2.2.1.1 Tổ chức nhân sự trong phòng kế toán:
Sơ đồ 2.17:Sơ đồ tổ chức nhân sự ở phòng kế toán:
Ghi chú:
Quan hệ trực tuyến chức năng: Quan hệ phối hợp nghiệp vụ:
( Nguồn: Phòng tổ chức )
Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành:
Kế toán trưởng: Là người tham mưu cho giám đốc về tổ chức thực hiện
công tác kế toán tài chính. Phụ trách chung mọi hoạt động trong phòng kế toán. Kết
hợp với kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính, phân tích tình hình tài chính để nắm bắt kịp thời tình hình tài chính và thông báo kịp thời cho cấp trên..
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ khóa sổ cuối kỳ
trên máy của tất cả các tài khoản, kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thực tế, sau
đó lập các báo cáo tài chính và thực hiện những nhiệm vụ mà lãnh đạo giao cho. Đồng thời hạch toán những nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền gửi ngân hàng, thực hiện ký kết vay nợ tiền gửi ngân hàng thông qua hệ thống ngân hàng.
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THÀNH PHẨM KẾ TOÁN CCDC VẬT TƯ TÀI SẢN & CÔNG NỢ PHẢI TRẢ KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ PHỤ TRÁCH VI TÍNH
38
Kế toán thanh toán: Là người hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
liên quan đến thu chi tiền mặt.Theo dõi đôn đốc thu các khoản tiền và kháh hàng nợ,phải thu nội bộ, tạm ứng.
Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt khi có phiếu chi, phiếu thu do kế toán
thanh toán lập.Thực hiện trực tiếp việc chi tiền khi có lệnh chi, cập nhật số dư quỹ, đối chiếu với kế toán thanh toán về số thực tế thu chi với sổ sách.
Nhân viên vi tính kiêm thống kê: Quản lý toàn bộ máy tính trong công ty,xây dựng các chương trình phần mền, phục vụ cho hoạt động kế toán thống kê.
Kế toán thành phẩm:Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng tiêu thụ được ký kết giữa công ty với khách hàng. Tập hợp các chứng từ liên quan đến hạt động của các trạm cửa hàng, chi nhánh, đồng thời theo dõi quá trình nhập xuất thành phẩm của công ty. Thực hiện kê khai thuế GTGT, tình hình sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.
Kế toán TSCĐ, CCDC, bao bì, vật tư: Là người phụ trách theo dõi hạch
toán các nghiệp vụ liên quan đến việc mua bán TSCĐ, CCDC, bao bì, vật tư. Theo dõi tình hình sử dụng, thanh lý, và lập báo cáo thuế GTGT phần TSCĐ, CCDC, bao bì, vật tư. Đồng thời theo dõi việc thực hiên hợp đồng mua bán các tài sản giữa công ty với khách hàng.
2.2.1.2 Tổ chức công tác kế toán:
Doanh nghiệp sử dụng mô hình kế toán tập trung:
Sơ đồ 2.18:Sơ đồ mô hình kế toán tập trung
Theo mô hình này, tất cả cá công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thống kê kinh tế, đều tập trung ở phòng kế toán của doanh nghiệp.
Phòng kế toán Chứng từ kế toán các phân xưởng tổ đội sản xuất Chứng từ kế toán các quày hàng,cửa hàng,đại lý Chứng từ kế toán ở các kho hàng,trại ,trạm Chứng từ kế toán của bộ phận kỹ thuật, nghiệp vụ khác
39
Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức ghi chép ban đầu phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách đơn vị trực thuộc và cho doanh nghiệp.
Nhận xét: Khi doanh nghiệp sử dụng mô hình kế toán tập trung thì mọi chứng từ
đều chuyển về phòng kế toán để tiến hành xử lý, các trạm chỉ tiến hành xử lý ban đầu để thuận tiện cho việc thống kế, kiểm tra hiệu quả hoạt động, với mô hình tập trung sẽ tạo điều kiện cho sự tập trung thống nhất, chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, cung cấp thông tin nhanh nhất cho việc ra các quyết định tài chính và chuyên môn hóa, tạo điều kiện ứng dụng công nghệ.
2.2.2 Tổ chức chứng từ kế toán:
(xem phụ lục 1.1) 2.2.3 Tổ chức tài khoản tại công ty:
(xem phụ lục 1.2) 2.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức sổ kế toán:
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam
Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Công việc ghi sổ kế toán được thực hiện trên chương trình máy vi tính.
40
41
Sơ đồ 2.19: Sơ đồ tổ chức sổ kế toán
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh(chứng từ)
Kiểm tra,xử lý
Nhập liệu
Chứng từ ghi sổ
Máy tính xử lý
Sổ cái Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ
Bảng cân đối số
phát sinh
Giải thích sơ đồ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành kiểm tra, xử lý, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, thủ quỹ căn cứ vào chứng từ đã được kiểm tra tiến hành ghi vào sổ quỹ.
