9. Bố cục của đề tài
2.1.1 Hệ thống mục lục
Hệ thống mục lục (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp các đơn vị/phiếu mục lục được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản ánh nguồn tin của một/một nhóm cơ quan thông tin, thư viện. [10, tr.37]
Mục lục được thể hiện dưới nhiều dạng:
* Mục lục dạng phiếu (là hệ thống phiếu được sắp xếp trong các ngăn của tủ mục lục).
* Mục lục dạng sách in
* Mục lục COM (là loại mục lục có hình thức vi dạng và được tạo nên từ đầu ra của máy tính).
* Mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC)
Chức năng của mục lục là giúp người dùng tin xác định được vị trí lưu trữ tài liệu trong kho. Đánh giá vai trò, vị trí của mục lục đối với cơ quan thông tin -
thư viện, M.Bloomberg và G.E. Evans đã chỉ rõ: “Mục lục - sản phẩm chủ yếu
của quá trình biên mục - là công cụ tra cứu quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khó có thể hình dung rằng có thể sử dụng được một cơ quan thông tin - thư viện dù chỉ có trữ lượng tài liệu ở mức độ bình thường, mà lại thiếu hệ thống mục lục”[10, tr.38].
Bên cạnh sự tồn tại của mục lục dạng phiếu, có thể nói, sự xuất hiện của
công nghệ thông tin và truyền thông đã tạo ra những tác động to lớn đến mọi
hoạt động trong lĩnh vực thư viện - thông tin và thiết kế mục lục truy cập trực
40
ràng về những tác động của công nghệ. Cộng đồng thư viện đã nắm lấy công nghệ thông tin và máy tính để xây dựng những công cụ tra cứu chính trong thư viện được biết đến đó là: OPAC.
OPAC có tác dụng của trong việc hỗ trợ người dùng tin cũng như các cán bộ thư viện tìm và tra cứu thông tin trên máy tính:dễ dàng sử dụng, tốc độ tìm tin nhanh, khả năng thuận tiện của các máy tìm tin trên web, tính chính xác, độ tin cậy của thông tin trong các kết quả tìm kiếm…
TVĐHNTHN đã tạo lập và sử dụng 2 loại mục lục: mục lục dạng phiếu và mục lục truy nhập công cộng trực tuyến.
Nhưng khi nhận thấy việc sử dụng OPAC thuận tiện hơn so với mục lục phiếu bởi việc tạo lập nó nhanh gọn và cung cấp được nhiều điểm truy cập hơn, bắt đầu từ năm 2002 đến nay TVĐHNTHN đã không còn sử dụng hệ thống mục lục phiếu nữa mà chuyển hẳn sang sử dụng loại mục lục tra cứu trực tuyến được thực hiện trên phần mềm thư viện điện tử ILIB của Công ty Máy tính truyền thông CMC.
OPAC là một trong những sản phẩm thông tin, được xây dựng nhằm mục đích làm công cụ tìm kiếm tài liệu có trong TVĐHNTHN. Người dùng tin có thể truy cập OPAC qua mạng Internet để tìm kiếm thông tin về tài liệu có trong TVĐHNTHN. Thông qua hệ thống tra cứu này, NDT có thể tra tìm tài liệu ở bất kì đâu bên trong hay bên ngoài thư viện, biết được vị trí của tài liệu trong kho, tình trạng lưu hành của tài liệu và đặc biệt là giúp NDT xác định đúng nhu cầu tài liệu trước khi đến TVĐHNTHN đọc hoặc mượn về nhà.
41
Hình 2.1: Giao diện tìm tin trực tuyến
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm vượt trội thì OPAC cũng gặp phải những hạn chế khi phát sinh các tình huống như: chưa ổn định dữ liệu, gặp trục trặc về hệ thống máy tính hoặc mất điện…