9. Bố cục của đề tài
1.2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ
Chức năng
Thư viện Trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội là thư viện chuyên ngành nằm trong hệ thống giáo dục của nhà Trường, Thư viện thực hiện 4 chức năng cơ bản của mọi thư viện nói chung: chức năng văn hóa, giáo dục, thông tin, giải trí. Trong đó 2 chức năng chính là: chức năng giáo dục và chức năng thông tin hỗ trợ cho việc giảng dạy, học tập của thầy trò, nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ, giảng viên, sinh viên trong Trường. Bên cạnh đó Thư viện còn là trung tâm văn hóa, giải trí cung cấp kiến thức xã hội và nâng cao tầm hiểu biết của người dùng tin.
Nhiệm vụ
Thư viện Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
19
Xây dựng và trình Ban giám hiệu phê duyệt kế hoạch, chiến lược phát triển Thư viện theo hướng hiện đại.
Lập kế hoạch thu thập, bổ sung, trao đổi các loại tài liệu (cả tài liệu truyền thống và hiện đại) phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường và phục vụ NCT tìm hiểu nâng cao kiến thức toàn diện của bạn đọc. Phát triển vốn tài liệu phù hợp với tính chất, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của Thư viện. Thực hiện theo định kỳ việc thanh lọc ra khỏi kho những tài liệu không còn giá trị sử dụng, cũ nát lạc hậu trừ những tài liệu quý hiếm.
Tổ chức phục vụ cho các đối tượng người dùng tin sử dụng vốn tài liệu của Thư viện; bố trí thời gian phục vụ phù hợp với điều kiện làm việc và học tập của giảng viên và sinh viên trong Trường; đẩy mạnh các hoạt động phục vụ ngoài Thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng; không đặt ra những quy định làm hạn chế quyền sử dụng Thư viện của bạn đọc.
Thực hiện công tác nghiệp vụ: xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học, tiến hành lưu giữ và bảo quản tài liệu khi được bổ sung về Thư viện.
Tổ chức các hệ thống tuyên truyền, giới thiệu dịch vụ phổ biến thông tin nhằm sử dụng có hiệu quả vốn tài liệu mà Thư viện quản lý.
Xây dựng hệ thống tra cứu một cách khoa học và tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác thông tin có hiệu quả.
Mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi nguồn lực thông tin, kinh nghiệm quản lý, nghiệp vụ với Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, Thư viện Quốc gia, Trung tâm thông tin - thư viện các trường đại học, quỹ sách Châu Á,…
Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tin học, ngoại ngữ cho cán bộ Thư viện.
Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đặc biệt là công nghệ thông tin hiện đại hóa hoạt động Thư viện.
20
1.2.2.3 Đặc điểm nguồn lực thông tin của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Ngoại thương Hà Nội
* Tài liệu truyền thống
Nguồn tài liệu mua
Sách: Hiện tại Thư viện có trên 16.000 tên sách tương đương với 55.000 bản sách, bao gồm: giáo trình tiếng Việt, giáo trình sách ngoại ngữ, sách tham khảo tiếng Việt; sách ngoại ngữ chuyên ngành (Anh, Nhật, Pháp, Nga, Trung); từ điển. Nội dung kho sách chủ yếu là các loại tài liệu chuyên ngành kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh, tiếng Anh thương mại, luật,… Ngoài ra, Thư viện còn có nhiều sách tham khảo về các lĩnh vực: chính trị, xã hội, triết học, tin học; sách ngoại văn: Ạnh, Pháp, Nga, Nhật, Trung Quốc.
Báo và tạp chí: Thư viện có khoảng 1800 bản với hơn 252 loại, trong đó có 31 loại báo và tạp chí ngoại văn.
Nguồn tài liệu nội sinh: Là một bộ phận khá quan trọng trong Thư viện. Nguồn tài liệu nội sinh hay tài liệu xám được tạo ra trong quá trình hoạt động đào tạo của Nhà trường, phản ánh đầy đủ và có hệ thống, tiềm năng, thế mạnh, các thành tựu khoa học cũng như định hướng phát triển của Nhà trường.
Nguồn tài liệu này hữu ích phục vụ đắc lực cho học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong Trường, bao gồm nhiều loại hình tài liệu:
Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội nghị
TVĐHNTHN là nơi đảm nhiệm việc thu nhận, bảo quản luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường.
