9. Bố cục của đề tài
1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
1.2.3.1 Đặc điểm người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng phục vụ của bất cứ thư viện nào. Người dùng tin là người sử dụng thông tin đồng thời cũng là người sáng tạo, làm giàu nguồn tin, thỏa mãn NCT của họ cũng đồng nghĩa với việc phát triển nguồn tin. Sự thỏa mãn NCT của người dùng tin là cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của Thư viện, việc đáp ứng tối đa NCT của người dùng tin là mục tiêu hướng tới của mọi Thư viện.
Thành phần người dùng tin của TVĐHNTHN rất đa dạng, bao gồm: sinh viên, cán bộ, giảng viên, các nhà khoa học, các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý có trình độ học hàm học vị: Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến Sỹ, Thạc sỹ.
Tuy nhiên, đối tượng người dùng tin chủ yếu của Thư viện là sinh viên với hơn 7000 sinh viên hệ chính quy, bên cạnh đó là sinh viên theo các chương trình đào tạo khác của Nhà trường như hệ Cao đẳng, liên thông, văn bằng hai, hệ cao học,...
Bảng thành phần NDT trong TVĐHNTHN cho biết:
Nhóm người dùng tin Tỉ lệ % (so với tổng số NDT)
Cán bộ quản lý và lãnh đạo 2 %
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy 8 %
28
Biểu đồ 1.2: Thành phần người dùng tin tại TVĐHNTHN
Biểu đồ thành phần NDT tại TVĐHNTHN
2% 8%
90%
Cán bộ quản lý và lãnh đạo Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy Sinh viên, học viên
Biểu đồ 1.3: Mục đích sử dụng thư viện tại TVĐHNTHN
Đơn vị tính: % 88.8 33.6 5.2 29.3 12.9 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 Học tập Giảng dạy Giải trí
Biểu đồ Mục đích sử dụng thư viện Học tập
Nghiên cứu khoa học Giảng dạy
Tự nâng cao trình độ Giải trí
Theo kết quả điều tra, tỉ lệ trong những NDT được hỏi có 94% là sinh viên; 6% là cán bộ và giảng viên. Mục đích sử dụng thư viện của NDT có 89% cho mục đích học tập, 33.6% cho mục đích nghiên cứu khoa học, 29% cho mục đích tự nâng cao trình độ, 13% cho mục đích giải trí và 5.2% cho mục đích giảng dạy.
29
Biểu đồ 1.4: Thói quen sử dụng tài liệu tại TVĐHNTHN
Đơn vị tính: % 62.1 44.0 44.0 30.2 44.0 13.8 0.0 20.0 40.0 60.0 80.0 Sách Báo, tạp chí Giáo trình Luận án, luận văn Các tài liệu tham khảo Tài liệu điện tử
Biểu đồ thói quen sử dụng tài liệu
Tài liệu điện tử
Các tài liệu tham khảo Luận án, luận văn Giáo trình
Báo, tạp chí Sách
Loại hình tài liệu được NDT thường xuyên sử dụng, cụ thể: 62% lựa chọn loại hình sách; 44% lựa chọn các loại hình báo tạp chí, giáo trình và tài liệu tham khảo; 30% lựa chọn luận án luận văn, và 14% lựa chọn sử dụng tài liệu điện tử.
Từ số liệu trên có thể thấy, mục đích chủ yếu khi sử dụng thư viện của đa phần NDT tại TVĐHNTHN là phục vụ cho học tập và hiện vẫn đang có số đông NDT duy trì thói quen sử dụng tài liệu truyền thống, chỉ có rất ít NDT đã hình thành thói quen sử dụng tài liệu điện tử.
30
Biểu đồ 1.5: Thói quen sử dụng các dịch vụ TTTV tại TVĐHNTHN
Đơn vị tính: % 91.4 56.0 21.6 29.3 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0 80.0 90.0 100.0 1
Biểu đồ thói quen sử dụng các dịch vụ TTTV
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ Dịch vụ mượn tài liệu về nhà Dịch vụ sao chụp tài liệu Dịch vụ truy cập Internet
Theo kết quả khảo sát cho thấy, dịch vụ phục vụ đọc tài liệu tại chỗ của TVĐHNTHN có tỉ lệ NDT sử dụng cao nhất, cụ thể là 91,4% NDT đã sử dụng dịch vụ này, 56% NDT sử dụng dịch vụ mượn tài liệu, dịch vụ này cũng được số lượng lớn NDT quan tâm.
