9. Bố cục của đề tài
3.2.1 Xây dựng các sản phẩm thông tin thư viện mới
3.2.1.1 Xây dựng thư mục theo chuyên đề
Xét về tổng quan thì NDT tìm kiếm tài liệu tại Trung tâm phân nhóm rất rõ: nhóm bạn đọc là cán bộ quản lý, nhóm cán bộ giảng dạy, nhóm sinh viên và học viên cao học. Với mỗi nhóm NDT lại có những nhu cầu đặc thù, ví dụ: NDT là sinh viên thì thường tìm kiếm tài liệu theo chuyên ngành học cụ thể của mình như: kinh tế đối ngoại, quản trị kinh doanh… Nhìn nhận điều này có thể thấy sự xuất hiện của các thư mục theo chuyên đề là rất cần thiết trong việc phân loại thông tin. Các thông tin gần gũi với sự quan tâm của NDT sẽ được quảng bá và tiếp cận NDT nhanh hơn qua các thư mục chuyên đề này.
Việc xây dựng thêm các thư mục chuyên đề là một công việc khó khăn và đòi hỏi nhiều tâm huyết của cán bộ, đòi hỏi việc xây dựng công phu, tỉ mỉ trên cơ sở khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của NDT. Ngoài chức năng vốn có của một thư mục chuyên đề được xây dựng còn phải thể hiện được bản sắc riêng của mỗi cơ quan TT - TV; khẳng định tính chuyên môn, đồng thời thể hiện rõ chức năng của một cơ quan TT - TV chuyên ngành.
Trước thực tế hiện nay, với số lượng cán bộ ít ỏi, vốn tài liệu chưa thực sự đa dạng, việc xây dựng thư mục chuyên đề là một khó khăn và thách thức lớn đối với TVĐHNTHN. Tuy nhiên, đứng trước đòi hỏi ngày càng cao của NDT, nhận thấy hiệu quả tích cực do sản phẩm này mang lại chính là động lực lớn của
83
lãnh đạo và cán bộ Thư viện trong việc tạo ra thư mục chuyên đề trong tương lai gần.
3.2.1.2 Xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ E-learning
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ viễn thông, nhiều hình thức đào tạo mới xuất hiện. Các công nghệ mới đã cho phép xây dựng các lớp học ảo theo phương thức E-learning, hoạt động 24/24 giờ, người học có thể theo học ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào.
E-learning chính là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng internet, intranet, băng video, .. thông qua một máy tính hay tivi. Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như: email (thư điện tử), chat (thảo luận trực tuyến), forum (diễn đàn), hội thảo video.
Thời gian gần đây, E-learning được xem như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ cho các phương thức đào tạo truyền thống, tạo thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hoá, nâng cao chất lượng giảng dạy. Để phục vụ cho lớp học này, thư viện phải xây dựng những CSDL số hoá, các học liệu điện tử đa phương tiện.
Xây dựng học liệu điện tử phục vụ E-learning tại thư viện góp phần làm đa dạng hoá các loại hình tài liệu, bổ sung nguồn cung cấp tài liệu mới dưới hình thức các tư liệu trực tuyến đa phương tiện. Đây là tiền đề xây dựng mô hình phục vụ bạn đọc mới, mô hình này bao gồm: lưu trữ và chia sẻ trực tuyến tài liệu cho các đối tượng NDT. Mô hình này giúp cho giảng viên có điều kiện hơn trong quá trình cải tiến phương pháp dạy đại học: sinh viên tự tìm tài liệu phục vụ cho các nội dung học; giảng viên chủ yếu tập trung vào việc nêu các vấn đề và trang bị phương pháp học tập, nghiên cứu.
Học liệu điện tử - không những tạo cơ hội cho sinh viên tiếp cận kiến thức mà còn kích thích thói quen làm việc với máy tính, đây là một kỹ năng không thể thiếu đối với sinh viên hiện nay.
84
Để triển khai kế hoạch xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ học tập E-learning, thư viện cần tiếp tục bổ sung thêm nhiều các phương tiện máy móc hiện đại và đường truyền kết nối internet tốc độ cao. Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn và cách thức quản lý mô hình phục vụ bạn đọc mới này cho cán bộ thư viện.
3.2.1.3 Biên soạn tạp chí tóm tắt
Hiện nay, trong các loại SP TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện tại, hạn chế bớt tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình tìm tin.
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm bảo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát nguồn tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Mức độ cập nhật thông tin - Tính chính xác của thông tin
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt. Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kỳ, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM
Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên, học viên, sinh viên.
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại TVĐHNTHN phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết.
Để triển khai công việc này, thư viện cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thông tin trong tạp chí.
85
Thư viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí để đảm bảo tính cập nhật của thông tin. Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT.