Hiện nay, Thư viện đang lưu giữ 7.200 cuốn Khóa luận tốt nghiệp, Luận văn thạc sỹ. Tài liệu là kỷ yếu hội nghị, hội thảo có khoảng 90 tài liệu; đề tài nghiên cứu khoa học Thư viện lưu giữ từ năm 2001 đến nay có khoảng 207 đề tài.
21
Ngoài việc biên soạn các tài liệu phục vụ cho giảng dạy và học tập, trường ĐHNTHN cũng chú trọng dịch một số tài liệu có giá trị lý luận và khoa học về các lĩnh vực đào tạo của nhà trường để làm tài liệu kham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Thư viện có 14 tên sách được dịch ra từ tiếng Anh với 140 bản,trong đó tiêu biểu có cuốn: Luật thương mại quốc tế (Interneatial Trade Law) của Michel Pryles, Kinh tế học quốc tế (International Economics) của Peter H. Lindert, Quản lý tài chính quốc tế (International Finance) của Cheol. S.Eun, Marketing quốc tế (International Marketing) của Philip R. Cateora,…
Giáo trình, sách tham khảo
Hiện tại, thư viện lưu trữ trên 17.000 giáo trình, sách tham khảo, chuyên khảo của nhà trường..
Bảng thành phần vốn tài liệu trong Thư viện (tính đến nay) cho biết: Loại hình tài liệu Tỉ lệ % (so với tổng số tài liệu)
Sách 90.1%
Báo, tạp chí 3.3%
Luận án, luận văn 5.8%
Loại khác (tài liệu dịch, kỷ yếu, đề tài) 0.8% Biểu đồ 1.1: Thành phần vốn tài liệu tại TVĐHNTHN
Biểu đồ Thành phần vốn tài liệu
90% 3.30% 5.80% 0.80% Sách Báo, tạp chí
Luận án, luận văn
Loại khác (tài liệu dịch, kỷ yếu, đề tài)
22
* Tài liệu điện tử
Bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống, nguồn tài liệu điện tử cũng đã được Thư viện chú trọng bổ sung.
- Cơ sở dữ liệu thư mục
Thư viện đã xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu (CSDL) tự tạo lập bao gồm: CSDL sách tiếng Việt; CSDL sách ngoại văn (Anh, Nhật, Nga, Pháp, Trung), CSDL từ điển; CSDL luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học; CSDL báo, tạp chí lưu.
- Cơ sở dữ liệu toàn văn (số hóa)
Hiện tại, thư viện đã xây dựng được 1 CSDL toàn văn bao gồm các loại hình tài liệu nội sinh với 5200 biểu ghi (đưa ra phục vụ bắt đầu từ tháng 7/2011).
- Cơ sở dữ liệu điện tử (CSDL khai thác trên mạng, CD và DVD)
Từ năm 2004, tham gia Dự án Giáo dục đại học 1, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức B, thư viện liên tục được đầu tư các CSDL online, có 4 cơ sở dữ liệu điện tử do 2 công ty: Igroup Asia Pacific Limited (Hồng Kông) và ABSCO Publishing (Úc) cung cấp, bao gồm:
+ Lexis - Nexis Academic Online, + Proquest ABI/Inform Global, + Emeral Management Fulltext, + Business Source Fremier
Nội dung các CSDL này bao gồm nhiều loại bài báo, tạp chí được đăng tải từ 30 năm trở lại đây và tiếp tục cập nhật những bài mới đề cập đến các lĩnh vực: Kinh tế ngoại thương, quản trị kinh doanh, thương mại điện tử, luật kinh doanh quốc tế, marketing, tài chính, kế toán, tiếng anh thương mại… Kèm theo gần 363 đĩa CD và DVD backup dữ liệu.