Sau khi nhập liệu vào phần mềm kế toán, những dữ liệu này sẽ tự động cập nhật vào chứng từ ghi sổ.
42
Cuối tháng kế toán tiến hành khóa sổ, tính ra số phát sinh trong tháng. Tính tổng phát sinh nợ, tổng phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái, sau đó sẽ tiến hành in ra sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy. Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm ĐM soft.
2.3 Thực trạng về công tác kế toán vốn bằng tiền:2.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ: 2.3.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
2.3.1.1Kế toán tăng tiền :
Tăng tiền do thu nợ khách hàng: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:Phiếu thu (phụ lục 2.1)
Sổ sách:
- Sổ chi tiết tiền mặt, công nợ phải thu (phụ lục 2.2) - Sổ cái tiền mặt, nợ phải thu (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt Việt Nam tại quỹ
131 _Phải thu của khách hàng
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
43
Giải thích:
Hàng ngày, khi khách hàng tới nộp tiền, kế toán thanh toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu
44
tại đây theo số, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu) .
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, công nợ, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003297 ngày 1/12 thu tiền hàng Trương Phi Hùng: Nợ 111: 204.600
Có 131: 204.600
Căn cứ vào phiếu thu PI003300 ngày 2/12 thu tiền hàng cty TNHH TMDV Mai Hồng Nợ 111: 19.287.000 Có 131: 19.287.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 :1.810.407.037 Có 131 : 1.810.407.037 e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:Phiếu thu, biên lai giao dịch(phụ lục 2.1)
Sổ sách:
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.2)
Sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
45
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 2.21: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng tiền do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ
LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHÚNG TỪ TĂNG TIỀN DO RÚT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG NHẬP QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN VIẾT SEC SEC SEC(đã ký) NHẬP LIỆU Phần mềm kế toán(xử lý tăng tiền) Máy in 3 2 Phiếu thu1 CSD L 1 BIÊN LAI GIAO DỊCH,GBN N 1 Chứng từ ghi sổ Sổ cái 1111 Sổ cái 1121 Kết thúc Tới ngân hàng,rút tiền Ghi vào sổ quỹ Sổ quỹ tiền mặt N BIÊN LAI GIAO DỊCH,GBN Bắt đầu KẾ TOÁN TRƯỞNG+ GIÁM ĐỐC Xét quyệt SEC(đã ký) Báo cáo tài chính Giải thích:
Khi có yêu cầu cần tiền mặt, kế toán tổng hợp tiến hành viết sec rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó giao cho thủ quỹ tới ngân hàng để tiền
46
hành giao dịch rút tiền. Sau khi rút tiền thủ quỹ mang tiền cùng biên lai giao dịch về kế toán thanh toán để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, in ra phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với biên lai giao dịch tại đây theo số, liên 2: thủ quỹ để tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán :
Căn cứ vào phiếu thu PI003371 ngày 16/12, rút tiền từ tài khoản NH Diên Khánh Nợ 1111: 200.000.000
Có 1121 : 200.000.000
e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do thu tạm ứng thừa: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu thu, HĐGTGT (phụ lục 2.1)
- Giấy đi đường, Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết: tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.2)
- Sổ cái : tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
141 _Tiền gửi ngân hàng
47
Lưu đồ 2.22:Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng tiền do thu tạm ứng
Giải thích:
Sau khi đi công tác về, người tạm ứng tiến hành trình toàn bộ bộ chứng từ có liên quan cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt để quyết toán khoản tiền tạm
48
ứng, sau đó chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in ra phiếu thu (nếu tạm ứng thừa) gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với bộ chứng từ theo số gồm: giấy đi đường, HĐGTGT, giấy đề nghị thanh toán, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu) .
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, các báo cáo tài chính.
Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu thu PI003304 ngày 2/12 thu tạm ứng Nguyễn Sơn Trung: Nợ 111: 6.000.000
Có 141:6.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003325 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thị Thanh Thảo; Nợ 111:10.000.000
Có 141:10.000.000
Căn cứ vào phiếu thu PI003328 ngày 11/12 thu tạm ứng Nguyễn Thế Đại: Nợ 111:10.000.000 Có 141:10.000.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 1111 : 269.225.000 Có 141: 269.225.000 d. Sơ đồ chữ T:
Kế toán tăng tiền do bán hàng thu tiền ngay: a. Chứng từ, sổ sách:
Chứng từ:HĐGTGT, phiếu thu (phụ lục 2.1) Sổ sách :
49
- Sổ chi tiết: tiền mặt, doanh thu, thuế GTGT đầu ra (phụ lục 2.2) - Sổ cái : tiền mặt, doanh thu, thuế GTGT đầu ra (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng: 1111_Tiền mặt tại quỹ
5111_Doanh thu bán hàng
3331_Thuế GTGT đầu ra
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
50
Giải thích:
Khi có khách hàng tới mua hàng căn cứ vào đơn đặt hàng, phòng tiêu thụ tiến hành lập HĐGTGT gồm 4 liên. Liên 1 cùng đơn đặt hàng tiến hành lưu tại đây theo số, khách hàng cầm 3 liên còn lại tới kế toán thanh toán để tiến hành trả tiền hàng. Kế toán thanh toán sau khi nhận HĐGTGT tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu thu gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2:
51
giao cho khách hàng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ thu tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó
tiến hành lưu). Khách hàng sau khi nộp tiền,cầm HĐGTGT cùng phiếu thu xuống
xưởng để nhận hàng. Thủ kho kiểm tra và xuất hàng, lưu lại 1HGTGT. Cuối tháng, chuyển HĐGTGT về cho kế toán thành phẩm để lưu.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu, tiến hành lập chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, doanh thu, và lên báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán :
Căn cứ vào TT029141,ngày 1/12 xuất tiêu thụ cty TNHH TMDV VT Bảo: Nợ 131: 6.780.488 Nợ 532: 129.400 Có 511A: 6.293.480 Có 3331: 616.408 Nợ 1111: 6.780.488 Có 131: 6.780.488 e. Sơ đồ chữ T:
Nhận xét chung phần kế toán tăng tiền mặt:
Qua tìm hiểu trên, em thấy rằng nhìn chung đơn vị hạch toán và luân chuyển các chứng từ theo quy định của bộ tài chính ban hành. Doanh nghiệp đã thực hiện tổ chức tốt công tác kế toán tăng tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình luân chuyển chứng từ, sổ sách, cung cấp thông tin cho nhà quản trị khi cần thiết.
2.3.1.2 Kế toán giảm tiền:
Kế toán giảm tiền chi tạm ứng: a. Chứng từ, sổ sách:
52
Chứng từ:
- Phiếu chi (phụ lục 2.1)
- Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục 2.1)
Sổ sách :
- Sổ chi tiết tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.2)
- Sổ cái tiền mặt, tạm ứng (phụ lục 2.3)
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ 141_ Tạm ứng c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
53
Giải thích:
Sau khi có yêu cầu công việc, người tạm ứng tiến hành lập giấy đề nghị tạm ứng rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển giấy đề nghị tạm ứng cho kế toán thanh toán để làm cơ sở tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu tại đây theo số, liên 2:
54
giao cho người tạm ứng, liên 3: thủ quỹ làm căn cứ chi tiền và ghi vào sổ quỹ sau đó tiến hành lưu).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in ra chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, tạm ứng, và lên báo cáo tài chính
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ phiếu chi PO003554 ngày 2/12 tạm ứng chi nhiên liệu Nguyễn Duy Hải; Nợ 141:2.000.000
Có 111:2.000.000
Căn cứ phiếu chi PO003557 ngày 2/12 tạm ứng chi nhiên liệu Nguyễn Trung Sơn: Nợ 141:1.500.000 Có 111:1.500.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 141: 304.630.000 Có 1111:304.630.000 e. Sơ đồ chữ T:
Kế toán giảm tiền chi lương: a. Chứng từ,sổ sách:
Chứng từ:
- Phiếu chi, Bảng chấm công (phụ lục 2.1)
- Bảng thanh toán lương và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lương và
BHXH (phụ lục 2.1) Sổ sách:
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết phải trả công nhân viên (phụ lục 2.2)
55
b. Tài khoản sử dụng:
1111_Tiền mặt tại quỹ
334_ Phải trả công nhân viên 3383_Phải trả BHXH
c. Trình tự luân chuyển chứng từ:
56
Giải thích:
Phòng tổ chức sau khi nhận được bảng chấm công, bảng kê sản phẩm hoàn thành, bảng thuyết minh đi công tác từ trưởng bộ phận, tiến hành lập bảng thanh toán lương rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ tiến hành chi tiền, sau khi chi tiền thủ quỹ chuyển toàn bộ bộ chứng từ cho kế toán thanh toán để nhập liệu vào phần mềm kế toán, in phiếu chi gồm 3 liên (liên 1: kế toán thanh toán lưu cùng với bộ chứng từ gồm: bảng tổng hợp thanh toán lương và BHXH tại đây theo số, liên 2 và 3 chuyển cho thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ và lưu tại đây theo số).
Cuối tháng, kế toán tổng hợp căn cứ vào cơ sở dữ liệu in chứng từ ghi sổ, sổ cái tiền mặt, phải trả người lao động, và lên báo cáo tài chính.
d. Định khoản kế toán:
Căn cứ vào phiếu chi PO003550 TT lương SP trà xanh10/09 ngày 1/12 : Nợ 3341:210.000
Có 1111:210.000
Căn cứ vào phiếu chi PO003596 TT lương NV trạm 11/09 ngày 11/12 Nợ 3341: 11.654.000 Có 1111: 11.654.000 …. Tháng 12 năm 2009: Nợ 3341: 698.474.109 Có 1111: 698.474.109 Nợ 3383 : 44.008.201 Có 1111 : 44.008.201 e. Sơ đồ chữ T: