(xem phụ lục 1.1) 2.2.3 Tổ chức tài khoản tại công ty:
(xem phụ lục 1.2) 2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức sổ kế toán:
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam
Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Công việc ghi sổ kế toán được thực hiện trên chương trình máy vi tính.
40
41
Sơ đồ 2.19: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh(chứng từ)
Kiểm tra,xử lý
Nhập liệu
Chứng từ ghi sổ
Máy tính xử lý
Sổ cái Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Bảng cân đối số
phát sinh
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, xử lý, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, thủ quỹ căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra tiến hành ghi vào sổ quỹ.
Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, những dữ liệu này sẽ tự động cập nhật vào chứng từ ghi sổ.
42
Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ, tính ra số phát sinh trong tháng. Tính tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái, sau đó sẽ tiến hành in ra sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm ĐM soft.
2.3 Thực trạng về công tác kế toán vốn bằng tiền:2.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ: 2.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
2.3.1.1Kế toán tăng tiền :
Tăng tiền do thu nợ khách hàng: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:Phiếu thu (phụ lục 2.1)
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền mặt, công nợ phải thu (phụ lục 2.2) - Sổ cái tiền mặt, nợ phải thu (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt Việt Nam tại quỹ
131 _Phải thu của khách hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
43
Giải thích:
Hàng ngày, khi khách hàng tới nộp tiền, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu
44
tại đây theo số, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu) .
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, công nợ, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003297 ngày 1/12 thu tiền hàng Trương Phi Hùng: Nợ 111: 204.600
Có 131: 204.600
Căn cứ vào phiếu thu PI003300 ngày 2/12 thu tiền hàng cty TNHH TMDV Mai Hồng Nợ 111: 19.287.000 Có 131: 19.287.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 :1.810.407.037 Có 131 : 1.810.407.037 e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:Phiếu thu, biên lai giao dịch(phụ lục 2.1)
Sổ sách:
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.2)
Sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
45
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 2.21: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHÚNG TỪ TĂNG TIỀN DO RÚT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG NHẬP QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN VIẾT SEC SEC SEC(đã ký) NHẬP LIỆU Phần mềm kế toán(xử lý tăng tiền) Máy in 3 2 Phiếu thu1 CSD L 1 BIÊN LAI GIAO DỊCH,GBN N 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái 1111 Sổ cái 1121 Kết thúc Tới ngân hàng,rút tiền Ghi vào sổ quỹ Sổ quỹ tiền mặt N BIÊN LAI GIAO DỊCH,GBN Bắt đầu KẾ TOÁN TRƯỞNG+ GIÁM ĐỐC Xét quyệt SEC(đã ký) Báo cáo tài chính Giải thích:
Khi có yêu cầu cần tiền mặt, kế toán tổng hợp tiến hành viết sec rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó giao cho thủ quỹ tới ngân hàng để tiền
46
hành giao dịch rút tiền. Sau khi rút tiền thủ quỹ mang tiền cùng biên lai giao dịch về kế toán thanh toán để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, in ra phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với biên lai giao dịch tại đây theo số, liên 2: thủ quỹ để tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán :
Căn cứ vào phiếu thu PI003371 ngày 16/12, rút tiền từ tài khoản NH Diên Khánh Nợ 1111: 200.000.000
Có 1121 : 200.000.000
e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do thu tạm ứng thừa: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu thu, HĐGTGT (phụ lục 2.1)
- Giấy đi đường, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết: tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
141 _Tiền gửi ngân hàng
47
Lưu đồ 2.22:Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng tiền do thu tạm ứng
Giải thích:
Sau khi đi công tác về, người tạm ứng tiến hành trình toàn bộ bộ chứng từ có liên quan cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt để quyết toán khoản tiền tạm
48
ứng, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra phiếu thu (nếu tạm ứng thừa) gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với bộ chứng từ theo số gồm: giấy đi đường, HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu) .
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, các báo cáo tài chính.
Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003304 ngày 2/12 thu tạm ứng Nguyễn Sơn Trung: Nợ 111: 6.000.000
Có 141:6.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003325 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thị Thanh Thảo; Nợ 111:10.000.000
Có 141:10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003328 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thế Đại: Nợ 111:10.000.000 Có 141:10.000.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 : 269.225.000 Có 141: 269.225.000 d. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do bán hàng thu tiền ngay: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:HĐGTGT, phiếu thu (phụ lục 2.1) Sổ sách :
49
- Sổ chi tiết: tiền mặt, doanh thu, thuế GTGT đầu ra (phụ lục 2.2) - Sổ cái : tiền mặt, doanh thu, thuế GTGT đầu ra (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng: 1111_Tiền mặt tại quỹ
5111_Doanh thu bán hàng
3331_Thuế GTGT đầu ra
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
50
Giải thích:
Khi có khách hàng tới mua hàng căn cứ vào đơn đặt hàng, phòng tiêu thụ tiến hành lập HĐGTGT gồm 4 liên. Liên 1 cùng đơn đặt hàng tiến hành lưu tại đây theo số, khách hàng cầm 3 liên còn lại tới kế toán thanh toán để tiến hành trả tiền hàng. Kế toán thanh toán sau khi nhận HĐGTGT tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2:
51
giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó
tiến hành lưu). Khách hàng sau khi nộp tiền,cầm HĐGTGT cùng phiếu thu xuống
xưởng để nhận hàng. Thủ kho kiểm tra và xuất hàng, lưu lại 1HGTGT. Cuối tháng, chuyển HĐGTGT về cho kế toán thành phẩm để lưu.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu, tiến hành lập chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, doanh thu, và lên báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán :
Căn cứ vào TT029141,ngày 1/12 xuất tiêu thụ cty TNHH TMDV VT Bảo: Nợ 131: 6.780.488 Nợ 532: 129.400 Có 511A: 6.293.480 Có 3331: 616.408 Nợ 1111: 6.780.488 Có 131: 6.780.488 e. Sơ đồ chữ T:
Nhận xét chung phần kế toán tăng tiền mặt:
Qua tìm hiểu trên, em thấy rằng nhìn chung đơn vị hạch toán và luân chuyển các chứng từ theo quy định của bộ tài chính ban hành. Doanh nghiệp đã thực hiện tổ chức tốt công tác kế toán tăng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, cung cấp thông tin cho nhà quản trị khi cần thiết.
2.3.1.2 Kế toán giảm tiền:
Kế toán giảm tiền chi tạm ứng: a. Chứng từ, sổ sách:
52
Chứng từ:
- Phiếu chi (phụ lục 2.1)
- Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.2)
- Sổ cái tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ 141_ Tạm ứng c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
53
Giải thích:
Sau khi có yêu cầu công việc, người tạm ứng tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán thanh toán để làm cơ sở tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2:
54
giao cho người tạm ứng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ chi tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, và lên báo cáo tài chính
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ phiếu chi PO003554 ngày 2/12 tạm ứng chi nhiên liệu Nguyễn Duy Hải; Nợ 141:2.000.000
Có 111:2.000.000
Căn cứ phiếu chi PO003557 ngày 2/12 tạm ứng chi nhiên liệu Nguyễn Trung Sơn: Nợ 141:1.500.000 Có 111:1.500.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 141: 304.630.000 Có 1111:304.630.000 e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán giảm tiền chi lương: a. Chứng từ,sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu chi, Bảng chấm công (phụ lục 2.1)
- Bảng thanh toán lương và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lương và
BHXH (phụ lục 2.1) Sổ sách:
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải trả công nhân viên (phụ lục 2.2)
55
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
334_ Phải trả công nhân viên 3383_Phải trả BHXH
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
56
Giải thích:
Phòng tổ chức sau khi nhận được bảng chấm công, bảng kê sản phẩm hoàn thành, bảng thuyết minh đi công tác từ trưởng bộ phận, tiến hành lập bảng thanh toán lương rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi tiền, sau khi chi tiền thủ quỹ chuyển toàn bộ bộ chứng từ cho kế toán thanh toán để nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với bộ chứng từ gồm: bảng tổng hợp thanh toán lương và BHXH tại đây theo số, liên 2 và 3 chuyển cho thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, phải trả người lao động, và lên báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu chi PO003550 TT lương SP trà xanh10/09 ngày 1/12 : Nợ 3341:210.000