Năm 2005, tiếp tục tham gia Dự án Giáo dục đại học, Quỹ nâng cao chất lượng với Tiểu dự án mức C, thư viện được đầu tư thêm 2 CSDL online (thời gian thuê bao 2 năm) bao gồm:
23
+ Proquest AIB/Inform complete + Emerald Management Fulltext
Năm 2009, tham gia chương trình FTUTRIP - Dự án Giáo dục đại học 2, thư viện được đầu tư CSDL online Business & Company Resource Center (BCRC) của nhà sản xuất Cengage Learning Ltd Thomon Gale - một nhà sản xuất có uy tín trên thế giới chuyên phân phối và cung cấp mặt hàng CSDL online. BCRC bao gồm trên 5550 tên tạp chí điện tử tập hợp các thông tin kinh doanh trên toàn cầu (quản trị kinh doanh, kinh tế, tài chính, kế toán, thương mại điện tử, thông tin về báo cáo tài chính…) trong thời gian thuê bao là 3 năm.
1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ
Cơ cấu tổ chức
Tổ chức công tác thông tin thư viện là nhằm thiết lập một số cơ cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn tại và phát triển (như xây dựng hệ thống phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng, xếp đặt cán bộ đúng khả năng chuyên môn, mua sắm trang thiết bị,..). Lập kế hoạch, đào tạo cán bộ và hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác tổ chức thông tin thư viện là tổ chức 2 nhóm công việc như: tổ chức định mức lao động, tổ chức phân công lao động hợp lý, tổ chức công tác phục vụ người dùng tin, quy trình kỹ thuật thông tin thư viện, tổ chức đào tạo và chỉ đạo nghiệp vụ.
Thư viện được chia thành 2 bộ phận chính: các phòng ban làm công tác nghiệp vụ thư viện và các phòng ban chịu trách nhiệm về phục vụ người dùng tin của Thư viện. Các phòng ban này đều chịu sự chỉ đạo của lãnh đạo Thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của Thư viện.
Với đội ngũ cán bộ gồm 16 người Thư viện đã tổ chức các bộ phận chức năng sau:
- Ban giám đốc: gồm 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc. Giám đốc chịu
24
và điều hành chung mọi hoạt động của Thư viện. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện đã được Ban giám hiệu giao phó, ngoài ra Ban giám đốc còn chịu trách nhiệm việc phát triển vốn tài liệu, thanh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị và các hoạt động khác.
- Tổ chức hoạt động: TVĐHNTHN có 5 phòng ban chính trực thuộc ban giám đốc.
+ Bộ phận nghiệp vụ:
Phòng nghiệp vụ: gồm các cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
chuyên thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho công tác phục vụ bạn đọc như bổ sung tài liệu, xử lý tài liệu, làm sổ đăng ký cá biệt, sổ đăng ký tổng quát, in thẻ sinh viên, in mã vạch và số đăng ký cá biệt.
+ Bộ phận phục vụ bạn đọc: gồm 5 phòng, gồm các cán bộ có nhiệm vụ
giới thiệu nguồn tài liệu của Thư viện tới bạn đọc:
Phòng mượn: gồm giáo trình và tài liệu tham khảo trong và ngoài nước
phục vụ cho bạn đọc mượn về nhà.
Phòng đọc mở (phòng đọc tự chọn): gồm giáo trình và tài liệu tham khảo
trong và ngoài nước phục vụ cho bạn đọc tại chỗ.
Phòng đọc báo tạp chí
Phòng đọc tài liệu nội sinh: gồm các đề tài nghiên cứu khoa học, khoá
luận, luận văn, kỷ yếu hội nghị hội thảo được phục vụ tại chỗ cho giảng viên và sinh viên.
Phòng đọc đa chức năng: là phòng khai thác cơ sở dữ liệu online và khai
25
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Thư viện Trường Đại học Ngoại thương
Chú thích:
Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp hoạt động Đội ngũ cán bộ
Hiện nay Thư viện có tổng số 16 cán bộ (3 nam và 13 nữ), ) trong đó có 12 cán bộ được đào tạo chính quy về chuyên ngành thư viện (chiếm 75%), số cán bộ còn lại tốt nghiệp các chuyên ngành khác nhưng cũng đã được đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ thư viện.
