9. Bố cục của đề tài
3.3.1 Nâng cao nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất
3.3.1.1 Nâng cao nguồn lực thông tin
Chất lượng của SP&DV TTTV phụ thuộc rất lớn vào chất lượng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan thông tin - thư viện đó.
TVĐHNTHN hiện chưa có chính sách phát triển nguồn tin - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hướng của thư viện. Do đó, cơ cấu loại hình, ngôn ngữ, nội dung tài liệu còn chưa cân đối. Để có thể xây dựng được các SP&DV TTTV mới có giá trị gia tăng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT thì việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tin có tầm quan trọng đặc biệt, vì đây chính là nguyên liệu đầu vào để tạo lập các SP TTTV có giá trị, từ các SP TTTV có giá trị lại làm cơ sở hình thành các DV TTTV.
Chính sách phát triển nguồn tin dựa trên các tiêu chí:
- Cơ cấu loại hình tài liệu, ngôn ngữ, nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng NDT
- Mức độ uy tín, thế mạnh của các đối tác phân phối nguồn tin - Nguồn thông tin có tính cập nhật
- Thời gian bổ sung phù hợp với nhu cầu tin
Nội dung của chính sách phát triển nguồn tin phải thể hiện các khía cạnh:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của thư viện
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên, mức độ ưu tiên cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn loại hình tài liệu, tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp
- Đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển nguồn tin, kể cả trong trường hợp biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác
91
phát triển nguồn tin, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu
- Đảm bảo sự cân đối hài hoà giữa các loại hình tài liệu
Do đó, trong thời gian tới, thư viện cần xây dựng chính sách phát triển nguồn tin bằng văn bản cụ thể và có sự ủng hộ từ phía lãnh đạo nhà trường trong việc thông qua văn bản chính thức này.
Ngoài nguồn kinh phí chính do nhà trường cấp, thư viện cần tranh thủ thêm nguồn kinh phí tài trợ từ các tổ chức quốc tế, các dự án của Bộ Giáo dục... để phát triển nguồn lực thông tin.
Nguồn tài liệu được biếu tặng thường bị động nên chất lượng không cao, song nếu thư viện chủ động gửi yêu cầu về loại tài liệu và chuyên ngành cần tặng theo giới hạn mức tiền được viện trợ thì đây sẽ là nguồn tài liệu có chất lượng. Vì thế, thư viện cần tiếp tục củng cố và tăng cường mối quan hệ với các tổ chức như: Quỹ Châu Á, các Đại sứ quán,... đây là những những tổ chức thường xuyên có tài liệu tặng cho thư viện.
Bên cạnh đó, có một nguồn tài liệu rất quý khác mà thư viện cũng cần tranh thủ bổ sung đó là nguồn tài liệu do cán bộ, giảng viên trong trường đi học tập, nghiên cứu và công tác ở nước ngoài mang về tặng lại thư viện. Đây là những tài liệu có giá trị cao vì do chính các cán bộ, giảng viên của trường trong quá trình học tập và nghiên cứu thấy phù hợp với nội dung, chuyên ngành đào tạo của trường đã sưu tầm về để giới thiệu cho sinh viên nghiên cứu. Trong nhiều năm qua, thư viện đã được tặng khá nhiều tài liệu từ nguồn này nhưng chưa có chế độ gì cho những người mang tài liệu về cho trường, việc họ tặng tài liệu cho trường hoàn toàn trên cơ sở tự nguyện. Thư viện nên chủ động có đề xuất với lãnh đạo nhà trường xem xét việc quy định chế độ hỗ trợ kinh phí mua tài liệu cho những cán bộ sau khi học tập hoặc công tác ở nước ngoài trở về có ý thức thu thập tài liệu chuyên ngành về cho thư viện trường.
92
Thư viện cần tính tới phương án xây dựng chính sách phối hợp bổ sung tài liệu. Phối hợp bổ sung tài liệu là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin - thư viện, đem lại nhiều lợi ích cho NDT và cho chính cơ quan thông tin - thư viện thành viên.
Trước hết, để phối hợp bổ sung thì các thư viện cần tạo ra một liên hợp thư viện - còn gọi là consortium. Phương thức mua tài liệu của các consortium về cơ bản khác với việc mua tài liệu riêng rẽ của từng thư viện. Thông thường, consortium đàm phán mua cả gói tài liệu, trong đó chủ yếu là các nguồn thông tin có nhu cầu cao đối với nhiều đối tượng NDT khác nhau trong các thư viện thành viên.
Consortium làm tăng sức mua của các thư viện thành viên và giảm kinh phí khi có nhiều thành viên cùng mua một loại tài liệu. Cùng một số tiền nếu bổ sung riêng rẽ thì các thư viện chỉ có thể mua được số lượng ít tài liệu, nhưng nếu kết hợp lại cùng nhau mua thì sẽ có nhiều tài liệu hơn, người dùng cũng sẽ được truy cập vào nhiều nguồn tin khác nhau hơn.