1.2.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin
Trong “xã hội thông tin và nền kinh tế tri thức” thì nguồn thông tin gia tăng một cách nhanh chóng, nó đã trở thành mối quan tâm của nhiều ngành trong xã hội. Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con người đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con người, nó tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu thỏa mãn NCT một cách tối đa thì NCT càng phát triển và ngược lại NCT sẽ bị thoái hóa, triệt tiêu nếu không được thỏa mãn thường xuyên.
Đối tượng người dùng tin của TVĐHNTHN đa dạng do đó NCT của họ cũng yêu cầu rất đa dạng về nội dung thông tin và các hình thức chuyển tải thông
31
tin. Trường ĐHNTHN là Trường hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại nên NCT chủ yếu về kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngoài.
Có thể khái quát NCT của NDT tại TVĐHNTHN thành những nhóm cơ bản sau:
Cán bộ quản lý và lãnh đạo
Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo, bao gồm: Hiệu trưởng, hiệu phó, trưởng - phó các phòng ban chức năng hoặc các khoa/bộ môn.
Đối tượng này tuy số lượng không lớn nhưng đặc biệt quan trọng. Họ vừa tham gia giảng dạy, vừa làm công tác quản lý, vừa là người đề ra mục tiêu và định hướng chiến lược phát triển của Trường. Đối với họ thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao. Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng: tài liệu mang tính tổng kết, dự báo trên các lĩnh vực khoa học cơ bản; tài liệu chính trị, kinh tế, xã hội, các văn bản chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước liên quan đến chiến lược phát triển.
Do đó, thư viện cần phát triển theo hướng đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ TTTV nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin đặc biệt này, phục vụ cho việc quyết định của các cấp quản lý, lãnh đạo trong Trường.
Cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học
Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy và cán bộ nghiên cứu khoa học loại hình phục vụ chủ yếu là những tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, nghiên cứu khoa học cấp Trường, Bộ, Nhà Nước. Đó là những tư liệu khoa học giúp cho các nhà khoa học tiếp cận một cách nhanh chóng những thành tựu khoa học trong và ngoài nước, nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển của các ngành khoa học đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế.
Nhu cầu tin của cán bộ, giảng viên vừa mang tính chất tổng hợp, vừ chuyên sâu, vì khoa học ngày nay càng phát triển có xu hướng chuyên sâu hoặc
32
kết hợp với nhau nên họ phải thu thập thông tin vừa thích hợp, vừa chi tiết. Nội dung thông tin cần đầy đủ, kịp thời, có tính chính xác cao.
Vì cán bộ giảng dạy là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng đào tạo của Nhà trường nên Thư viện luôn đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện đáp ứng tốt NCT của đối tượng này.
Người dùng tin là sinh viên và học viên sau đại học
NDT thuộc nhóm này có số lượng đông đảo nhất chiếm 90-95% tổng số người dùng tin của Thư viện. Bên cạnh các tài liệu giáo trình thuộc các môn học đại cương như: Triết học Mác - Lênin, Lịch sử Đảng, Chủ nghĩa xã hội khoa học, Kinh tế chính trị, Kinh tế học vi mô, Kinh tế học vĩ mô,…thì nhu cầu lớn nhất của họ là tài liệu chuyên ngành kinh tế Ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu,…Đối với sinh viên các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật,...thì các loại tài liệu tiếng nước ngoài luôn được quan tâm. Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, khóa luận rất cao luôn được thư viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác sử dụng bằng cách đọc tại chỗ hoặc photo tài liệu.