Trình độ: - Thạc sĩ: 3 - Cử nhân: 13
Ngoài ra, nguồn nhân lực của Trung tâm có tới trên 80% cán bộ thư viện đang ở độ tuổi 25-35, đây là độ tuổi trẻ và khỏe, đặc biệt, lại được đào tạo bài
Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận phục vụ BAN GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụ Phòng mượn Phòng đọc tự chọn Phòng đọc đa chức năng Phòng đọc tổng hợp Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận phục vụ BAN GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụ Phòng mượn Phòng đọc tự chọn Phòng đọc đa chức năng Phòng đọc báo - tạp chí Phòng tài liệu nội sinh
26
bản, có trình độ, được cập nhật kiến thức, luôn sẵn sàng tiếp thu cái mới. Đội ngũ trẻ chiếm tỉ lệ đông đảo sẽ là lực lượng lao động chính, sẽ là điều kiện thuận lợi để phát triển các hoạt động TTTV tại Trung tâm.
Thực tế này cũng xuất phát từ vai trò của thư viện đại học bắt đầu được nhìn nhận, gắn với việc quan tâm của các trường trong công tác tuyển dụng cán bộ thư viện đúng chuyên ngành trong giai đoạn gần đây.
1.2.2.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, TVĐHNTHN đã xây dựng cho mình hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ngày càng hiện đại. Thư viện được bố trí hoạt động tại tầng 1 và tầng 2 nhà G với tổng diện tích mặt bằng sử dụng là 1300m2, năm 2010 thư viện được mở rộng thêm tầng 5 nhà G. Trong mỗi phòng ban lại được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại: bàn ghế, giá tủ, hệ thống ánh sáng, quạt máy, điều hòa phục vụ cho hoạt động của từng phòng ban. Thư viện có thể phục vụ cùng một lúc từ 150 - 200 bạn đọc.
Phần mềm quản lý thư viện
Từ năm 2003, thực hiện dự án “Đầu tư chiều sâu cho Trung tâm Thông
tin Thư viện”, Thư viện được trang bị phần mềm quản lý thư viện do Công ty
máy tính truyền thông CMC thiết lập: ILIB Version 3.6. Phần mềm này cho phép thư viện thực hiện triệt để các chức năng quản lý của mình, cụ thể: theo dõi việc bổ sung tài liệu; cập nhật và lưu trữ thông tin; tổ chức biên mục tự động; cung cấp khả năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc; quản lý việc mượn/trả tài liệu của bạn đọc; quản lý kho; tạo ra các sản phẩm thông tin (mục lục, thư mục giới thiệu sách mới, …); cho phép trao đổi thông tin với các hệ thống khác..
Hiện nay phần mềm được nâng cấp thành ILIB Version 4.0.
Mạng thông tin
Từ năm 2002, Thư viện đã lắp đặt mạng cục bộ LAN kết nối giữa Thư viện và các phòng ban trong Trường, đồng thời nối mạng Internet để tra cứu và
27
tìm tin online, trao đổi nguồn lực thông tin với các Trung tâm thông tin - thư viện trong nước và nước ngoài.
1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 1.2.3.1 Đặc điểm người dùng tin 1.2.3.1 Đặc điểm người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thỏa mãn NCT của họ cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thỏa mãn NCT của người dùng tin là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của Thư viện, việc đáp ứng tối đa NCT của người dùng tin là mục tiêu hướng tới của mọi Thư viện.
Thành phần người dùng tin của TVĐHNTHN rất đa dạng, bao gồm: sinh viên, cán bộ, giảng viên, các nhà khoa học, các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý có trình độ học hàm học vị: Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến Sỹ, Thạc sỹ.
Tuy nhiên, đối tượng người dùng tin chủ yếu của Thư viện là sinh viên với hơn 7000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là sinh viên theo các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, liên thông, văn bằng hai, hệ cao học,...
Bảng thành phần NDT trong TVĐHNTHN cho biết:
Nhóm người dùng tin Tỉ lệ % (so với tổng số NDT)
Cán bộ quản lý và lãnh đạo 2 %
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy 8 %
28
Biểu đồ 1.2: Thành phần người dùng tin tại TVĐHNTHN
Biểu đồ thành phần NDT tại TVĐHNTHN
2% 8%
90%
Cán bộ quản lý và lãnh đạo Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Sinh viên, học viên
Biểu đồ 1.3: Mục đích sử dụng thư viện tại TVĐHNTHN
Đơn vị tính: % 88.8 33.6 5.2 29.3 12.9 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 Học tập Giảng dạy Giải trí
Biểu đồ Mục đích sử dụng thư viện