Mục tiêu của consortium là làm thế nào để NDT có thể truy cập và khai thác được một nguồn thông tin nhiều hơn, phong phú hơn với một mức chi phí hợp lý nhất mà người bán có thể chấp nhận được. Chính vì lẽ đó, người ta nói rằng mô hình consortium là mô hình cùng thắng (WIN-WIN), có nghĩa là các thư viện mua được nhiều nguồn tin hơn với giá rẻ hơn, người bán thì bán được nhiều sản phẩm hơn, người dùng được sử dụng nguồn tin tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu thông tin của mình. Đây là đặc trưng quan trọng nhất của consortium và là lý do để consortium tồn tại và phát triển.
Thư viện cần lập một hạ tầng thông tin đủ mạnh, sẵn sàng kết nối, trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin với thư viện các trường đại học có chung chuyên ngành đào tạo, như: Thư viện Trường Đại học Ngoại thương cơ sở 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở 3 tại Quảng Ninh… Đây là những trường có các lĩnh vực đào tạo gần giống nhau nên rất thuận lợi cho việc trao đổi CSDL sách, báo - tạp
93
chí, luận án, luận văn... Việc trao đổi này sẽ tạo điều kiện cho NDT của mỗi trường có thêm nguồn thông tin trong quá trình nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Chia sẻ nguồn lực thông tin với Liên hiệp thư viện các trường đại học nhằm hội tụ các nguồn thông tin tri thức hỗ trợ cho hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo của nhà trường.
Hiện nay, số lượng tài liệu in trên giấy vẫn chiếm tỉ lệ cao trong tổng số các tài liệu đang phục vụ tại TVĐHNTHN. Vì vậy, trong tương lai gần, để hướng tới việc chuyển đổi sang thư viện điện tử thì sách điện tử, tạp chí điện tử, đĩa CD và các CSDL trực tuyến phải được thư viện tăng cường bổ sung nhiều hơn nữa.
3.3.1.2 Nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc tạo lập, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng các SP&DV TTTV.
Do đó, để nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, thư viện cần có định hướng khi cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tránh tình trạng trang thiết bị vừa được cung cấp đã lỗi thời hoặc không sử dụng được gây lãng phí cho thư viện.
Thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính trong thư viện, khắc phục kịp thời những sự cố. Xây dựng đường truyền internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho cán bộ thông tin - thư viện và NDT trong trường có thể thể tra cứu thông tin trực tuyến. Hướng tới đầu tư những thiết bị đọc số có hiệu quả sử dụng cao, chi phí thấp và không tốn diện tích phục vụ (Ví dụ: thiết bị đọc tài liệu số Kindle).
3.3.2 Phát huy nguồn lực con người
3.3.2.1 Nâng cao trình độ cán bộ thông tin - thư viện
Cán bộ thư viện, với tư cách là chủ thể của hoạt động thông tin - thư viện, đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện nói chung và các SP&DV TTTV nói riêng.
94
Hiện nay, do tính chất đa dạng và phong phú của thông tin; do những đòi hỏi cao về phạm vi bao quát của nguồn tin; do tính chất phức tạp của nhu cầu thông tin và số lượng NDT ngày càng lớn, đòi hỏi đội ngũ cán bộ thư viện chuyên nghiệp phải có trình độ cao về quản lý, về kỹ năng tổng hợp, xử lý, bao gói và cung cấp thông tin, đặc biệt là phải thành thạo tin học và ngoại ngữ để có thể thích nghi được với sự phát triển của công nghệ và thư viện hiện đại.
Để tiện lợi cho công tác đào tạo bồi dưỡng cũng như tuyển chọn cán bộ phù hợp với mỗi vị trí công tác, có thể phân chia cán bộ của Trung tâm thành các nhóm đối tượng sau:
- Nhóm cán bộ quản lý - Nhóm cán bộ TT - TV - Nhóm cán bộ CNTT
Bồi dưỡng cán bộ quản lý:
Muốn nâng cao hiệu quả hoạt động TT - TV, hoàn thiện phát triển các sản phẩm và dịch vụ TTTV, trước hết phải quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ quản lý của Trung tâm. Cán bộ quản lý là người có năng lực chuyên môn về quản lý, có năng lực tổ chức thực tiễn, có nghệ thuật trong quản lý lĩnh vực TTTV, sao cho đáp ứng yêu cầu quản lý một cách có hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội phù hợp với cơ chế thị trường hiện nay. Người cán bộ quản lý cần thường xuyên được đào tạo về: trình độ chính trị, trình độ quản lý (cụ thể là quản lý hoạt động TTTV trong điều kiện công nghệ mới như: tin học hóa hoạt động TTTV, chính sách phát triển vốn tài liệu…). Không những thế, người cán bộ quản lý phải thường xuyên tham gia các hội nghị, hội thảo có định hướng, chỉ đạo cho nhiệm vụ chuyên môn của ngành TTTV, phải được tạo điều kiện tham quan, học hỏi kinh nghiệm của các cơ quan TTTV tiên tiến trong và ngoài nước.
95
Nhóm đối tượng này có vai trò và góp phần đắc lực cho hiệu quả hoạt động của công tác TTTV. Họ là những người thực thi và vận hành toàn bộ hoạt động của cơ quan TTTV. Việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ này là một nhiệm vụ hết sức quan trọng trong điều kiện hiện nay.