3.2.2 Phát triển dịch vụ thông tin - thư viện mới 3.2.2.1 Dịch vụ mượn liên thư viện 3.2.2.1 Dịch vụ mượn liên thư viện
Dịch vụ mượn liên thư viện ( ILL - Inter Library Loan) ra đời là một nhu cầu tất yếu trong quá trình hoạt động của các thư viện. Mượn liên thư viện là hình thức phục vụ bạn đọc khi sử dụng nguồn lực thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin khác trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu tin của NDT của thư viện mình. Một số cơ quan thông tin -thư viện nằm trong cùng một khu vực địa lý hoặc cùng đáp ứng tin cho một số ngành chuyên ngành khoa học sẽ liên kết với nhau, cho phép NDT của mỗi cơ quan thành viên thông qua dịch vụ tổ chức của thư viện mình sử dụng chung nguồn tài liệu của tất cả các cơ quan này. Đây là hình thức chia sẻ nguồn lực thông tin tích cực giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng.
Dịch vụ này tạo ra những điều kiện tốt nhất để thoả mãn một cách toàn diện và kịp thời những yêu cầu về tài liệu đồng thời phát huy với hiệu quả cao nhất vốn tài liệu, thông tin của các thư viện, cơ quan thông tin; tiết kiệm được kinh phí cho các thư viện.
Từng thư viện thành viên sẽ bao quát được việc NDT của họ có thể mượn tài liệu gì, ở thư viện nào, chi phí bao nhiêu. Phía NDT, họ không cần biết tài liệu họ chọn nằm ở thư viện nào, mà chỉ cần biết họ có thể mượn tài liệu đó qua thư viện mà họ là NDT và với chi phí bao nhiêu?
Điều kiện quan trọng để duy trì mượn liên thư viện là phải có mục lục liên hợp, phần mềm mượn liên thư viện giữa các thư viện tham gia và cần phải xây dựng một chính sách liên thư viện cụ thể.
Chính sách liên thông là các quy định về mặt pháp lý về việc phối hợp các hoạt động giữa các thư viện tổ chức liên thông với nhau: vấn đề xây dựng, chia
86
sẻ các nguồn tin; vấn đề huấn luyện cán bộ, quy định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thư viện thành viên… Có thể đưa ra quy trình chung nhất về mượn liên thư viện như sau:
Hình 3.1: Chu trình mượn liên thư viện
Trong đó:
Thư viện A là thư viện của bạn đọc
Thư viện B là thư viện khác có quan hệ mượn trả liên thư viện với thư viện A.
+ Bước 1: Bạn đọc tra cứu tìm tin trên OPAC
+ Bước 2: Gửi yêu cầu mượn đến thư viện A: xác nhận họ tên cá nhân, tài liệu mượn, hình thức mượn, giá tiền có thể phải trả
87
+ Bước 3: Thư viện xử lý và gửi yêu cầu đến thư viện B, đồng thời cũng thông báo cho bạn đọc biết yêu cầu mượn đã được gửi.
+ Bước 4: Thư viện B, xử lý yêu cầu. Trong trường hợp thư viện không có tài liệu đó thì phản hồi lại ngay để thư viện A thông báo cho bạn đọc. Nếu thư viện B có tài liệu bạn đọc yêu cầu thì dựa vào chính sách liên thông mà hai bên đã thống nhất, thư viện B sẽ thông báo lại cho thư viện A. Nếu bạn đọc chấp nhận điều kiện mượn đó thì thư viện sẽ chuyển ấn phẩm đó cho bạn đọc.
Để thực hiện một giao dịch mượn liên thư viện, NDT cần có tối thiểu các thông tin sau: nhan đề tài liệu, tác giả, nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản, chỉ số ISBN (nếu có).
Bên cạnh đó, điều kiện để chia sẻ nguồn lực là các thư viện phải dùng chung các chuẩn trong xử lý tài liệu. Ở Việt Nam, hiện nay số đông các thư viện đang áp dụng ba chuẩn kết hợp đó là: Bảng phân loại DDC, chuẩn mô tả AACR2, khổ mẫu MARC21. Nếu đồng nhất áp dụng các chuẩn này, các thư viện có thể tổ chức mượn liên thư viện.
Nhằm đảm bảo triển khai được dịch vụ mượn liên thư viện, TVĐHNTHN đã thực hiện việc chuẩn hóa trong công tác xử lý nghiệp vụ, áp dụng các chuẩn như AACR 2, MARC 21 và KPL DDC. Và đặc biệt, Thư viện đang sử dụng phần mềm Ilib 4.0 là phần mềm được nhiều cơ quan TT - TV sử dụng như: Trung tâm TT - TV Học viện Ngân hàng,…với phân hệ ILL đã được tạo dựng với các chức năng thích hợp, sẵn sàng cho việc triển khai dịch vụ mượn liên thư viện. Tất cả những yếu tố trên phần nào tạo nên những thuận lợi trong việc xây dựng dịch vụ mượn liên thư viện tại TVĐHNTHN.
3.2.2.2 Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề
Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT (cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong các lĩnh vực khoa học; giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình.
88
Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học.
Cách thức triển khai dịch vụ:
Hàng năm thư viện cần có danh mục chuyên đề gửi tới các Khoa, bộ môn trong trường.