1.3 Đặc điểm và yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội
1.3.1 Đặc điểm
Sự phát triển mạnh mẽ của các hoạt động kinh tế, khoa học, công nghệ, giáo dục, đào tạo đã làm gia tăng một cách nhanh chóng khối lượng thông tin. Để khai thác nguồn thông tin một cách có hiệu quả, đòi hỏi phải có một hệ thống các công cụ tra cứu. Trong đó, SP&DV TTTV là một hệ thống các công cụ giúp người dùng tin có thể tìm kiếm, truy nhập thông tin một cách hiệu quả.
Hiệu quả hoạt động của các cơ quan TTTV nói chung, tại ĐHNTHN nói riêng phần lớn phụ thuộc vào chất lượng của các SP&DV TTTV. Chỉ có trên cơ sở một hệ thống SP&DV TTTV đa dạng, phong phú, phù hợp mới có khả năng giúp NDT tìm đến với thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng.
33
Khi đánh giá các SP&DV TTTV, xác định mức độ hoàn thiện của nó cần phải dựa vào những yêu cầu cụ thể được xác định về mặt lý thuyết, tiếp đó xem xét ở điều kiện hoàn cảnh cụ thể của từng cơ quan một cách khách quan và rút ra kết luận, làm sáng rõ những ưu, nhược điểm của chúng.
Trường ĐHNTHN là trường đại học hàng đầu cả nước về đào tạo chuyên ngành kinh tế đối ngoại nên NCT chủ yếu về các ngành: kinh tế đối ngoại, lịch sử kinh tế quốc dân, tài chính tiền tệ, ngân hàng, giáo trình tiếng nước ngoài…Vì vậy, trong tổ chức và đánh giá hiệu quả khai thác và đáp ứng NCT từ các SP&DV TTTV cần chú trọng đến đặc điểm này.
1.3.2 Yêu cầu
Đối với sản phẩm thông tin - thư viện
Cũng như các sản phẩm khác, sản phẩm TT - TV trong quá trình tồn tại và phát triển của mình cần không ngừng được hoàn thiện để tạo được sự thích ứng với nhu cầu của người sử dụng cả về nội dung và hình thức. Xác định mức độ hoàn thiện của sản phẩm thông tin - thư viện (SP TTTV) có nhiều yêu cầu như: Mức độ bao quát nguồn tin; tính chính xác, khách quan; khả năng cập nhật và tìm kiếm thông tin; mức độ thân thiện với người dùng tin.
+ Mức độ bao quát nguồn tin
Mức độ bao quát nguồn tin là khả năng bao quát toàn bộ nguồn tin nhằm mục đích giúp NDT khai thác được thông tin.Yêu cầu của mức độ bao quát nguồn tin đối với hệ thống SP TTTV thể hiện ở sự bao quát đầy đủ, đa dạng, phong phú các lĩnh vực thông tin. Vì thế, không thể coi trọng lĩnh vực thông tin này mà coi nhẹ lĩnh vực thông tin khác, không thể tập trung đáp ứng NCT này mà xao nhãng NCT khác.
Đó là yêu cầu đầu tiên thể hiện mức độ hoàn thiện của SP TTTV, đây có thể coi là tiêu chuẩn “định lượng”, chỉ khi nào định lượng được mới có thể tiếp tục nghiên cứu để “định tính”.
34
Tính kịp thời, chính xác, khách quan của hệ thống SP TTTV là thước đo phản ánh hiệu quả và trình độ phát triển hoạt động thông tin - thư viện tại Đại học Ngoại thương Hà Nội.
Do đối tượng phản ánh trong các sản phẩm và dịch vụ TTTV luôn biến động, nguồn tài liệu thay đổi không ngừng cả về số lượng và phạm vi, do vậy chu kỳ cập nhật thông tin phải hợp lý mang đến hiệu suất sử dụng cao.
Trong quá trình phát triển các sản phẩm và dịch vụ TTTV đòi hỏi phải sát thực với tài liệu gốc, đảm bảo những nguyên tắc trong việc xử lý thông tin từ: biên mục, phân loại, định từ khóa, tóm tắt…
Hệ thống SP TTTV được hình thành do NCT của NDT. Do vậy, khi tổ chức, phát triển một SP TTTV phải lưu ý đến tính khách quan, tức là sản phẩm tạo ra có phù hợp với nhu cầu, thói quen, tập quán, trình độ của NDT và khả năng khai thác thông tin qua các sản phẩm.
+ Khả năng cập nhật và tìm kiếm thông tin
Việc cập nhật thông tin phải được tiến hành đều đặn, thường xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các phương tiện tra cứu phải giúp NDT dễ sử dụng và khai thác. Yêu cầu tìm tin được đáp ứng nhanh chóng, kịp thời. Các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng và khai thác.
Ngoài ra, khả năng tìm kiếm thông tin phải được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ: cùng một tên tài liệu, NDT có thể tìm ở CSDL, thư mục hoặc hệ thống mục lục.
+ Thân thiện với người dùng tin
Hình thức trình bày của SP TTTV cần gây được sự chú ý, thiện cảm của người dùng tin.
Đối với dịch vụ thông tin - thư viện
Cũng như SP TTTV, dịch vụ thông tin - thư viện (DV TTTV) có những yêu cầu cơ bản để đánh giá như: Thời gian thực hiện dịch vụ; chất lượng dịch vụ; chi phí thực hiện dịch vụ; tính kịp thời và thuận tiện của dịch vụ.
35
+ Thời gian thực hiện dịch vụ
Mọi dịch vụ đều cần một khoảng thời gian xác định để thực hiện. Do vậy tính kịp thời được thể hiện ở chỗ các kết quả mà dịch vụ đem lại giúp người dùng tin sử dụng chúng một cách hợp lý và có hiệu quả.
+ Chất lượng dịch vụ
Chất lượng thể hiện ở việc người sử dụng thu được khối lượng thông tin phù hợp, nhanh chóng, chính xác.
+ Chi phí thực hiện dịch vụ
Chi phí in ấn, sao chụp, thuê dịch và bảo trì tài liệu.
+ Tính kịp thời và thuận tiện của dịch vụ
Yêu cầu này giúp NDT có thể sử dụng những dịch vụ đó một cách dễ dàng, nhanh chóng và thủ tục đơn giản nhất.
Có thể nói, các SP&DV TTTV chính là công cụ để thỏa mãn NCT của NDT, chất lượng của SP&DV TTTV được xem là tiêu chí để nghiên cứu và đánh giá hoạt động TTTV.
Ngày nay, trong điều kiện xã hội phát triển, nguồn thông tin gia tăng và biến đổi không ngừng, ĐHNTHN đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như thách thức trong việc tạo ra và triển khai các SP&DV TTTV nhằm thỏa mãn NCT của NDT. Các SP&DV TTTV chính vì lẽ đó mà khi tạo ra phải đảm bảo yêu cầu về tính đa dạng, linh hoạt, phù hợp với sự phát triển của thông tin - tài liệu và sự biến động NCT của NDT trong Trường.
1.4 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Với những ưu điểm vốn có, các sản phẩm và dịch vụ thông tin đã giữ vai trò lớn:
- Nâng cao năng lực khai thác thông tin và thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin;
- Nâng cao năng lực kiểm soát tài nguyên thông tin và trang bị thông tin trong xã hội;
36
- Bảo vệ an toàn và lâu dài môi trường thông tin;
- Đẩy mạnh việc chia sẻ thông tin trong hệ thống thông tin quốc gia; - Dễ dàng tạo lập thị trường mới về thông tin. [ 8, tr.2]
Sản phẩm và dịch vụ TTTV được xem là công cụ, phương tiện hoạt động do cơ quan TTTV tạo ra để xác định, truy nhập, khai thác, quản lý các nguồn tin nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT và là chiếc cầu nối giữa NDT và các nguồn, hệ thống thông tin của thư viện.
Thông qua các sản phẩm và dịch vụ TT - TV có thể xác định được mức độ đóng góp của hoạt động TT - TV đối với công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước nói chung cũng như các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục, an ninh quốc phòng… của địa phương nói riêng. Chất lượng của sản phẩm và dịch vụ TTTV được xem là thước đo hiệu quả hoạt động, là yếu tố cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan TT - TV nói chung cũng như TVĐHNTHN nói riêng.
Hơn thế nữa, sản phẩm và dịch vụ TT - TV là cầu nối giữa cơ quan TT -