Tại thư viện, đội ngũ này bao gồm các cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành TTTV và cả các cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành khác. Trình độ cán bộ không đồng đều và còn thiếu những cán bộ có chuyên môn giỏi để đảm trách những đòi hỏi của công việc đặt ra, nhất là trong thời gian cần củng cố và xây dựng thư viện vững, mạnh hơn. Rất cần các giải pháp để đào tạo lại đội ngũ cán bộ TTTV tại thư viện với các nội dung sau:
- Tổ chức và quản lý hoạt động TTTV hiện đại
- Các quy trình xử lý tài liệu trong điều kiện tin học hóa - Sản xuất và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ TTTV - Công tác NDT trong điều kiện tin học hóa
- Phương pháp và cách thức quảng bá các sản phẩm và dịch vụ TTTV - Nâng cao trình độ ngoại ngữ
- Nâng cao kỹ năng tin học và CNTT, tối thiểu phải có các kỹ năng trong sử dụng tin học văn phòng, có thể sử dụng phần mềm thư viện; đặc biệt chú trọng tới các kỹ năng nhập liệu và kỹ năng tìm kiếm thông tin.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng có thể tiến hành bằng cách cử cán bộ đi học các lớp nghiệp vụ được tổ chức khá thường xuyên tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Đại học Văn hóa Hà Nội, Liên hiệp thư viện các trường đại học phía Bắc.
Bồi dưỡng cán bộ chuyên sâu về tin học và CNTT:
Để áp dụng tốt CNTT vào hoạt động TTTV, đưa TVĐHNTHN thực sự trở thành một trong những thư viện tiên tiến, hiện đại thì việc đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên sâu về tin học và CNTT là cần thiết. Nếu là cán bộ đã có trình độ chuyên sâu về tin học thì bồi dưỡng thêm kiến thức về khoa học TTTV để có
96
thể hiểu biết, sẵn sàng hỗ trợ hoạt động thư viện về tin học, quản trị và bảo trì toàn bộ hệ thống mạng. máy tính và phần mềm thư viện của Trung tâm.
Hiện tại, thư viện đang triển khai Dự án “Thư viện số” trong chương trình FTUTRIP - Dự án GDĐH II “Quỹ đổi mới đào tạo và nghiên cứu”, vấn đề đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ cán bộ thư viện là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của thầy và trò Đại học Ngoại thương.
Do đó, vấn đề đào tạo cán bộ cần được hoạch định trong kế hoạch chiến lược phát triển thư viện.
Nội dung đào tạo cụ thể:
- Đào tạo cơ bản cho 03 cán bộ thư viện để lấy bằng Thạc sĩ chuyên ngành thông tin - thư viện
- Đào tạo nâng cao kỹ năng CNTT cho 02 cán bộ thư viện, đặc biệt những vấn đề xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin, xử lý và bao gói thông tin, cung cấp, chuyển giao thông tin, phân tích hệ thống thông tin, quy trình số hoá tài liệu
- Đào tạo cho toàn bộ cán bộ thư viện về sử dụng phần mềm quản lý Thư viện số
- Đào tạo cho 01 cán bộ thư viện có trình độ Cử nhân ngoại ngữ (ngoại ngữ chuyên ngành)
- Tổ chức cho cán bộ đi khảo sát, tham quan học hỏi kinh nghiệm của các thư viện hiện đại trong nước và nước ngoài.
3.3.2.2 Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong bốn những yếu tố cấu thành nên thư viện. NDT vừa là đối tượng phục vụ của thư viện đồng thời chính họ là người tạo ra thông tin mới. Do vậy, hướng dẫn và đào tạo NDT là việc làm quan trọng và cần thiết đối với tất cả các cơ quan thông tin - thư viện.
97
Theo kết quả khảo sát lấy ý kiến của NDT, có 72% NDT có nhu cầu được tham gia lớp tập huấn, 24% NDT không có nhu cầu và 4% NDT không có ý kiến.
Biểu đồ 3.2: Nhu cầu được tham gia lớp tập huấn cho người dùng tin
Biểu đồ nhu cầu được tham gia lớp tập huấn cho NDT 72% 24% 4% Có Không Không có ý kiến
Tỉ lệ này cho thấy số NDT chưa biết cách sử dụng thư viện và có nhu cầu hướng dẫn sử dụng thư viện là rất lớn. Do vậy, thư viện cần tiếp tục triển khai các lớp hướng dẫn, đào tạo NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về thư viện và cách thức khai thác và sử dụng các SP&DV TTTV.
Bên cạnh đó, thư viện cần biên soạn các tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện, đặt trên bàn ghi yêu cầu ở các phòng đọc, phòng mượn và bên cạnh các máy tính tra cứu.
Thư viện cũng nên in các tờ bướm giới thiệu về thư viện và phát miễn phí cho NDT.
Hướng dẫn và đào tạo NDT nên tổ chức theo từng nhóm đối tượng cụ thể. Cán bộ hướng dẫn sẽ biên soạn bài giảng cho phù hợp với từng nhóm đối tượng.