khoản tiền tạm ứng. Người tạm ứng trình toàn bộ bộ chứng từ có liên quan cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán, kế toán tiến hành lập phiếu thu (nếu tạm ứng thừa) gồm 3 liên và lập phiếu chi (tạm ứng thiếu) và lưu bộ chứng từ theo số gồm: giấy đi đường, HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán, sau đó chuyển toàn bộ phiếu thu (phiếu chi) cho thủ quỹ làm căn cứ tiến hành thu tiền (chi tiền). Sau khi thu tiền (chi tiền), thủ quỹ đóng dấu và ký vào phiếu thu rồi giao cho người nộp (người nhận) tiền 1 liên, kế toán thanh toán 1 liên và thủ quỹ giữ 1 liên để tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu trữ tại đây theo số.
86
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003304 ngày 2/12 thu tạm ứng Nguyễn Sơn Trung: Nợ 111: 6.000.000
Có 141:6.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003325 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thị Thanh Thảo; Nợ 111:10.000.000
Có 141:10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003328 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thế Đại: Nợ 111:10.000.000 Có 141:10.000.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 : 269.225.000 Có 141: 269.225.000 e. Sơ đồ chữ T: f. Nhận xét:
Công ty đã hạch toán đã thực hiện thủ tục tạm ứng khá chặt chẽ, có đầy đủ
chứng từ kèm theo (HĐGTGT,phiếu tạm ứng,…). Việc quản lý tốt các khoản tạm
ứng sẽ giúp cho quá trình kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh công ty tốt hơn.
2.4.3 Kế toán các khoản dự phòng phải thu
Là số tiền dự phòng cho các khoản nợ phải thu khách hàng, phải thu khác và tạm ứng. Các khoản nợ này từ trên 1 năm đến 3 năm, mức trích lập dự phòng từ 50% đến 100% tổng số tiền khách hàng nợ. Được thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/03/2006 do Bộ tài chính ban hành.
87
2.4.3.1 Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Biên bảng công nợ cần trích lập
Sổ sách:
-Sổ chi tiết chi phí bán hàng, dự phòng phải thu (phụ lục 2.2)
-Sổ cái chi phí bán hàng, dự phòng phải thu (phụ lục 2.3)
2.4.3.2 Tài khoản sử dụng:
139_Dự phòng phải thu
642_Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.4.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ:
88
Giải thích:
Khi có nợ quá hạn hay xuất hiện những trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán cần phải lập dự phòng, phòng tiêu thụ tiến hành thành lập ban xử lý công nợ (giám đốc, kế toán trưởng, phòng tiêu thụ, người quản lý công nợ), ban này tiến hành họp bàn và đưa ra quyết định các khoản cần trích lập dự phòng, lập biên bảng công nợ còn trích lập rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái dự phòng, chi phí quản lý và báo cáo tài chinh, sau đó toàn bộ chứng từ được lưu tại đây theo số.
2.4.3.4 Định khoản kế toán:
Căn cứ vào GS000115 ngày 31/12,trích dự phòng nợ khó đòi:
Nợ 6426: 262.894.474
Có 139: 262.894.474
2.4.3.5 Sơ đồ chữ T:
2.4.3.6 Nhận xét: Doanh nghiệp đã thực hiện đúng quy tắc lập dự phòng,