Có 1111:210.000
Căn cứ vào phiếu chi PO003596 TT lương NV trạm 11/09 ngày 11/12 Nợ 3341: 11.654.000 Có 1111: 11.654.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 3341: 698.474.109 Có 1111: 698.474.109 Nợ 3383 : 44.008.201 Có 1111 : 44.008.201 e. Sơ đồ chữ T:
57
Kế toán giảm tiền do chi mua NVL, CCDC, TSCĐ,văn phòng phẩm và các chi phí khác:
a. Chứng từ, sổ sách :
Chứng từ:
- Yêu cầu mua hàng
- Phiếu chi (phụ lục 2.1) - HĐGTGT (điện, nước)
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền mặt, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp, sổ quỹ. (phụ lục 2.2)
- Sổ cái tiền mặt, chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp.(phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng: 1111_Tiền mặt tại quỹ
6278 _Chi phí bằng tiền khác phân xưởng
6417 _Chi phí dịch vụ mua ngoài bán hàng
6418 _Chi phí bằng tiền bán hàng khác
6427 _ Chi phí dịch vụ mua ngoài quản lý
6428 _ Chi phí bằng tiền bán hàng khác
811 _Chi phí khác
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 2.26:Lưu đồ luân chuyển chứng từ giảm tiền do mua văn phòng phẩm và các khoản chi khác
58
Giải thích:
Khi có yêu cầu mua văn phòng phẩm hay có hóa đơn điện nước, bộ phận sử dụng tiến hành lập yêu cầu mua hàng hay gửi HĐGTGT cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán để tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ chi tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu) .
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, và lên báo cáo tài chính.
59
d.Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu chi PO003548 TT vân chuyển hàng10/09(Lê Ngọc Danh): Nợ 6418: 89.643.000
Có 1111: 89.463.000
Căn cứ vào phiếu chi PO003551 TT CP trưng bày trà xanh: Nợ 6417:436.000
Có 1111:436.000
Căn cứ vào phiếu chi PO003553 TT mua mực in(Hồ Thanh Tạo): Nợ 6428:499.048 Nợ 1331:24.952 Có 1111:499.048 … Tháng 12 năm 2009: Nợ 6278 :103.404.710 Nợ 6417 :71.854.356 Nợ 6418 : 425.244.710 Nợ 6427 :29.003.162 Nợ 6428 : 85.314.191 Nợ 811 : 2.017.454 Có 1111: 716.828.583 e.Sơ đồ chữ T:
60
Kế toán giảm tiền do gửi tiền gửi ngân hàng : a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu chi (phụ lục 2.1)
- Giấy báo có
- Giấy nộp tiền vào tài khoản
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, tiền mặt (phụ lục 2.2) - Sổ cái tiền gửi ngân hàng, tiền mặt (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ 1121 _Tiền gửi ngân hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
61
Giải thích:
Khi cân đối số tiền trong quỹ,kế toán trưởng yêu cầu thủ quỹ gửi tiền vào ngân hàng, sau khi nhận được yêu cầu thủ quỹ tới thực hiện giao dịch tại ngân hàng và cầm giấy nộp tiền vào tài khoản chuyển cho kế toán thanh toán tiến hành nhập vào phần mềm kế toán, in phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng
62
giấy nộp tiền tại đây theo số, liên 2 và 3: thủ quỹ làm căn cứ ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu, tiến hành lập sổ cái tiền mặt, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, và lên báo cáo tài chính
d.Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu chi PO003564 ngày 2/12 nộp tiền vào tài khoản: Nợ 1121:500.000.000
Có 1111: 500.000.000
Căn cứ vào phiếu chi PO003579 ngày 7/12 nộp tiền vào tài khoản: Nợ 1121:200.000.000 Có 1111: 200.000.000 Tháng 12 năm 2009: Nợ 1121: 700.000.000 Có 1111:700.000.000 e.Sơ đồ chữ T:
Nhận xét chung phần kế toán giảm tiền mặt :
Doanh nghiệp đã thực hiện đúng các quy định của bộ tài chính về việc ghi chép cũng như luân chuyển chứng từ, sổ sách liên quan đến tiền mặt của đơn vị. Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác hạch toán , việc thu chi tiền mặt được thực hiện dưới sự kiểm soát của kế toán trưởng và giám đốc dơn vị. Điều này giúp cho việc quản ký vốn bằng tiền của công ty được chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn.
2.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Kế toán tiền gửi ngân hàng là người có trách nhiệm quản lý và theo dõi tình hình