- Cơ chế phân cấp uỷ quyền: Việc phân cấp, uỷ quyền trong phê duyệt tắn dụng được thực hiện theo nguyên tắc:
3.2.9. Duy trì và tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ
TCTD khi phát triển tắn dụng mà không có sự quan tâm đúng mức đến công tác kiểm tra kiểm soát thì có thể dẫn tới nguy cơ chất lượng hoạt động tắn dụng suy giảm. Nhằm đảm bảo kinh doanh an toàn và hiệu quả, công tác kiểm tra, kiểm soát cần phải được duy trì và không ngừng tăng cường.
Trong những năm qua công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng đã thực hiện tương đối tốt và góp phần giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của ngân hàng. Bước sang năm 2008, thực hiện theo chỉ đạo của BIDV là để đảm bảo khách quan nên thực hiện tập trung khối kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Hội sở chắnh nên không còn bộ phận này tại chi nhánh, tuy nhiên Ban lãnh đạo chi nhánh vẫn duy trì 01 đến 02 cán bộ kiêm nhiệm tại Phòng QLRR ngoài nhiệm vụ chuyên môn được giao còn phải kiêm nhiệm thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát tại chi nhánh. Và trong thực tế hoạt động này chưa hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của chi nhánh trong năm 2012 do cán bộ được giao nhiệm vụ là cán bộ kiêm nhiệm, vẫn thực hiện các công việc chắnh của Phòng nên việc chủ động đề xuất công tác kiểm tra, giám sát tại chi nhánh còn hạn chế. Để nâng cao vai trò của công tác kiểm tra, kiểm soát, chi nhánh cần triển khai một số biện pháp sau:
- Công tác này phải được thực hiện các bước kiểm tra tương ứng với từng giai đoạn trong mỗi nghiệp vụ tắn dụng, cụ thể:
Kiểm soát trước khi cho vay (giai đoạn 1): trong giai đoạn này thì sự thành thạo trong nghiệp vụ của cán bộ kiểm tra là vô cùng quan trọng để phát hiện ra những điểm bất hợp lý trước khi cho vay: cho vay với các đối tượng, lĩnh vực vi phạm những qui định của pháp luật, của ngân hàng; hồ sơ pháp lý, tài chắnh, vay vốn của doanh nghiệp chưa đầy đủ, hợp lệ, thiếu căn cứ, thiếu xác thực; phê duyệt tắn dụng còn thiếu căn cứẦ
Kiểm tra trong khi cho vay (giai đoạn 2): là việc xem xét quá trình thực hiện thẩm định và ra phán quyết tắn dụng cho các khoản vay có điều gì sai sót, thực hiện đúng thủ
tục, qui trình tắn dụng hay không. Nếu thực hiện tốt vai trò ở giai đoạn này sẽ góp phần hạn chế khả năng xảy ra sai sót, thực hiện không đúng trình tự nghiệp vụ quy định, sai sót về thủ tục... nhằm ngăn chặn kịp thời thiệt hại về sau.
Kiểm tra sau khi cho vay (giai đoạn 3): quá trình kiểm tra sẽ xem xét tắnh hợp lệ, hợp pháp thông qua rà soát lại hồ sơ chứng từ của các khoản vay; kiểm soát tắnh đúng hạn; đầy đủ của dòng tiền trả nợ của khách hàng, kiểm soát tắnh tuân thủ, chắnh xác của việc kiểm tra vốn vay; kiểm tra qui trình xử lý đối với những khoản nợ quá hạn, nợ xấu của cán bộẦ
- Do mô hình của hệ thống không còn bộ phận kiểm tra, kiểm soát tại chi nhánh, tuy nhiên vẫn cần thiết có 01 Tổ công tác kiêm nhiệm thực hiện nhiệm vụ vì bộ phận kiểm tra kiểm soát tại Hội sở chắnh không thể duy trì giám sát thường xuyên với chi nhánh (thông thường chỉ kiểm tra trung bình 1 lần/năm). Tổ công tác này gồm các thành viên là: cán bộ phòng Quan hệ khách hàng, Quản lý rủi ro, Kế hoạch tổng hợp và trong đó phân định 01 cán bộ làm đầu mối để xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm tra; đồng thời đề nghị Ban Giám đốc chi nhánh tạo điều kiện giảm khối lượng công việc chuyên môn để cán bộ đầu mối tập trung hơn vào công tác kiểm tra, kiểm soát. Nhiệm vụ quyền hạn của bộ máy kiểm tra nội bộ là: Thực hiện kiểm tra kiểm soát theo chương trình kế hoạch hoặc chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc. Báo cáo kết quả kiểm tra và kiến nghị với giám đốc chi nhánh những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung về chủ trương chắnh sách chế độ và xử lý cá nhân, tổ chức sai phạm được phát hiện trong quá trình kiểm tra; Giám sát việc kiểm tra tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ, thể lệ, chế độ quy định về quản lý kinh doanh, quản trị điều hành... của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và của Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam tại Chi nhánh; Phối hợp với các phòng nghiệp vụ để kiểm tra kiểm soát kế hoạch và thực hiện kiểm tra theo yêu cầu của giám đốc đơn vị.
- Thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ, pháp luật cho cán bộ thuộc Tổ công tác kiểm tra, kiểm soát tại chi nhánh.
- Nâng cao việc tự kiểm tra giám sát tại các Phòng nghiệp vụ, tránh tình trạng công tác tự kiểm tra chỉ mang tắnh chất hình thức, đối phó.
- Định kỳ tổ chức kiểm tra chéo giữa các phòng nghiệp vụ, do không còn bộ phận chuyên trách kiểm tra tại chi nhánh thì giải pháp này là týõng đối phù hợp; với vai trò đầu mối Tổ công tác kiểm tra, kiểm soát sẽ xây dựng đề cương kiểm tra, các Phòng nghiệp vụ sẽ thực hiện kiểm tra chéo. Hình thức này sẽ giúp cho Ban Giám đốc sớm phát hiện những rủi ro tiềm ẩn và có biện pháp xử lý kịp thời.
- Tăng cường kiểm tra đột xuất, thường xuyên phúc tra việc khắc phục chỉnh sửa các sai sót nghiệp vụ sau kiểm tra.
- Nâng cao vai trò quản trị rủi ro tác nghiệp trong hoạt động tắn dụng tại chi nhánh, số lỗi vi phạm trong quá trình tác nghiệp (không đúng quy trình, quy chếẦ) cần phải được theo dõi, thống kê đầy đủ và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
- Kiểm tra việc duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO của các phòng ban nghiệp vụ, đưa ra các biện pháp khắc phục và cải tiến kịp thời trong việc áp dụng quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO.