Trên cơ sở đó, NDT sẽ đăng ký sử dụng dịch vụ thông qua một hợp đồng hay một biên bản có xác nhận của đơn vị NDT đang công tác, học tập.
Thư viện sẽ cung cấp cho NDT thư mục các tài liệu mới nhất được chọn lọc theo từng chuyên đề nhất định theo định kỳ thời gian thoả thuận.
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: Thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề (có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc.
Để có thể tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên ngành khoa học đào tạo của nhà trường, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong trường.
3.2.2.3 Dịch vụ dịch thuật tài liệu
ĐHNTHN là trường đại học có nhiều chuyên ngành đào tạo sử dụng ngôn ngữ nước ngoài. Hàng năm TVĐHNTHN được bổ sung một khối lượng lớn tài liệu ngoại văn về các chuyên ngành được đào tạo trong trường. Số lượng NDT có nhu cầu sử dụng loại tài liệu này ngày càng gia tăng.
Đa số cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trường có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết) của một đến hai ngoại ngữ. Trình độ ngoại ngữ của sinh viên cũng tương đối tốt. Tuy nhiên, không phải NDT nào cũng có khả năng đọc hiểu và khai thác được thông tin trong tài liệu ngoại văn chuyên ngành. Để tận dụng được triệt để, tối đa loại tài liệu này TVĐHNTHN cần phát triển dịch vụ dịch thuật tài liệu.
89
Thư viện cần phối hợp với các chuyên gia trong các lĩnh vực khoa học đào tạo trong nhà trường để tổ chức dịch thuật tài liệu. Lựa chọn dịch thuật những tài liệu có giá trị thông tin cao. Chú trọng dịch một số tài liệu có giá trị lý luận và khoa học về các lĩnh vực đào tạo của nhà trường để làm tài liệu kham khảo cho cán bộ, giảng viên và sinh viên.
Dịch vụ này chủ yếu dựa vào lao động thủ công của con người, do đó, chi phí về thời gian và nhân lực cho dịch vụ này tương đối lớn. Vì vậy, cần có sự hợp tác chặt chẽ của thư viện và các chuyên gia để việc thực hiện, khai thác và sử dụng dịch vụ này trở nên có hiệu quả nhất.
3.3 Các giải pháp hỗ trợ
Qua kết quả tổng hợp được từ Phiếu điều tra thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện, đa số các đề xuất của NDT tập trung vào những vấn đề sau:
Bổ sung tài liệu mới và cung cấp thông tin về tài liệu mới, cập nhật CSDL, chiếm 43%
Nâng cấp cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật, chiếm 24%
Mở rộng phòng đọc, tăng thời gian phục vụ, chiếm 14%
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện, chiếm 11%
Số hoá tài liệu và xây dựng thư viện điện tử, chiếm 3%
Một số đề xuất riêng lẻ như: xây dựng văn hoá đọc,… chiếm 5% Biểu đồ 3.1: Các đề xuất của người dùng tin với TVĐHNTHN
Biểu đồ các đề xuất của NDT với TVĐHNTHN
43% 3% 11% 14% 24% 5%
Bổ sung tài liệu mới và cung cấp TT về tài liệu mới, cập nhật CSDL
Số hóa tài liệu & xây dựng TVĐT
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ TV
Mở rộng phòng đọc, tăng thời gian phục vụ
Nâng cấp CSVC hạ tầng, kỹ thuật
Ý kiến khác (xây dựng văn hóa đọc, mở rộng dịch vụ TTTV với sinh viên ngoài chính quy..)
90
Kết quả này cho thấy, thư viện cần phải sớm có những giải pháp để nâng cao nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT.
3.3.1 Nâng cao nguồn lực thông tin và tăng cường cơ sở vật chất 3.3.1.1 Nâng cao nguồn lực thông tin 3.3.1.1 Nâng cao nguồn lực thông tin
Chất lượng của SP&DV TTTV phụ thuộc rất lớn vào chất lượng, sự đầy đủ và đa dạng của nguồn lực thông tin tại cơ quan thông tin - thư viện đó.
TVĐHNTHN hiện chưa có chính sách phát triển nguồn tin - yếu tố tạo nên sự phát triển bền vững và có tính định hướng của thư viện. Do đó, cơ cấu loại hình, ngôn ngữ, nội dung tài liệu còn chưa cân đối. Để có thể xây dựng được các SP&DV TTTV mới có giá trị gia tăng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của NDT thì việc xây dựng chính sách phát triển nguồn tin có tầm quan trọng đặc biệt, vì đây chính là nguyên liệu đầu vào để tạo lập các SP TTTV có giá trị, từ các SP TTTV có giá trị lại làm cơ sở hình thành các DV TTTV.
Chính sách phát triển nguồn tin dựa trên các tiêu chí:
- Cơ cấu loại hình tài liệu, ngôn ngữ, nội dung tài liệu phù hợp với nhu cầu của từng nhóm đối tượng NDT